Utarbeidet mars 2001
Revidert mars 2005
Sist endret desember 2005
Innhold:
1. Om arkivtjenesten ved UiTø
2. Om DocuLive
3. Saksbegrepet i DocuLive
4. Hva skal registreres og arkiveres?
5. Postmottak og registrering
6. Fordeling av dokumenter
7. Saksbehandlingen
- 7.1. Dokument som ikke skal besvares (avskriving)
- 7.2. Dokument som skal besvares
- 7.3. Nytt dokument eller Ny sak/dokument
8. "Saksgang”, ekspedering og arkivkopier
9. Oppfølging av saksbehandlingen
10. Møte- og utvalgssaker
11. Dokumenter unntatt fra offentlighet
12. Avslutte (lukke) saker
13. Utlån av arkivsaker på papir
1. Om arkivtjenesten ved UiTø
Universitetets arkivtjeneste reguleres av Lov om arkiv m/forskrifter og Riksarkivarens bestemmelser for offentlige arkiver. Universitetsdirektøren har det overordnede ansvaret for universitetets arkivtjeneste, arkivleder har det faglige ansvaret.
Arkivtjenesten ved universitetet er desentralisert, dvs. at den enkelte enhet har egne arkiver og ansatte som har ansvar for lokalt arkiv. Ansvaret for driften av det enkelte delarkiv ligger hos enhetens øverste administrative ledelse.
Oversikt over universitetets arkiver per 1.6.2005.
Etter overgang til elektronisk arkiv og saksbehandling fra 1.4.2005, fremstår universitetets arkiver som ett logisk arkiv, men hvor delarkivene har et særskilt ansvar for ”sine” saker i det felles elektroniske arkivet.
Universitetet har en Felles arkivnøkkel som gjenspeiler universitetets faglige og administrative virksomhet, og som inneholder "arkivkoder" (emnekoder) som viser hvordan arkivmaterialet er systematisert og ordnet i det fysiske arkivet. Arkivnøkkelen vil fortsatt være i bruk etter overgang til elektronisk arkiv, - mest fordi arkivkoder vil være et godt kriterie å bruke for søking i databasen. En trykt versjon av arkivnøkkelen får du ved å henvende deg til ditt arkiv eller seksjon for arkiv/sentraladministrasjonen.
Til innholdsfortegnelsen
2. Om DocuLive
Alle dokumenter som du behandler eller produserer som et ledd i din saksbehandling skal lagres i universitetets elektroniske arkiv, - i DocuLive.
DocuLive er et modulbasert arkiv- og saksbehandlingssystem basert på Norsk Arkivstandard, versjon 4 (NOARK-4). Som et offentlig organ er vi pliktig til å bruke systemer som følger denne standarden.
DocuLive har vært i bruk i en felles database for hele universitetet siden 1997-98. Vi benytter saksbehandlingsmodulen WWW Sak og en egen modul for arkivarer (DL Plus). I tillegg kan ansatte som ikke skal saksbehandle/produsere dokumenter få søke- og lesetilgang til databasen gjennom WWW Søk.
Det er laget en ”Hurtigguide” for de viktigste funksjonene i DocuLive. Ny versjon, gyldig fra 1.4.2005, er distribuert til arkivene på enhetene, men kan også fåes ved henvendelse til Seksjon for arkiv/Sentraladministrasjonen.
Til innholdsfortegnelsen
3. Om saksbegrepet i DocuLive
Se egen side
Til innholdsfortegnelsen
4. Hva skal registreres og arkiveres?
Etter arkivforskriftens § 2-6 er det journalføringsplikt for korrespondanse med eksterne parter/adressater når dokumentet må regnes som et saksdokument for universitetet. Universitetsdirektøren har bestemt at journalføringsplikten også skal gjelde for intern korrespondanse når dokumentet kommer inn under definisjonen saksdokument. Med et saksdokument forstå vi i denne sammenhengen
- et dokument som er utferdighet (avsendt eller ferdigbehandlet) eller kommet inn til/lagt frem for et forvaltningsorgan,
- og at dokumentet blir gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon.
Offentlighetslovens § 3 og arkivlovens § 2/forskriftens § 3-18.
