EØS-avtalen trådte i kraft 1. januar 1994 og Innkjøpsseksjonen er tillagt ansvaret med å tilpasse universitetets rutiner slik at de samsvarer med gjeldende lover og forskrifter. Loven omfatter alle offentlige anskaffelser (stat, kommune og fylkeskommune) når verdien på anskaffelsen overstiger gitte terskelverdier spesifisert nedenfor. Utfyllende regler til Loven er gitt i Forskrift om offentlige anskaffelser, fastsatt ved kgl. res. 15. juni 2001.

Forskriften gjelder for både:

• vare- og tjenestekjøp og anskaffelser til bygg og anlegg og

• kjøp over og under EØS-terskelverdi

Nedenfor er utdypet regler for anskaffelser over terskelverdiene. De viktigste prinsippene i regelverket er:

De viktigste prinsippene i regelverket er:

• Alle større offentlige anskaffelser må kunngjøres internasjonalt.

• Bruk av standarder og tekniske spesifikasjoner skal være basert på internasjonalt godkjente standarder, og ikke brukes som et virkemiddel for å utelukke internasjonal konkurranse.

• Utvelgelse av kvalifiserte anbydere og tildeling av kontrakter må skje på grunnlag av objektive og ikke- diskriminerende kriterier.

• Oppdragsgiver (NTNU) skal basere tildelingen av kontrakt enten på laveste pris eller på en samlet vurdering av det økonomisk mest fordelaktige anbud/tilbud.

I tillegg er det i forskriftene nedfelt en del krav til de rutinene som etableres.

TERSKELVERDIER

Kravet om internasjonal kunngjøring trer inn ved anskaffelser som overstiger visse terskelverdier.

Terskelverdien gjelder spesifikke kjøp, men også hvis verdien av samlet kjøp innenfor en rammeavtale overskrider terskelverdien i avtaleperioden.

Det er ikke anledning til å splitte opp likelydende kjøp i flere mindre kjøp for å komme under terskelverdien.

Det er NTNUs samlede kjøp som skal ligge til grunn. For NTNU gjelder altså:

Terskelverdien for varekjøp er p.t. 1,7 mill eks. mva.

Terskelverdien for tjenestekjøp er p.t. 1,7 mill eks.mva .

Terskelverdien for bygg- og anlegg er (pr. feb. 2004) 38,550 mill.kr. eks. mva

Hvis det er tvil om beregning av terskelverdien eller hvilket direktiv som skal benyttes, bør Innkjøpsseksjonen kontaktes

KUNNGJØRING

Det er utarbeidet standardiserte skjema for kunngjøring av innkjøp både over og under terskelverdiene. Innkjøpsseksjonen sender utfylt skjema til DOFFIN (på norsk).DOFFIN kunngjør, driver oversettelsestjeneste og sørger for at kunngjøringen kommer inn i Official Journal og TED (Tender electronic daily). For alle tildelte kontrakter over terskelverdiene gjelder kravet om at man skal kunngjøre kontraktstildeling i DOFFIN senest 48 dager etter at kontraktstildelingen er foretatt. Dette besørges også av Innkjøpsseksjonen.

TIDSFRISTER:

Det finnes detaljerte regler knyttet til tidsfrister. Den vanligste tidsfristen er at det skal være minst 45 dager fra vi sender kunngjøringen og til anbud skal foreligge ( gjelder ved EØS-kunngjøring). Innkjøpsseksjonen kan kontaktes for nærmere informasjon vedrørende øvrige frister.

UTFORMING AV ANBUDS-/TILBUDSMATERIALET, SAKSBEHANDLING:

Avtalen stiller krav om at man skal benytte internasjonale godkjente standarder i beskrivelsen av etterspurte varer. Dette for å sikre at beslutninger tas iht "objektive kriterier". Videre stilles det krav til vår informasjonsplikt overfor leverandørene, samt at beslutningen om tildelingen av kontrakten skal kunngjøres. Intensjonen i avtalen er at alle innkjøpsbeslutninger skal være åpne og dokumenterbare. Utvalgskriterier bestemmes før utlysning.

VALG AV KJØPSFORM:

Avtalen sier at den normale kjøpsform ved kjøp over terskelverdiene er anbudskjøp, hvor enten laveste pris eller beste totaløkonomiske løsning skal velges. Det skal fremgå av kunngjøringen på hvilket grunnlag beslutningen tas. Andre mulige kjøpsformer er:

• etter forhandling

• direkte kjøp

Avtalen har klare retningslinjer for når disse kjøpsformene unntaksvis kan benyttes for kjøp over terskelverdiene. Videre kan man benytte prekvalifisering av leverandører hvis det antas at bare utvalgte leverandører er aktuelle.

Innkjøpsseksjonen har oversikt over når de forskjellige kjøpsformer kan benyttes.

KUNNGJØRING AV FORVENTET INNKJØPSVOLUM:

Ved inngangen til et nytt regnskapsår er vi pålagt å kunngjøre et anslag over forventet innkjøpsvolum. Dette for at leverandørmarkedet skal ha muligheten til å danne seg et bilde over hvilke innkjøp som er aktuelle. Innkjøpsseksjonen vil besørge slik kunngjøring basert på de opplysninger vi kan trekke ut fra de budsjettforslag som foreligger. Slike opplysninger vil bli hentet direkte fra enhetene i forbindelse med budsjettprosessen.

UTFYLLING AV FORMULARER:

Det er utarbeidet ulike formularer for bruk i de forskjellige innkjøpssituasjoner. Innkjøpsseksjonen har alle disse formularene, og vil besørge utfylling av disse i hvert enkelt tilfelle.

KORT OPPSUMMERING:

NTNU er pålagt å foreta sine innkjøp i henhold til de regler som er en del av EØS-avtalen. Dette medfører at vi må kunngjøre våre innkjøpsbehov ved inngangen til et nytt regnskapsår. Videre er vi forpliktet til å kunngjøre hvert enkelt kjøp hvor verdien overskrider terskelverdien. Vi må også kunngjøre likelydende kjøp hvor enhetsprisen kan være lav, men hvor samlet kjøp for NTNU overskrider terskelverdien på årsbasis (kontorrekvisita, renholdsrekvisita, PC'er ol.). For alle tildelte kontrakter over terskelverdiene gjelder kravet om at man skal kunngjøre kontraktstildeling i Norsk Lysningsblad senest 48 dager etter at kontraktstildelingen er foretatt.

Innkjøpsseksjonen vil besørge alt papirarbeid ifm disse kunngjøringene. Seksjonen vil også besørge at det blir inngått rammeavtaler innenfor nevnte forbruksområder, i samråd med brukerne.

Vi legger vekt på fleksible og brukervennlige rutiner. Intensjonen i EØS-avtalen er helt klart at man gjennom stimulering til økt konkurranse om offentlige innkjøp, skal kunne oppnå bedre løsninger til lavere kostnader.