|
Tjenester og rutiner
4.2 Arkiv
4.3 Post
4.4 Bibliotek
4.5 IT-regler
4.6 Telefonbestemmelser
4.7 Kopinor
4.8 Hustrykkeriet
4.9 Branninstruks
4.10 Alarm og låsing
4.11 Parkering
4.12 Rekvisitalager
4.13 Kildesortering
4.14 Bestilling møterom / grupperom / undervisningsrom
4.15 Informasjon studenter intern-TV
4.16 Rammeavtale innkjøp av datautstyr
4.1 Designhandbok
Høgskolen har utarbeidet designhåndbok for dokumenter m.m.
4.2 Arkiv
Høgskolen har ett sentralt arkiv, fysisk plassert i fellesadministrasjonen og organisatorisk knyttet til Seksjon for bibliotek- og informasjonstjenester. Innføring og opplæring for å finne fram til høgskolens saksområder blir gitt den enkelte saksbehandler av arkivleder. HiN bruker en felles arkivnøkkel for de statlige høgskolene.
4.2.1 Bruk av brev og notat
Eksterne dokumenter (brev) er korrespondanse til og fra HiN og til personer i HiN. Brevs form etter felles mal skal benyttes.
Interne dokumenter (notater) er korrespondanse mellom instituttene, seksjonene og administrasjonen som utferdiges som et ledd i saksbehandlingen. I slike tilfeller brukes notats form. Formelle notater skal journalføres i arkivet på samme måte som brev. Ved skriving av uformelle notater som ikke journalføres som eget dokument, men likevel inneholder nyttige momenter i en aktuell sak, bør saksbehandler sørge for at et kopi av notatet blir bilagt saken i arkivet.
Brevmal og andre dokumentmaler finnes på nettet på område G:/maler som alle har adgang til.
4.2.2 Underskriftsrutiner
Brev skal normalt ha to underskrifter, bortsett fra orienteringer og oversendinger. Brev som inneholder noen form for beslutning skal alltid ha to underskrifter. Underskrift til venstre og parafering til høyre.
Leders navn står til venstre og saksbehandlers til høyre.
Titler brukes under navnene i brev.
4.3 Post
Post til HiN blir levert og hentet fra Postverket av eksternt selskap. Sortering foretas i postanlegget innenfor hovedinngangen - hvor hver ansatt har tildelt låsbar posthylle. Post adressert til HiN (skolens navn først) blir åpnet og behandlet ved arkivet. Personlig adressert post (personnavn først) blir lagt direkte i posthyllene. Er posten arkivverdig (brev som gir grunnlag for saksbehandling), skal saksbehandler straks bringe dokumentene til arkivet for registrering. Det samme gjelder e-post og telefaks hvis disse er saksrelaterte. Saksnummer som er tildelt en sak - skal brukes ved korrespondanse i samme sak.
Utgående post legges ferdig pakket og adressert i boksen merket "Utgående post".
4.4 Bibliotek
Høgskolebiblioteket er et fagbibliotek for studenter og ansatte ved høgskolen. Det er sentralt plassert i høgskolen med åpningstid fra 8-20.
I tillegg til lån fra egen samling skaffer biblioteket bøker og kopier fra andre bibliotek i inn- og utland. Biblioteket er tilknyttet det nasjonale biblioteksystemet Bibsys og har tilgang til en rekke andre databaser. Mange av disse kan søkes fra egen datamaskin på kontoret. Biblioteket bistår gjerne med hjelp til søking eller opplæring.
Biblioteket har også ansvar for innkjøp av kontoreksemplarer, bestilling av pensumlitteratur.
4.5 IT-regler
Høgskolen har en egen seksjon for IT-tjenester. Denne har ansvar for høgskolens utstyr for informasjonsteknologi, IT-utstyr. Med dette forstås nettverk (kabling og nettverkskomponenter), servere, PC-er, sluttbrukerutstyr og generelle programmer (operativsystem og applikasjoner). HiN har i dag servere og arbeidsstasjoner med Microsoft Windows NT 4.0 og 2000 operativsystem. Det er utarbeidet retningslinjer for bruk av høgskolens IT-utstyr og den enkelte plikter å sette seg inn i disse.
Personalet ved seksjonen har et delt ansvar for brukerstøtte til ansatte og studenter.
En person som skal bruke høgskolens IT-utstyr må ha sitt eget godkjente brukernavn, signatur, i data-sammenheng kalt "brukerkonto", et lovlig passord og en e-postadresse.
E-postadressen vil være < signatur@hin.no>
Brukernavn/signatur brukes også av arkivet som identifikasjon av den enkelte ansatte.
For høgskolens tilsatte oppretter seksjonen den enkelte en brukerkonto og personlig postboks etter rekvisisjon fra nærmeste leder. Samtidig opprettes det en personlig "hjemme"-katalog (H:) på server (signatur$ på <domene>server).
Dette gir da den enkelte full tilgang til HiN's Windows NT nettverk og Internett.
