6.Hvem gjør hva? - organisering av kommunikasjonsarbeidet
Alle medarbeidere og studenter ved høgskolen bidrar til kommunikasjon både innad og utad. Både svar på en telefonhenvendelse og uttalelser i media er med på å synliggjøre HiO.
Informasjonstjenesten ligger i høgskoledirektørens stab og har ansvar for HiOs samlede kommunikasjonsstrategi, slik at høgskolen fremstår som én enhet. Informasjonstjenesten legger vekt på utvikling av felles kommunikasjonsverktøy for hele HiO, blant annet gjennom rådgivning, videreutvikling av veven og en enhetlig grafisk profil. Informasjonstjenesten består av tre personer. Informasjonsdirektøren deltar på styremøter og ledermøter. Rektor/prorektor uttaler seg til mediene i overordnede, faglige spørsmål.
Informasjonstjenesten kommuniserer i noen tilfeller direkte med målgruppen, mens den i andre sammenhenger går via avdelinger/sentre/seksjoner eller studentene.
Studieseksjonen har to informasjonsmedarbeidere som arbeider spesielt med kommunikasjon og markedsføring for å rekruttere studenter til høgskolen, i samarbeid med avdelinger og enheter. I tillegg har HiO fått midler fra departementet, slik at en tredje medarbeider kan arbeide spesielt med rekruttering og oppfølging av minoritetsstudenter i en toårsperiode fra mai 2003.
Informasjon er en viktig strategisk komponent også for internasjonaliseringsarbeidet, slik det drives både i avdelingene og sentralt gjennom Internasjonalt kontor.
Avdelinger og sentre har ansvar for den daglige kommunikasjonen til egne medarbeidere, studenter og potensielle studenter og medarbeidere. Enhetene skal vurdere behovet for kommunikasjon i sammenheng med det fagarbeidet som til en hver tid drives på avdelingen. Avdelingen uttaler seg til mediene om saker om angår deres fagfelt. Avdelingen/sentret lager sin egen kommunikasjonsplan/handlingsplan på bakgrunn av den overordnede kommunikasjonsstrategien, og andre strategiske føringer.