Prosedyrer - NTNU materiell

Skjermbildevisninger med forklaringer for:

GODKJENNER (anviser):

Godkjenne rammeordre

Kokebok for godkjenner

BESTILLER:

Kokebok for bestiller:
Hovedprosess

Kokeboken inneholder henvisninger til følgende delprosesser:

Fritekst ordre

Kontering - favoritter

Kontering i handlekurv

Kontering - standard

Leveringsadresse

Maler - Plankjøp

Rammeordre - opprette

Rammeordre - avrop
(dvs. bestille)

Roundtrip

Varemottak

Vedlegg til handlekurven/ordren

Opplæring -
Verktøy for å lære seg bruken NTNUs innkjøpssystem EMBLA på egen hånd.
Det arrangeres også kurs, se kursplan

Forklaring av lenker i venstre kolonne:

GODKJENNER:

Godkjenne rammeordre og Kokebok for godkjenner er hjelpemidler for at anviser (dvs. godkjenner i innkjøpssystemet) skal få utført sine plikter i innkjøpssystemet.

BESTILLER:

"Kokebok for bestiller" inneholder det meste som bestiller kan foreta seg i innkjøpssystemet.

Fritekst ordre benyttes når varen ikke ligger i katalog på Markedsplassen. Man lager da varelinjen selv.

Kontering i handlekurv, må settes inn for å få sendt handlekurven. Det kreves minimum konto/art, kostnadsted og avgiftskode. Dette på grunn av at faktura styres sentralt .

Kontering - standard, anbefales for at bestillingen skal bli mest mulig effektiv. Da setter du de konteringsverdiene som du vil at skal knyttes automatisk til samtlige handlekurver du oppretter. Men du får til å overstyre standard konteringen for hver handlekurv.

Leveringsadresse, man har en standard lev.adresse. Den kan endres i brukerprofilen, men kan overstyres for hver handlekurv/varelinje hvis en har flere adresser registrert.

Maler anbefales å benyttes på varer som det går jevnlig av. Malene inneholder antall, kontering, lev.adresse. Da er det bare å kopiere til en ny handlekurv som kan justeres til "ukens behov".
Plankjøp: Hvis det er eksakt samme antall som går jevnlig (pr. måned), evt. leiekontrakt, abonnement bør du ta i bruk funksjonaliteten som heter plankjøp. Kort fortalt så sendes handlekurven automatisk i gitte intervall til godkjenner..

Rammeordre - opprette, settes opp av person med rettighet til det. Det defineres tidsrom gyldig, totalbeløp, beløp pr. avrop, etc. Sendes så til godkjenning/anvisning.

Rammeordre - avrop, når rammeordren er godkjent kan det gjøres avrop (bestillinger) som går direkte til leverandør av samtlige bestillere innenfor enheten den er opprettet i.

Roundtrip: Man logger seg på NTNUs innkjøpssystem. Går via fane "Roundtrip" og får opp de leverandører som er aktivert med roundtrip. Klikker på ønsket leverandør og blir direkte innlogget på leverandørs egen netthandel med våre priser. Oppretter handlekurv og klikker på "fortsett tilbetaling" (eller lignende), og blir dermed automatisk utlogget fra leverandørs nettbutikk og varene taes med tilbake NTNUs innkjøpssystem hvor det automatisk opprettes en ny handlekurv.

Varemottak må registreres av bestiller i innkjøpssystemet. Det representerer attestasjon av faktura, bestiller går god for at det som er mottatt er iht. bestilling. Må ikke forveksles med godsmottak som kun er kvittering for mottatt kolli, men ikke innhold. Varemottaket må gjøres så snart som mulig for varene blir ikke betalt før varemottaket er utført. Det trenger ikke å være bestiller som utfører varemottaket, men av en person som har tilleggsrollen varemottaker.

Vedlegg benyttes oftest ved fritekst ordrer. Du kan da opprette en varelinje med totalsum og legge ved spesifikasjonene som du enten har mottatt av leverandør eller laget de selv. Anbefaler å legge vedlegget på varelinjenivå.

Forklaring av lenker i høyre kolonne:

Brukerhåndboken er en detaljert beskrivelse utarbeidet av IBX.

elearning er et opplæringsprogram utarbeidet av IBX. Felles brukernavn/passord: ntnu/fokus25. Hele programmet tar ca. 30 min. men en kan klikke seg direkte inn på det en måtte lure på.

Veileder for katalogsøk omhandler alle muligheten du har for å finne varene du er på jakt etter, og sortere/gruppere treffet du får når du søker.

Opplæring - IBX materiell

Brukerhåndbok

eLearnings-pakke

Veileder for katalogsøk

Embla rutiner -
NTNU materiell

Bestilling ved hjelp av fritekstordre, bruks-områder

Ordrer som generer fakturaer med fast intervall og fast beløp

Bestilling av kontor-og datarekvisita

Påfylling av forsynings-lager (Rich Andvord)

Retur av brukte toner kassetter

Bestille for annen enhet/kostnadssted enn der du er ansatt

Innhenting av informasjon – sentral bestiller