Definisjon på utlån:
Tidsbegrenset tildeling av materiell, til bruk i og utenfor NTNU til enkeltpersoner, organisasjoner, institusjoner mv hvor motytelse ikke forutsettes.

Definisjon på utleie:
Tidsbegrenset tildeling av materiell etter avtale til enkeltpersoner, organisasjoner mv, til bruk utenfor NTNU, hvor NTNU gis vederlag i form av leiegodtgjørelse.

Ved utlån/utleie av materiell skal det skrives en låne-/leiekontrakt undertegnet av bemyndiget person v/NTNU og lånetaker. Instituttstyrer/avd.sjef/seksjonssjef/tilsv. skal påse at låne-/leietaker kvitterer for lånet og at lånet registreres i en utlåns-/utleieprotokoll. Det skal kontrolleres at materiellet blir tilbakelevert i rett tid og faste purrerutiner skal derfor etableres.