Har du overskudd?

Har du overskudd til å gå inn i konflikter på en konstruktiv måte?

Ikke vær redd for å be om råd, og sørg for å ha en kritsk venn. Vurder om du skal si fra til partene om det, og om hvem det er.

Du bør ikke gå inn i en konflikt hvis du er irritert på partene på forhånd. En "konfliktløser" må være balansert i utgangspunktet

Etabler autoritet

Du som skal håndtere konflikten må raskt etablere en autoritet og tillitt. Partene må få vite at det er du som styrer, og hvilke spilleregler som gjelder

Tid og sted

Velg med omhu tid og sted for å ta opp en konflikt.

Møteplassen skal ha preg av alvor og forhandlinger, men ikke være for koselig. Det bør ikke være på sjefens kontor, men et nøytralt sted

Vis forståelse

Vis oppmerksomhet, forståelse, og tålmodighet ovenfor den eller de som er involvert.

Det er en tøff og hardt belastet situasjon å være i. Det går an å spørre hvordan de involverte har det, og om de har noen å snakke med osv.

Dann deg et bilde av konflikten

Forsøk å danne deg et bilde av hva konflikten består i - både den saklige delen og ”verden bak verden”, med følelser, sympatier, antipatier osv.!

Det er svært viktig at hver av partene får lagt fram sin oppfatning av saken og sine følelser og tanker rundt den. De kan gjøre det hver for seg, men vent ikke for lenge med å bringe dem sammen.

La partene presentere sin virkelighet

La alle presentere sin forståelse, inviter til ærlighet, selv om det kan fremkomme ”ubehagelige sannheter”

Aksepter følelser

Aksepter og erkjenn følelser. Ta opp personforhold, ikke bare ”saklige” forhold!

Vær forberedt på at du ikke klarer å forandre folks grunnleggende følelser for hverandre

Lytt aktivt

Lytt aktivt, sjekk ut din forståelse!

Spør og klargjør, ikke fortolke

Før du går videre, kan det være lurt å stoppe opp og ta pause for å rydde hodet

Få partene til å forstå sitt ansvar i konflikten

Krev forståelse for at begge parter har ansvar for å ha skapt og utviklet ”konflikthistorien”

Dette er helt nødvendig for å kunne gå videre. Dette går på selvrespekten og kan derfor ofte sitte langt inne.

Krev løsning for alle

Krev forslag til løsning for alle!

Hva har dere tenkt å gjøre nå? Når har dere tenkt å gjøre det?

Klargjør realitetene

Klargjør alternativer, realisme og konsekvenser:

Det du sier betyr altså at.....?
Er det du mener......?
Kan vi sette opp en skriftlig avtale på.......?

Krev standpunkt til løsningen

Krev standpunkt til alternativ, og klargjør hvordan brudd på avtale skal håndteres!

Klargjør at ingen vinner eller taper

Ikke erklær noen som ”vinner” eller ”taper” og vis konkret at du verdsetter hvert enkelt menneske!

Avslutt med håndtrykk

Det er viktig å avslutte en konflikthåndtering med et "shake-hands"-rituale og markere at du skiller handling og person.

Lytter

Inviter til åpenhet og lytter uten å avbryte

Aksepterer virkelighetsforståelsen

Aksepter at motparten har sin virkelighetsoppfatning

Klargjør

Klargjør hva man oppfatter som fortjent kritikk og hva man avviser

Innrøm feil

Innrømmer feil og forteller hva man vil gjøre for å rette på feilen. Dette er et uttrykk for trygghet og styrke.

Bli enig om forebyggende tiltak

Blir enige om ”forebyggende tiltak” eller atferd ved manglende oppfølging. F.eks.: "tidlig varsler", "ta kontakt med en gang", "bringe inn 3.person".

Viktigste holdepunkter

Prøv å ta opp klager eller stridspunkter direkte med den det gjelder.

Prøv å løse saken på et tidligst mulig tidspunkt

Prøv å løse saken på et nærmest mulig nivå

Unngå slarv, ikke gå med det til andre kolleger som ikke har noe med saken å gjøre

Behandl partene med respekt og verdighet

Ved løst konflikt, ikke dvel ved gamle konflikter

Gå til den det gjelder

Når det oppstår konflikter mellom personer som er ansatte ved HiF, bør de som opplever konflikten søke å ta opp problemene med den eller de det gjelder, og forsøke å finne løsninger som er akseptable for begge/alle parter.