E-post og telefaks defineres som et saksdokument ut fra samme kriterier. Er du i tvil om hva som skal registreres så rådfør deg med ditt arkiv.
Til innholdsfortegnelsen
5. Postmottak og registrering
Post både fra eksterne og interne avsendere, blir normalt levert til enhetene to ganger per dag via internposttjenesten. Den videre sortering/fordeling på enheten gjøres av arkivtjenesten, eller andre som enheten bestemmer.
Et saksdokument fra interne avsendere skal normalt være registrert og lagret elektronisk i DocuLive av avsender, og du vil motta dette elektronisk via DocuLive. Dersom du mottar et dokument/e-post fra intern avsender som ikke er registrert direkte til deg, bes du gi tilbakemelding til avsender eller avsenders arkiv om dette.
Brev fra ansatte (som privatperson) eller studenter skal behandles som post fra ekstern avsender.
Post fra eksterne adressater som er adressert til enheten, åpnes av arkivet. Dokumenter som ut fra innhold defineres som et saksdokument, registreres og skannes av arkivtjenesten.
Personlig adressert post, dvs. brev der personnavn er oppført før navnet på enheten, skal leveres uåpnet til adressaten. Dersom slike brev viser seg å være et saksdokument for enheten, skal det straks leveres arkivet for registrering og skanning.
Etter særskilt avtale (f.eks. ved fravær) kan personlig adressert post åpnes av arkivtjenesten.
For registrering av e-post i DocuLive:
se Veiledning for registrering av e-post i DocuLive WWW Sak
Til innholdsfortegnelsen
6. Fordeling av dokumenter
- Særlig viktig for ledere/nestledere
For at et dokument kan bli tilgjengelig for saksbehandling i arbeidslisten Ubesvarte, må dokumentet fordeles i DocuLive, dvs. påføres en saksbehandler. Dette gjøres normalt av leder eller en annen som har fordelerrolle i systemet. Det er viktig at fordeling skjer uten unødige forsinkelser. Ledelsen ved den enkelte enhet har derfor ansvaret for at det etableres en fast praksis for hvordan fordeling av dokumenter skal skje, og hvem som skal gjøre dette.
Dersom et dokument er fordelt til feil person, kan saksbehandler omfordele dette selv (ev. etter avtale med leder), eller man kan be arkivet om å gjøre dette.
Til innholdsfortegnelsen
7. Saksbehandlingen
For å motta et dokument til saksbehandling i arbeidslisten Ubesvarte i DocuLive, må dette være registrert og lagret elektronisk i systemet, og fordelt til deg som saksbehandler. Som ansvarlig saksbehandler på et dokument bør du sjekke følgende:
- er du riktig saksbehandler? (omfordeling: menyvalget Endre)
- er dokumentet registrert på riktig saksnummer?
- bør dokumentet være unntatt fra offentlighet?
- er ev. vedlegg tilgjengelige?
7.1. Dokument som ikke skal besvares: avskriving
Brev som ikke krever svar avskrives når saksbehandler ikke lenger har behov for å ha det i arbeidslisten Ubesvarte. Når brevet avskrives arkiveres dette elektronisk i databasen.
Avskriving gjøres i arbeidslisten Ubesvarte fra menyen Besvar og fanekortet Avskriv med kode. Velg kode som passer til aktiviteten; TE (til etterretning), TO (til orientering), TLF (besvart per telefon) eller TA (til arkiv). Noter ev. årsak/aktivitet i kommentarfeltet.
7.2. Dokument som skal besvares
Når et dokument skal besvares med brev tilbake til avsender, skal funksjonen Besvar i arbeidslisten Ubesvarte benyttes. Ved å bruke Besvar blir dokumenttype, mottaker/mottakers adresse samt forslag til dokumentbeskrivelse automatisk utfylt i den nye dokumentregistreringen. Det inngående dokumentet i Ubesvarte vil markeres svart/blått og viser at svarbrev er påbegynt.
7.3. Nytt dokument eller Ny sak/dokument
Innholdet i et dokument kan være av en slik art at det må sendes til andre til uttalelse, legges frem for et styre/utvalg e.l. før det skal besvares. I slike tilfeller skal dokumentet opprettes fra Ny sak/dokument eller ved å søke opp saken fra Søk og rapporter.
