3. Innkjøpsordninger
3.1 Innkjøpsorganiseringen ved HiO
HiO kjøper årlig inn varer og tjenester for om lag 200 millioner kroner, hvorav de fleste er omtalt i vedlegg 1 pkt. 8.
Ansvar/forvaltning av midlene
Økonomiseksjonen v/kontoret for Plan- og anskaffelser (PA) er tillagt overordnet ansvar for innkjøp ved HiO. Midlene fordeles imidlertid på enhetene (avdelinger inkl. SEFIA, seksjoner og sentrene) som disponerer og prioriterer anskaffelsene. I enhetene er det en eller flere personer som håndterer innkjøp og foretar bestillinger.
Anskaffelseregelverket
Anskaffelsesregelverket er omfattende og komplekst, og overtredelse av dette kan medføre klager til klagenemnd for offentlige anskaffelsessaker (KOFA), eventuelt med etterfølgende rettssak. Leverandører og andre aktører er imidlertid godt informert om regelverket og derfor er god saksbehandling med klare anbudsbeskrivelser en forutsetning for gode avtaler og tillit i markedet, noe HiO i praksis forsøker å leve opp til.
Kompetanse/innsikt
HiO skal holde seg oppdatert om produkter og leverandører. Det må settes av tid til kontakt og oppfølging. Det er viktig at leverandørene oppfatter HiO som en krevende kunde.
PA-kontoret skal sørge for at enhetene får informasjon og opplæring.
De enkelte enheter er forpliktet til å følge sentralt inngåtte rammeavtaler/avtaler.
Avtaleordninger
HiO har inngått en rekke rammeavtaler/avtaler. På enkelte områder gjenstår det å fornye/oppdatere avtalene. Dette krever nye anbudsrunder og er tidkrevende. Det er lagt en plan for dette arbeidet.
Bestillinger
Bestilling av varer og tjenester gjøres av den enkelte enhet. Når det gjelder kopimaskiner, data- og AV-utstyr meldes behov til PA-kontoret som bestiller utstyret. Bøker og reiser bestilles ofte av hver enkelt tilsatt.
Konkurranseutsetting av varer og tjenester
I innkjøpshåndboka er det nedfelt at alle kjøp av varer og tjenester ved HiO på over kr 30 000 skal konkurranseutsettes, og opp til kr 200 000 kan skje ved prisforespørsler. Anskaffelser over kr 200 000 og inntil kr 1 800 000 skal skje ved at formaliserte rutiner følges. Anbudet skal legges ut på sentral database (doffin) som alle aktører i markedet har tilgang til. Beløper anskaffelsen seg til over kr 1 800 000 må anbud legges ut i EU-området. Jf. referanser i punkt 7.1.
3.2 Forbedringer og utfordringer vedr HiOs innkjøpsordninger
Miljøhensyn
Miljøhensyn er så langt regelverket tillater det forsøkt vektlagt ved alle innkjøp. Det er behov for informasjon til enhetene på dette området.
Økte ressurser
Overordnete myndigheter og HiO har klare målsettinger om at miljøhensyn skal vektlegges. Dette er muliggjort ved økt ressursinnsats blant annet på personalsiden.
Samarbeid
HiO har samarbeidet og har stadig kontakt med andre høgskoler for aktuelle samarbeidstiltak på anskaffelsesområdet. Ved at arbeidet med anbud, avtaler etc. fordeles på flere, samt at volum på anskaffelsene økes er dette en vinn/vinn situasjon for de som samarbeider.
Utfordringer
Det framgår av datainnsamlingen som prosjektgruppen har foretatt, at enhetene i liten grad stiller miljøkrav. Dette gjelder både i forhold til leverandører og produkter.
Utfordringene i forhold til HiOs innkjøpsordninger viser at det er behov for opplæring, veiledning og informasjon til alle tilsatte om å unngå sløsing med ressursene, enten dette gjelder papir, andre produkter eller tjenester.
Dessuten er det en forutsetning for en vellykket miljøpolitikk at høgskolen lykkes i sitt arbeid med å inngå avtaler med miljøbevisste leverandører, samarbeide med andre aktører om innkjøp og anskaffe varer og tjenester som oppfyller miljøkrav.
3.3 Hovedmål for innkjøpsordninger i HiO
I HiOsinnkjøpshåndbok står det:
”Mål for innkjøpsarbeidet er optimal tilgang på varer og tjenester som høgskolen har behov for gjennom en best mulig utnyttelse av høgskolens samlede økonomiske ressurser.
Dette skal oppnås ved effektive, innkjøpsfaglige rutiner og retningslinjer i samsvar med regelverket.
Høgskolen som kunde skal være krevende, profesjonell og opptre på en ryddig og tillitvekkende måte.
Alle anskaffelser skal, uansett innkjøpsprosedyre, baseres på konkurranse, likebehandling og ikke-diskriminering av leverandørene. Innkjøpsprosessene skal i tillegg være gjennomsiktige og etterprøvbare. Innkjøpene skal gjøres på den måten som etter en samlet vurdering er økonomisk mest fordelaktig for staten.
Kontakten med leverandørene skal være åpen, saklig og ærlig.
Ressurs- og miljøhensyn skal vektlegges. Det skal påsees at egenerklæring om at regler for helse, miljø og sikkerhet (HMS) er overholdt samt at skatteattest er framlagt i alle tilfeller dette kreves i henhold til regelverket.
Høgskolens etiske prinsipper for innkjøpsarbeid skal følges”.
3.4 Handlingsplan og tiltak
Tabell 1. Handlingsplan og tiltak
|
Tiltak |
Ansvar |
Frist |
Merknad |
|
Oppdatere innkjøpshåndbok |
Ø-sek |
1.1.06 |
Fokusere på miljøaspekter |
|
Anbud og avtaler |
Ø-sek |
Eget punkt mht miljø |
|
|
Info på nettet mht innkjøp |
Ø-sek |
1.1.06 |
Nettside mht miljøledelse må etableres |
|
Info om produkter og miljøpåvirkning |
Ø-sek |
1.1.06 |
Opplysninger og linker på nettside om miljø |
|
Info mht miljøledelse |
Prosjektgruppe |
Skriv mv samt ajourhold av nettside |
|
|
Kreve miljømerking |
Innkjøpere/bestillere På enheten |
Umiddelbart |
Informere om miljømerking jf link |
|
Materialreturkrav |
Innkjøpere/bestillere På enheten |
Umiddelbart |
Informere om returordninger |
|
Dokumentasjon |
Innkjøpere/bestillere |
Umiddelbart |
|
|
Kopimaskiner-tosidig utskrift/kopi standard |
Brukere |
Snarest |
Forutsette gradvis innføring – tilpassning til maskinpark |
|
Miljøkrav til leverandører om miljøvennlige produkter ”livssykluskostnader” |
Innkjøpere/bestillere På enheten |
Ta miljøhensyn opp med leverandørene i ulike sammenhenger |
|
|
Innkjøpere/bestillere/brukere fokus på miljøaspekter |
Alle |
Tas opp jevnlig/minne om |
|
|
Elektronisk dokumentlagring, bestillingsrutiner mv |
Ø-sek m. flere |
Tabellen viser en oversikt over tiltak for forbedring av innkjøpsordninger, ansvar for tiltakene, tidsfrister og merknader til tiltakene.
3.5 Indikatorer
Følgende indikatorer skal benyttes
- Total økning av andelen av leverandører som er miljøsertifisert pr år
- Total økning av andelen miljømerkede produkter pr år
- Reduksjon i årlig papirbruk ved økt andel tosidig kopi/print/nettbruk