Bruk støtteapparatet

I vanskelige situasjoner kan man rådføre seg med en person i støtteapparatet (tillitsvalgte eller verneombud) før man tar saken opp, og eventuelt be en person om å være med i en slik samtale.

Bruk din leder og/eller støtteapparatet

Når det ikke er mulig å finne løsninger etter at punktene ovenfor er forsøkt, må andre personer eller organer involveres - hvis en eller flere av partenes syn mener der grunn til å forfølge saken.

Arbeidstaker må da ta forholdet opp med sin leder med tanke på å finne en løsning. Man kan søke bistand fra tillitsvalgte eller verneombud som er ansattes representanter, eller fra P/Ø.

Dersom nærmeste leder unnlater å gjøre noe i saken, kan man fremme saken på neste beslutningsnivå etter å ha orientert sin leder om dette.

Hvis leder er part i saken

Dersom nærmeste leder er part i saken, kan man fremme saken på neste beslutningsnivå etter å ha orientert sin leder om dette.

Plikt til å reagere

En leder med arbeidsgiveransvar har plikt til å handle når vedkommende får kjennskap til konflikter som involverer ansatte ved sitt studieområde eller kontor. En leder har et større ansvar enn andre medarbeidere til å ta initiativ til å løse en konflikt som er oppstått og bør legge stor innsats i å løse problemene med medarbeideren selv.

Dann deg et bilde av konflikten

I første omgang må lederen gjøre seg kjent med sakens innhold ved å samtale med partene, enten ved individuelle samtaler eller felles møte. Dette bør skje så raskt som mulig og så uformelt og direkte som situasjonen tillater. Leder kan imidlertid også få kjennskap til en konflikt uten at det er ønsker om at lederen aktivt involverer seg i saken. Dette bør respekteres, men lederen bør holde seg orientert om sakens utvikling

Tilbud om tillitsvalgt

Leder må informer om at partene har rett til å ta med seg en tillitsvalgt i møter.

Flere samtaler

I mange saker vil man finne tilfredsstillende løsninger allerede i første samtale. I en del saker er det behov for flere samtaler med enkelte av partene og/eller fellesmøter for å drøfte problemene og mulige tiltak.

Involvere 3. part

Leder kan be en nøytral tredjepart om å ha samtaler med partene for å fremme dialog og løsninger. Tredjepart må være en person som begge/alle partene aksepterer og oppfatter som nøytral. Tredjepart kan være ansatt ved HiF eller ekstern konsulent.

Leder kan kontakte P/Ø ved behov for faglig bistand.

Verneombudet bør orienteres om saken.

Tiltak

Leder følger opp tiltak. Leder kan be om råd og veiledning eller om at saken behandles på høyere nivå. Dette er aktuelt dersom det vurderes som nødvendig å fatte beslutninger som ligger utenfor lederens myndighetsområde eller håndtering av saken ikke har hatt ønsket effekt. Lederen har likevel ansvar i saken og bør være med i det videre arbeid.

Leder part i konflikten

Dersom konflikten går mellom dekan/stabsleder på den ene siden og en underordnet på den andre siden, må personal- og økonomidirektør og/eller hovedtillitsvalgte inn i saken. Det kan vurderes ekstern veileder.

Skriftlighet

Skriftlig dokumentasjon (møtebok) underveis i prosessen kan i en del saker være viktig, men utøv skjønn. For tidlig formalisering kan skade en ellers ledig og god prosess.

Personal og økonomikontoret

Dersom konflikten er fastlåst til tross for at avdelingene og stabskontorene har fulgt retningslinjene, skal P/Ø på vegne av høgskoledirektøren kobles inn som siste instans.

P/Ø vil i samarbeid med annet relevant fagpersonell (for eksempel juridisk rådgiver og eksterne konsulenter) vurdere saken og om det er behov for ytterligere “myke”, prosessuelle tiltak (f.eks. megling).

Administrative tiltak

Deretter bør administrative tiltak vurderes.

Høgskoledirektøren

Til sist må høgskoledirektøren, i saker hvor det er grunnlag for det, vurdere å iverksette oppsigelse som siste mulige utvei.

Todelt funksjon i konfliktsaker

I saker som bringes helt til høgskolens toppledelse vil P/Ø vanligvis drive saksbehandling på vegne av høgskoledirektøren, og dermed utøve en arbeidsgiverfunksjon.

P/Ø har imidlertid også en stabsfunksjon, og kan gi ulike former for bistand i konflikter. P/Ø har kompetanse på lov- og avtaleverket, og vil kunne gi råd om den formelle prosess når det er behov for administrative tiltak. P/Ø har også generell kompetanse på konflikthåndtering, og kan bidra med faglige råd og megling Det er likevel lederen som har ansvaret for at saksbehandlingen blir gjennomført. Det er viktig at P/Ø avklarer sin rolle i den enkelte sak med partene og andre involverte.

