Fellesadministrasjonen / Arkivet / Arkivplan for HiT / Organisering av arkivet / Arkivserier/-deler

Arkivserier/-deler

Høgskolens arkivmateriale er delt opp i egne arkivserier, eller også kalt arkivdeler.

Hver arkivdel er innbyrdes inndelt og ordnet etter ett og samme ordningsprinsipp, som kan være en annen ordningsmåte enn resten av arkivet.

Høgskolen er delt inn i følgende arkivserier:

A Møtebøker, protokoller	Ordnet kronologisk Bundet inn Hvert styre, råd eller utvalg skal stå samlet
B Kopibøker	Ordnet kronologisk Bundet inn Kopi av utgående brev/eventuelt kopi av interne notat Kopi av utgående brev unntatt fra offentlighet
C Journaler	Manuell journal fra 01.08.94 - 31.12.94. Fra 01.01.95: DocuLive elektronisk journal
D Saksarkiv	Ordnet etter Felles arkivnøkkel for statlige høgskoler 01.07.94 - revidert oktober 1996, se Referansemateriell under
E Sideordnet korrespondanse	Egenproduserte rundskriv - ordnet kronologisk i ringperm
F-O	Spesialserier innen høgskolen
Fagsystem	Med fagsystemer menes de registre og databaser som brukes for å ivareta høgskolens fagområder. Selv om det daglige ansvaret ikke ligger under arkivtjenesten, er elektronisk arkivdeler, f.eks. databaser, fagsystemer en del av høgskolens arkivmateriale, jf arkivforskriften §2-4. MSTAS Et studieadministrativt system hvor studentopplysninger registreres. F.eks. navn, personnummer, telefon, adresse, studieretning, fag, eksamenskarakterer, klasseslister osv. Bevaringsverdig data blir rapportert til database for statistikk om høgre utdanning. Via programmet Arena høgskole kan studentene (og ansatte) få innsyn i studieadministrative data, og oppdatere navn, telefon og passord. Tilgang til tjenesten er regulert av id og passord. Classfronter Classfronter er et rammeverk, en kommunikasjonsplattform og et verktøy for fleksibel og nettbasert læring. Alle studenter og ansatte kan benytte Classfronter. Hvis bevaringsverdig dokumentasjon ligger i Classf
Studentopptaket	Søknader med vedlegg til HiT fra søkere som har akseptert opptak. Et uttrekk skal bevares.
Studentarkiv	Avdelingene EFL, HS og TF har egne studentmapper i tillegg til opplysninger som blir lagt inn i elektronisk studieadministrativt system MSTAS. Som hovedregel er studentmappen sortert etter klasse og etternavn. Avdeling AF har studentopplysningene kun i MSTAS. Studentsaker arkiveres på sakens emne i arkivet
Eksamensoppgaver	Ordnet etter semester og fag/fagkode Skal bevares
Seminar-/prosjekt- og hovedoppgaver	Ordnet etter år, studium og nummer
Eksamensbesvarelser	Settes bort fysisk adskilt fra saksarkivet - ordnet etter semester, studium, fag og eksamensnummer. Kasseres/bevares i henhold til Kassasjonsregler for universitet og høgskoler.
Eksamensprotokoller	Originale karakterlister - ordnet etter semester, studium og fagkode Skal bevares
Vitnemålskopier	Ordnet etter år, studium og alfabet
Ramme-/fagplaner	Rammeplaner og fagplaner for ulike studier ved avdeling (EFL)
P Personalforvaltning	Personalmapper Personalmappene blir sortert på etternavn. Alle tilsatte ved HiT har egen personalmappe. Personalmapper for tilsatte ved avdelingene oppbevares på avdelingene. Personalmapper for tilsatte i driftsenhetene IT, Bibliotek, Drift og Fellesadministrasjon (FA) oppbevares i FA. Personalmapper avsluttes først når arbeidsforholdet opphører. Settes bort fysisk adskilt fra saksarkivet, og sorteres etter etternavn. Ved periodisering inngår personalmappene som en egen serie over de som har avsluttet sitt arbeidsforhold i den aktuelle perioden. Personalsaker arkiveres på sakens emne i arkivet, og kopier blir lagt i personalmapper.
R Regnskap	Regnskapsbilag - fysisk adskilt fra saksarkivet
W Gjenstander	Utgåttte stempler for HiT
X Egenproduserte trykksaker	Trykte årsrapporter for HiT, stdiekataloger, brosjyrer ifm. markedsføring av egne studier/etter- og videreutdanning osv.
Z Referansemateriell	Arkivnøkkel: Felles arkivnøkkel for statlige høgskoler 01.07.94 - revidert oktober 1996 Arkivnøkkelen er senere (mars 2001) revidert ifm utarbeidelse av kassasjonsplan. Denne reviderte utgaven vil først bli tatt i bruk ved skarpt periodeskille (ved innføring av elektronisk SakArkiv-system). Kassasjonsplanen har tilbakevirkende kraft fra 01.08.94. Brukerhåndbøker DocuLive Arkivplan for HiT (printet ut fra nett + div. vedlegg kun på papir)
	I

Arkivansvar for HiTs arkivserier - se arkivets nettside:

http://www.hit.no/main/content/view/full/6339

Publisert av Jorunn Pedersen - 02.09.2005