Saks- og dokumentbegrepet i DocuLive

Utarbeidet april 2005.
Sist endret august 2005

Én sak - flere dokumenter
I DocuLive innebærer saksbegrepet at alle dokumenter som naturlig hører sammen i et avgrenset behandlingsløp knyttes til ett felles saksnummer. Saksnummeret tildeles automatisk fra systemet ved lagring av en ny sak, og består av årstall + løpenummer, tilsammen 9 siffer (f.eks. 200502267).

En sak/ett saksnummer kan ha flere dokumenter, og disse dokumentene tildeles et løpenummer, dokumentnummer, innenfor saken etter hvert som de lagres i systemet. Hvert dokument kan igjen ha flere elektroniske filer.

Saks- og dokumentnummer i kombinasjon gir dermed et dokument en unik identitet i DocuLive, f.eks. 200101444-12 (dokument 12 i sak 01444 som er opprettet i 2001).

En sak kan gå over flere år, avhengig av det naturlige forløpet for den aktuelle saken.

Tittel på saken skal være dekkende for saken som helhet og skal inneholde sentrale søkeord. Språket skal være standardisert på norsk bokmål (av søkehensyn), men typiske faguttrykk og titler kan i tillegg skrives på f.eks. engelsk. Forkortelser bør som hovedregel også skrives fullt ut.

Dokumentbeskrivelsen skal gi informasjon om det spesifikke dokumentet, slik at det lett kan identifiseres fra andre dokumenter i saken uten å måtte gå inn i selve fila. Også her er språk og relevante søkeord viktig.

En sak - flere saker?
I noen sammenhenger kan det i et saksforløp tas initiativ som i realiteten starter en eller flere nye "sideordnede" saksløp. I slike tilfeller vil det som regel være en fordel å opprette nye saksnummer for disse sakene, slik at ikke "modersaken" blir for stor og uoversiktlig.

Sammenhengen mellom "modersaken" og den/de nye saken(e) ivaretas da ved å opprette Kryssreferanse mellom sakene.