Grunnleggende forutsetninger

Beskrivelse av: Fullstendighet, Grunnleggende forutsetninger, Kontrollspor, Nøyaktighet, Realitet, Sikring, Sporbarhet

Virksomhetens bokføring, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger skal skje i samsvar med følgende grunnleggende forutsetninger. Dette er forutsetninger som er nødvendige premisser for å kunne oppfylle formålet med regelverket og er grunnlaget for den pliktige regnskapsrapporteringen. Forutsetningene er utdypet nærmere enten ved en henvisning til annen beskrivelse eller de er gitt en mer utdypning nedenfor.

1. Tilgang til økonomisystem: Det skal foreligge et elektronisk økonomisystem som muliggjør produksjon av pliktig regnskapsrapportering og obligatoriske spesifikasjoner.
2. Fullstendighet: Alle transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner skal bokføres.
3. Realitet: Bokførte opplysninger skal reflektere faktisk inntrufne hendelser eller regnskapsmessige vurderinger og vedrøre virksomheten.
4. Nøyaktighet: Opplysninger skal bokføres og spesifiseres korrekt.
5. Ajourhold: Opplysninger skal bokføres og spesifiseres med en frekvens som opplysningenes karakter og virksomhetens art og omfang tilsier.
6. Dokumentasjon: Bokførte opplysninger skal være dokumentert på en måte som gjør etterprøving og kontroll mulig.
7. Sporbarhet: Det skal foreligge toveis kontrollspor mellom dokumentasjon, aktuelle obligatoriske spesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering.
8. Oppbevaring: Dokumentasjon, obligatoriske spesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering skal oppbevares (i henhold til pkt. 4.4.7).
9. Sikring: Regnskapsmaterialet skal sikres på en forsvarlig måte mot urettmessig endring, sletting eller tap.

________________________

Nærmere omtale av noen av ordene finner du nedenfor.

Fullstendighet
For at regnskapssystemet skal gi tilfredsstillende grunnlag for produksjon av pliktig regnskapsrapportering, er det en forutsetning at alle transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner er bokført, og at andre relevante opplysninger er tilstrekkelig dokumentert og spesifisert.

Realitet
Realitet betyr at transaksjoner og disposisjoner er gjennomført og vedrører den aktuelle virksomheten, samt at eiendeler og forpliktelser fysisk eksisterer eller representerer faktiske forpliktelser. I tillegg omfatter at virksomheten faktisk har disposisjonsrett over eventuelle eiendeler.

Nøyaktighet
For at formålet med reglene om bokføring skal kunne oppfylles, må opplysninger bokføres og spesifiseres korrekt. I dette ligger det beløpsmessig korrekthet, også andre parametere som datoer, henvisninger, klassifiseringer og koder.

Sporbarhet
Sporbarhet er en nødvendighet hvis bokføringen skal kunne kontrolleres. De bokførte opplysningene skal ha henvisning til tilhørende dokumentasjon, uavhengig av om de registreres som fysiske fakturaer, eller i et elektronisk system. Dette innebærer at det skal foreligge toveis kontrollspor mellom dokumentasjonen, aktuelle obligatoriske spesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering. Det vil si at det skal være mulig å spore opplysningene fra pliktig regnskapsrapportering til obligatoriske spesifikasjoner og videre til dokumentasjon av bokførte opplysninger, og omvendt.

Et eksempel på sporbarhet er å etablere referanse fra salgskonto i regnskapet tilbake til fakturajournal og den enkelte faktura. Ved å nummerere fakturaen og legge dette inn i regnskapet sammen med de andre opplysningene fra fakturaen, kan fakturaen spores ved å ta utgangspunkt i regnskapet. Motsatt gir referansen muligheten til å ta utgangspunkt i fakturaen for å finne de bokførte opplysningene i regnskapet. Se også obligatoriske spesifikasjoner.

Sikring
Bestemmelsen om sikring er begrunnet med at regnskapsmaterialet må kunne kontrolleres så lenge dette er aktuelt. Den tiltenkte verdien i kontrollsammenheng blir borte dersom materialet slettes, endres eller går tapt. Regnskapsmaterialet skal sikres på en forsvarlig måte mot urettmessig endring, sletting eller tap.. Ved elektronisk oppbevaring innebærer dette blant annet at det skal foreligge en sikkerhetskopi av regnskapsmaterialet. Dette gjøres ved for eksempel å ta backup, enten til en egen server eller til en cd-rom. Sikkerhetskopien skal oppbevares atskilt fra originalen og lesbarheten regelmessig kontrolleres, se mer under oppbevaring og dokumentasjon av bokførte opplysninger.

Relaterte temaområder:
Bokføring

Se også:
Ajourhold
Dokumentasjon av bokførte opplysninger
Obligatoriske spesifikasjoner
Oppbevaring

Referanse til:

Bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 4.2.

Sist oppdatert: 22.08.2005