Når du skal skrive et nytt dokument bør du alltid sjekke om det skal knyttes til en allerede eksisterende sak. Hvis ikke, oppretter du ny sak fra menyen og oppretter det første dokumentet på vanlig måte.
Til innholdsfortegnelsen
8. ”Saksgang”, ekspedering og arkivkopier
Interne dokumenter
Fra 1. april 2005 blir dokumenter type N kun ekspedert elektronisk via DocuLive. Dokumenter av type S og X blir ikke ekspedert via DocuLive, og må sendes til ev. mottakere på papir eller på e-post.
Arkivkopi ("sikkerhetskopi"): Det tas ingen arkivkopi av dokumenter type N og X.
For dokumenter type S (saksfremlegg) skal originalen (eller en kopi) m/signatur og påført vedtak, leveres arkivet. Denne ordningen gjaldt midlertidig til 31.12.2005, men blir nå forlenget for saksfremlegg til universitetsstyret, fakultetsstyret og tilsvarende (kan også praktiseres for andre styrer og utvalg etter enhetens ønske). Ny vurdering av ordningen blir gjort i løpet av første halvår 2006.
Brev til eksterne adressater
skal i hovedsak fortsatt ekspederes på papir med underskrift også etter 1. april 2005. Det er imidlertid ikke noe i veien for å sende disse på e-post dersom mottaker er inneforstått med dette.
Arkivkopi ("sikkerhetskopi"): Det tas én kopi av dokumenter type U (brev m/signatur, - gjelder ikke e-post). Kopien leveres arkivet som en overgangsordning ut 2005. Ordningen er nå forlenget og blir vurdert på nytt i løpet av første halvår 2006.
”Saksgang”: godkjenning i stedet for underskrift
Med bortfall av arkivkopier av brev til interne mottakere, - og til eksterne adressater på litt sikt, skal funksjonen Saksgang i DocuLive WWW Sak brukes der et dokument må godkjennes av andre enn saksbehandler. Saksgang-loggen med ev. kommentarer vil da dokumentere at dokumentet er godkjent av leder/medunderskriver.
Hos saksbehandler vil dokumenter som er på saksgang være tilgjengelig under arbeidslisten Til godkjenning hos andre.
Leder (eller andre) vil få dokumenter på saksgang i sin arbeidsliste Mottatte oppgaver. Her kan dokumentet leses eller redigeres før det sendes tilbake til saksbehandler med kommentar om godkjenning (eller annet).
I spesielle tilfeller hvor godkjenning ikke lar seg logge via saksgang i DocuLive, skal saksbehandler sørge for at opplysninger om godkjenning fremgår av saksgangloggen på annen måte, f.eks, ved at e-post om dette lagres ved dokumentet.
Til innholdsfortegnelsen
9. Oppfølging av saksbehandlingen
Restansekontroll
Restansekontroll utføres av arkivet fire ganger per år for dokumenter som ikke er besvart eller avskrevet/arkivert. Restansekontrollen utføres på bakgrunn av arkivforskriftens § 3-7 og forvaltningslovens § 11a om saksbehandlingstid og foreløpig svar.
Du kan selv holde oversikt over dine restanser i DocuLive fra arbeidsliste Ubesvarte.
Når du slutter i stillingen, eller du skifter stilling internt på universitetet, skal du i samråd med din leder sørge for at ubesvarte/ubehandlede dokumenter blir overført til ny saksbehandler.
Obs-dato
I DocuLive kan det registreres en Obs-dato for saker som man ønsker å følge opp/komme tilbake til på et senere tidspunkt. Obs-dato kan også settes på avsluttede saker. Registrering av Obs-dato gjøres i bildet Saksdetaljer - skillekortet OBS.
Du får oversikt over dine saker med Obs-dato fra rapporten Obs.saker i DocuLive WWW Sak og DocuLive WWW Søk.
Forfall (oppfølging)
Inngående dokumenter som har en svarfrist kan følges opp ved å registrere forfallsdato i journalposten i DocuLive. Forfall registreres normalt av arkivet når dokumentet mottaksregistreres, men du kan også registrere dette selv i journalposten for dokumentet (foreløpig kun for dokumenter type I).