Personal – og økonomidirektør part i saken

Hvis personal- og økonomidirektøren er part i saken, må høgskoledirektøren eller en ekstern veileder gå inn som konfliktløser.

Ivareta medlemmenes interesser

Tillitsvalgte (link) skal ivareta medlemmenes interesser og kan ha en aktiv rolle i konfliktsaker. De kan bidra til at konflikter håndteres i en tidlig fase.

Assistere partene

Tillitsvalgtes oppgave er å assistere parten(e) og sørge for at konflikten håndteres slik at man finner løsninger som best mulig ivaretar både det felles arbeidsmiljøet og de involverte partene. Tillitsvalgte kan bidra med samtaler og råd til medlemmer som enkeltpersoner og bistå medlemmer i møter med ledelsen eller andre parter i saken.

Megler

De kan også fungere som megler i konfliktsaker, fortrinnsvis når det er konflikt mellom egne medlemmer. Det forutsetter at partene oppfatter tillitsvalgt som nøytral.

Det er viktig at tillitsvalgte avklarer sin rolle i den enkelte sak med partene og andre involverte.

Utenom tjenestevei

Dette er den vanlige saksgangen, men medlemmer av en tjenestemannsorganisasjon har rett og muligheter til å ta direkte kontakt med hovedtillitsvalgte eller hovedorganisasjon uten å gå vanlig tjenestevei først

Ivareta arbeidstakernes interesser

Verneombudet (link)skal ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet

Konfliktforebyggende arbeid

Verneombudet vil først og fremst ha en sentral rolle i konfliktforebyggende arbeid, men bør også være orientert om konfliktsaker. Dersom arbeidstakere henvender seg til verneombudet i konfliktsaker, skal vedkommende sørge for at saken blir håndtert.

Tilsynsfunksjon

Verneombudet kan ha en aktiv rolle i dette arbeidet, men vil vanligvis først og fremst ha en tilsynsfunksjon.

Det er viktig at verneombud avklarer sin rolle i den enkelte sak med partene og andre involverte.

Verneombud kan rådføre seg med hovedverneombudet om hvordan man bør ta saken opp (spesielt viktig når en av partene er en leder)

Klage skriftliggjøres til dekan/studieleder

Dekan/studieleder[9] mottar klagen og samtaler med den/de som har kommet med klagen. Den bør om mulig utformes skriftlig

Dekan/studieleder kontakter den anklagete

Dekan/studieleder informerer læreren umiddelbart om klagen når den er mottatt og ber om en uttalelse fra læreren om hvordan vedkommende oppfatter situasjonen

Partene innkalles til møte

Dekan/studieleder innkaller læreren og studenten(e) til et informasjonsmøte hvor situasjonen klargjøres

Hvis den ene parten i konflikten er en hel klasse, må de være representert ved klassetillitsvalgte/klasserepresentanter.

Læreren kan eventuelt være representert ved sin tillitsvalgte eller ha med seg denne. 

Møtebok

Det bør føres møtebok

Klagen trekkes

Hvis studenten eller klasserepresentantene trekker klagen/beskyldningene tilbake, kan saken avsluttes

Klagen består

Hvis klagen ikke trekkes tilbake, må dekan ta initiativ til videre undersøkelse av saken:

• problemene kartlegges
• forslag til løsninger diskuteres og
• tiltaksplan/avtale med oppfølging vedtas.
• Rådene ved konflikthåndtering brukes. 

Klagen er grunnløs

Hvis det viser seg at undersøkelsen avdekker at klagen(e) er grunnløs(e), SKAL dekan skriftlig gi uttrykk for dette overfor læreren. 

Klagen avdekker en realitet

Hvis undersøkelsen avdekker at det er forhold som må rettes på, må dekan sette inn tiltak som f.eks. en veileder utenfra eller fra ledelsen, avtale om kollegaveiledning, organisatorisk endring, advarsel el.

Det kan også i sin ytterste konsekvens bli tale om ordensstraff eller en avslutning av tjenesteforholdet. Da vil saken bli overført til personal- og økonomidirektøren og for vedtak i tilsettingutvalget.

Studentene informeres

Dekan/studieleder må følge opp saken overfor studentene med orientering, evt. beklagelse e.l. 

Evaluering

Avtalen og tiltakene evalueres.