|
Registrering av e-post i DocuLive WWW Sak
Nye rutiner gjeldende fra 1. april 2005.
Som bruker av DocuLive WWW Sak via Citrix, har du også tilgang til en versjon av MS Outlook som er integrert med DocuLive ("MS Outlook m/DocuLive"). I denne versjonen av Outlook kan du enkelt lagre e-post direkte til DocuLive via knappen Lagre i DocuLive WWW på menylinja.
Registrere e-post fra ekstern avsender:
- Marker aktuell e-post i din Innboks i MS Outlook med DocuLive.
- Klikk knappen Lagre i DocuLive WWW.
- Registrer e-posten som nytt dokument Type I.
- Det registrerte dokumentet får status J og blir tilgjengelig i arbeidslisten Ubesvarte.
Pass på at
- feltet Beskrivelse i DL får en tekst som er dekkende for dokumentets innhold. Fjern VS, FW, RE og lignende som kan følge med fra Outlook.
- feltet mottaker blir fylt ut med fullt navn (ikke e-postadresse).
Registrere e-post til ekstern mottaker:
- Marker aktuell e-post i dine Sendte elementer i MS Outlook med DocuLive.
- Klikk knappen Lagre i DocuLive WWW.
- Registrer e-posten som nytt dokument Type U,
- eller som vedlegg til en allerede eksisterende dokumentpost.
- Det registrerte dokumentet får status F (Ferdig) og blir søkt opp og journalført av arkivet.
- Ingen kopier skal leveres til arkiv
Pass på at Beskrivelse og Mottaker blir riktig utfyllt (se ovenfor).
Registrere e-post til intern mottaker:
- Marker aktuell e-post i dine Sendte elementer i MS Outlook med DocuLive.
- Klikk knappen Lagre i DocuLive WWW.
- Registrer e-posten som nytt dokument Type N
- eller som vedlegg til en allerede eksisterende dokumentpost.
- Det registrerte dokumentet får status F (Ferdig) og blir søkt opp og journalført av arkivet.
Pass på at alle interne mottakere er valgt og at feltene Beskrivelse og Notat fra / Notat til blir riktig utfyllt.
NB: Mottatt e-post fra intern avsender skal normalt være registrert i DocuLive av avsender. Dersom dette ikke er gjort bør avsender kontaktes, alternativt må arkivet foreta registreringen på vegne av avsender.
|