Dokumenter med forfall blir markert med rød skrift i arbeidslisten Ubesvarte når forfallsdato er passert.
Du kan søke opp dine dokumenter med forfallsdato fra rapporten Forfallsliste.
Til innholdsfortegnelsen
10. Møte- og utvalgssaker
Saker som fremmes for universitetets styrer og utvalg med vedtakskompetanse, er arkivdokumenter av stor viktighet for universitetet og skal derfor være registrert og arkivert i DocuLive.
Krav til registrering og produksjon av saksframlegg gjelder i første rekke universitetsstyret, fakultetsstyrene og tilsvarende. Saker til instituttstyrer, forskningsutvalg, programstyrer o.l. kan legges frem på en mindre formalisert måte, men de vedtak som fattes i disse organene skal som et minimum dokumenteres i form av referat fra møtene.
Mer om dette: Retningslinjer for møte- og utvalgssaker, gjeldende fra 1. april 2005.
Til innholdsfortegnelsen
11. Dokumenter unntatt fra offentlighet
I henhold til offentlighetsloven er universitetets saksdokumenter offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov. Som saksbehandler må du gjøre deg kjent med loven og hvordan du skal praktisere den for dokumenter innenfor ditt saksområde.
For inngående dokumenter vil arkivet, i samråd med leder el. saksbehandler, vurdere offentlighet og registrere nødvendige opplysninger om dette i forbindelse med registrering av dokumentet. Som saksbehandler er likevel du hovedansvarlig for at et dokument er påført riktig gradering og unntakshjemmel ved å kontrollere at riktig vurdering er gjort.
For dokumenter du produserer skal du gjøre vurderingen, ev. i samråd med leder el. arkiv, og sørge for at opplysninger om gradering og tilgang blir registrert i journalposten ved registrering. I bildet Nytt dokument skal følgende felter fylles ut dersom dokumentet skal unntas fra offentlighet:
- Gruppe - som regulerer DocuLive-brukernes tilgang til dokumenter i databasen.
- Tilgangskode - standard tilgangs- og skjermingskode dersom dokumentet skal unntas er UO/2. I tillegg må riktig paragraf i loven angis.
Les mer om unntak fra offentlighet og tilgangsregulering.
Vi minner også om at som offentlig ansatt har du taushetsplikt i.h.t. forvaltningslovens § 13 om ikke-offentlig eller taushetsbelagt informasjon som du får kjennskap til i kraft av din stilling. Som DocuLive-bruker har du bekreftet dette ved en egen tausheterklæring før du ble gitt tilgang til systemet.
Offentligheten får tilgang til våre journalopplysninger via universitetets offentlige journal
Til innholdsfortegnelsen
12. Avslutte (lukke) saker
Å avslutte en sak i DocuLive betyr at en sak som er ferdig behandlet blir lukket for nyregistreringer/oppdateringer. Før saken kan avsluttes må alle dokumenter i saken være avskrevet/arkivert, og utgående dokumenter må være journalført. For saker som etter 1.4.2005 bare skal lagres elektronisk, må alle dokumenter være i godkjent arkivformat.
Det er foreløpig bare arkivet som kan avslutte saker. En avsluttet sak kan åpnes igjen av arkivet dersom det er behov for det.
Dine uavsluttede saker finner du enkelt ved å gå på Ny sak/dokument på menylinja og klikke Søk. Gi gjerne arkivet beskjed om saker som kan avsluttes.
Til innholdsfortegnelsen
13. Utlån av arkivsaker på papir
Saker fra det papirbaserte arkivet kan lånes ut dersom du har behov for det. Kontakt ditt arkiv som vil være behjelpelig med informasjon og utlån. Vi gjør oppmerksom på at de fleste saker etter 1998 også vil være tilgjengelig elektronisk.
Det lånes som hovedregel ut bare hele saker, ikke enkeltdokumenter. Saker til utlån skal leveres ut i egne omslag merket for dette, og utlånet skal registreres på utlånskort for dette formålet.
Til innholdsfortegnelsen
