Tid/sted: Kl. 13.00 - 15.45, Lillehiet, Hovedgården
Til stede:
Reidun Y. Ingebrigtsen, Med.fak.
Vigdis Nilssen, Med.fak.
Sissel Myrvang, Adm.
Torunn Berger, Sentrene
Lilly Martinsen, Samisk Senter
Anne Steien, Jur.fak.
Rita Rasmussen, Hum.fak.
Anne Sofie Spjelkavik Hansen, Adm.
Brit Astrid Gystad, NFH
Gunn Tove Thomassen, NFH
Anne Mjelde Kræmer, Adm.
Rigmor Gärtner, SV-fak.
Møteleder: Sissel
Referent: Rigmor
Møtet startet med presentasjon av Reidun Y. Ingebrigtsen og Brit A. Gystad, som er midlertidig engasjert som arkivarer ved henholdsvis Med.fak. og NFH.
Det ble også konstatert etter en rask spørrerunde rundt bordet, at alle har hatt en hektisk høst på "arkivfronten".
Sak 1. Referatsaker
Ingen kommentarer til referatet fra Arkivforum 13.10.05 - referatet godkjent.
Sak 2. Orienteringer
Anne opplyste at hun og Reidun fra Adm. har deltatt på kurset "Forandring fryder ?" – temakurs om omorganisering/strukturendringer og arkivhåndtering. Veldig bra kurs med gode forelesere.
Vigdis opplyste at hun som medlem av Styret i Norsk Arkivråd var med på studietur til Lisboa, hvor de var på omvisning og fikk informasjon om Riksarkivet samt et lite by-arkiv der – to helt forskjellige institusjoner.
Sissel orienterte om arbeidet med Riksarkivarens prosjekt for nye bevaringsregler for eksamensbesvarelser. Det er nedsatt ei prosjektgruppe hvor arkivlederne fra de 6 universitetene er med, og ei styringsgruppe hvor bl.a. Heidi Adolfsen fra SV-fak er med.
Sissel minner om at vi må gi beskjed om hvor mange hyllemeter som trenges til bortsetting. De som har noe klart, kan begynne å sette dette på plass i de nye lokalene. Ta kontakt med arkivet i administrasjonen først.
Sissel orienterte om Norge.no sin testing av offentlige nettsteder. De har bl.a. testet elektroniske postmottak, også hos UiTø. Vi fikk 0 i score, fordi vi ikke bekrefter mottak av e-post. Det er utarbeidet rutiner for mottak av e-post til postmottak@uit.no. Rutinene finnes i Arkivplan på nett og kan benyttes av andre så langt det passer.
Det er bedt om prisestimat fra Software Innovation på en tilpasning for å få større fleksibilitet på funksjonaliteten i tilgangsgruppene i DocuLive. Vi venter på svar på dette.
Sak 3. eArkiv/eSB – oppsummering/status
På spørsmål om hvordan situasjonen er vedr. personal-mapper og student-mapper var det enighet om at det er mye å passe på her. For studentmappene er det stadig oppdatering og nye dokumenter må sjekkes for å huske å lage x-referanser samt vurdere om mapper skal lages.
Sissel har fått beskjed fra Forsknings- og studieavdelinga (v/ Hege Skarsfjord) at studentmappe-problematikken er satt høyt på dagsorden hos dem.
Spørsmålet om skanning av selve opptakssøknaden i Doculive, må kanskje tas opp med studiekonsulentene ute på enhetene.
På masternivå lages det stort sett nye studentmapper ved alle enhetene etter 1.4.05. På doktorgradsnivå fortsetter de fleste gammel sak i ny arkivdel.
Når det gjelder Personalmapper og evt. spørsmål om hva som skal lagres der, må vi sjekke i retningslinjene som er laget og ellers bruke skjønn. Det viktigste er at personalmappene blir hensiktsmessige for brukerne.
Vedr. periodisering og sikkerhetskopier:
"Konverteringsprosjektet" er ikke "i havn" ennå, derfor kan vi ikke avslutte saker ennå.
Alle nye journalførte dokumenter skal konverteres til Pdf-format en gang i døgnet. De håper at denne ordningen skal komme i gang fort. Informasjon om konvertering vil bli sendt til alle saksbehandlerne før innføring.
Sikkerhetskopier på U- og S-dok. opprettholdes inntil videre. Ordningen skal vurderes på nytt i løpet av våren 2006.
Når det gjelder sikkerhetskopi av saksframlegg skal det fra 1.1.06 primært gjelde for universitetsstyret og fakultetsstyrene eller tilsvarende. Om ordningen skal forlenges også for andre styrer og utvalg blir opp til den enkelte enhets ledelse og arkiv å bestemme.
Originalene av innkommet post som scannes oppbevares i en periode på 3 – 5 mnd. Etter dette kan det kastes (det forutsettes at kvalitetssikring er foretatt).
Originale avtaler og kontrakter oppbevares også på papir, i tillegg til at de skannes inn.
Mekanismene i systemet vedr. periodisering fungerer. Mykt periodeskille blir kjørt 31.12.2005. Alle saker MÅ IKKE være avsluttet før dette, men så mange som mulig. Journalopplysninger kan fortsatt korrigeres.
Sissel sender e-post til Doculive-brukerne vedr. periodisering samt sikkerhetskopier.
Sak 4. Doculive
Det manglet en ledning og vi kunne derfor ikke få "opp" Doculive.
Anne Sofie har sendt e-post vedr. feil når man bruker besvar-funksjonen i N-dok. – valg av mottaker. Saksbehandler komme som mottaker – selv om det ikke er valgt (blir kopiert av systemet).
Funksjonen for å endre saksbehandler fungerer heller ikke bestandig. Det blir undersøkt med Soft Innovation hva som er galt og når det blir retta opp.
Det er lagt ut noen nye søk i Felles-mappa i Plus. Hvis noen har spørsmål om disse, så ta kontakt med Sissel.
Sak 5. Seminar/motivasjonsarrangement
Det var sendt ut e-post m/ forslag til kurs/seminar fra komiteen som har arbeidet med denne saken. Forslagene ble diskutert og det framkom flere synspunkter på møtet. Man kom ikke fram til enighet om noe konkret arrangement/kurs, men det var stor enighet om at alle arkivarer fra alle enhetene må få anledning til å delta på et eventuelt opplegg i regi av Arkivforum. Saken tas evt. opp på neste møte.
Sak 6 Eventuelt
Det var ingen saker under eventuelt.
Møteplan for våren 2006 legges fram på første møte i 2006.