Den tilsattes stilling eller funksjon vil avgjøre hvilket NT-domene og server (Adm - Fag) en vi tilhøre. Det blir tatt daglig backup av personlig aktalog og postboks på server, men det er den enkeltets ansvar og vedlikeholde disse, d.e. slette gamle filer og epost.
UNINETT AS er internett leverandøren til universiteter og høgskoler. HiN er tilknyttet Uninett's Forskningsnett og har nå et 34Mbps samband mot Tromsø levert av Enitel som STM-1. Fra Tromsø og sørover må vi dele samband med andre Uninett medlemsinstitusjoner i Nord-Norge.
4.6 Telefonbestemmelser
Høgskolen har et felles sentralbord i Servicetorget som betjener hele høgskolen. Alle har direkte innvalg og internnummer. For å spare telleskritt skal internnummer benyttes. Den enkelte tilsatte oppfordres til å informere sine kontakter og bekjentskaper om sitt direktenummer, slik at sentralbordet kan avlastes i størst mulig grad. Det er viktig å melde fra om fravær til sentralbordet for å kunne yte best mulig service til dem som ringer.
I alminnelighet gjelder følgende: i ordinær arbeidstid kan en ringe i Norden og utenom arbeidstid i Norge samt til mobiltelefon.
HiN har egen nummeropplysningstjeneste via internett med adresse: http://180.uninett.no/
Høgskolens offisielle telefaks (76 96 68 10) er plassert ved arkivet. Innkomne telefakser blir lagt ut i posthyllene.
4.7 Kopinor
Kopinoravtalen har følgende regler for kopiering:
" Inntil 15% av publikasjon i omløp, eller inntil et helt kapittel selv om dette overstiger 15%-regelen.
" Inntil 30% av publikasjon som er utgått. Også her inntil et helt kapittel selv om det overtiger 30%.
" Ved behov for å kopiere ut over disse 15/30% så kan man benytte seg av Kopinors Klargjøringstjeneste via Internett.
Universitets- og høgskoleavtalen finnes også på Kopinors hjemmesider.
4.8 Hustrykkeriet
Høgskolen har et eget hustrykkeri som benyttes ved større kopieringsoppdrag. Det er utarbeidet rutiner for bestilling av oppdrag ved hustrykkeriet, bestillingen kan gjøres via det interne nettverket eller leveres "på døra".
4.9 Branninstruks
Alle tilsatte skal kjenne innholdet av branninstruksen som er slått opp på flere sentrale steder. Brannøvelser holdes ved jevne mellomrom.
Når alarmen går skal du:
" stenge dører, vinduer, skuffer, skap og arkiv og forlate det rommet du befinner deg i
" se innom naborom. Er det mennesker eller dyr som befinner seg i miljøet og som er avhengig av hjelp, skal disse hjelpes til din møteplass
" benytte nærmeste utgang eller nødutgang
" ikke bruke heiser
" møte direkte opp ved hovedinngangen eller på fastsatt møtested, og melde deg for ansvarshavende
" det er oppnevnt etasjeansvarlige ved brann.
Disse vil ha gule vester som er merket etasjeansvarlig.
Brannvernleder er Statsbyggs driftsleder.
4.10 Alarm og låsing
Gjør deg kjent med åpningstidene ved HiN og tidspunktene for når alarmen er slått på.
Nøkkel og identitetskort fås utlevert av personalkonsulenten. Identitetskortet fungerer også som adgangskort med adgang til de dører som den enkeltes stilling tilsier.
Adgangskortet skal benyttes der det er mulig. Ved tap av kort kontaktes Teknisk drift i administrasjonsavdelingen.
4.11 Parkering
Det er parkeringsplasser for ansatte på tak A, B og C. Studenter parkerer bak bygget, nedre plan og på "Pedern". Det er gjesteparkering på øvre plan.
4.12 Rekvisitalager
Felles rekvisitalager er på rom E1210. Her finnes ca 150 standard forbruksartikler. Lageret blir fylt hver uke. Kjøp av rekvisita ut over standardartikler dekkes av eget institutt/seksjon.
4.13 Kildesortering
Høgskolen satser på miljø og kildesortering. Papir plasseres i egen boks på arbeidsplassen. Den ansatte er ansvarlig for å tømme boksen i utplasserte containere. Pappemballasje bringes til avfallsrom E1190.
4.14 Bestilling av møterom/grupperom/undervisningsrom
Alle rombestillinger foretas i Servicetorget. Av hensyn til varme og ventilasjon er det særlig viktig at rom som skal brukes utenom ordinær arbeidstid blir bestilt.
4.15 Informasjon til studenter på intern-TV
Meldinger til alle eller grupper av studenter som skal sendes på intern-TV leveres i Servicetorget.
4.16 Rammeavtale innkjøp av datautstyr
Det er inngått en rammeavtale med Bravida Nord AS med hensyn til HiNs kjøp av datautstyr,
foreløpig fram til 1.6.04
|
