NTNU vil også i 2007 motta bevilgning fra Norges forskningsråd som tildeles i form av små driftsmidler til fast vitenskapelig ansatte (viser til brev av 08.03.2007 og notat av 25.04.2007 fra Rektor, ePhorte ref. 2007/2293).

Nedenfor følger en anbefaling fra Økonomiavdelingen for regnskapsmessig håndtering av ”Småforsk”-midler for 2007.

1. Prosjektopprettelse
Som for 2006 oppretter hvert fakultet et hovedprosjekt i Maconomy, som benyttes som et "paraply"-prosjekt. Hver enkelt bevilgning/prosjekt registreres som et delprosjekt (med instituttets kostnadssted) under fakultetets hovedprosjekt. Det vil da være mulig å ta ut samlet rapport for hvert fakultet for hovedprosjektet inkludert alle delprosjektene. Instituttene kan ta ut rapporter på vanlig måte for sine delprosjekter.

Arbeidsgangen blir da som følger:

1. Fakultetet oppretter hovedprosjektet i Maconomy og får dette attestert og anvist.

2. Prosjektet godkjennes sentralt og tildeles endelig prosjektnummer. Lokal prosjektstøtte/prosjektleder vil motta e-post om tildelt prosjektnummer. Prosjektnummeret vil starte på 1 siden NFR delfinansierer prosjektene.

3. Fakultetene informerer sine institutt om hvilket hovedprosjektnummer deres fakultet er tildelt.

4. Instituttene oppretter delprosjektene i Maconomy (med budsjett) og får disse attestert og anvist. Delprosjektene opprettes ved å gå via hovedprosjektet og faneblad delprosjekt for å opprette koblingen mellom prosjektene. Det er ikke behov for å sende inn noen kontrakt for å få delprosjektene godkjent. Hvis det er ønskelig med spesiell nummerering for delprosjektene (alle delprosjektene ved et institutt i nummerrekkefølge osv), kan dette angis i feltet ”Prosjektbeskrivelse” i Maconomy.

Spesielt ved registrering av hoved- og delprosjekt i Maconomy:

• Finansieringskategori: NFR - direkte innbetaling
• Budsjettmal: Enkle prosjekter
• Kunde: Norges Forskningsråd - kundenr 12110.
• Prosjektbeskrivelse: Småforsk-midler
• Registrering av indirekte kostnader:
• Brutto %: 40
• Egenandel %: 40
• Netto belastning %: 0
• Startdato: 01.05.2007
• Sluttdato: 31.12.2007

2. Budsjettering og regnskapsføring på delprosjektene
Alle kostnadene skal regnskapsføres på delprosjektene og følgelig skal det kun registreres budsjett på delprosjektene. Alle kostnader knyttet til hvert enkelt delprosjekt skal registreres i budsjettet. Kostnadene skal periodiseres fra mai – desember 2007 i Maconomy. Midlene skal kunne dekke utgifter til formål som reiser, seminarer, kurs, materiell, teknisk-administrativ assistanse og andre driftskostnader. Faste lønnskostnader kan ikke føres på prosjektet, heller ikke som egeninnsats. Prosjektene skal være gjennomført innen utgangen av 2007.

Egeninnsats
Instituttets andel (60 %) budsjetteres på oppgave 9051 – Lokal egeninnsats, som en kredittpost (negativt fortegn). Dette reduserer totalbudsjett for prosjektet, slik at endelig budsjett viser den delen som finansieres av NFR.

Instituttets andel til prosjektet skal regnskapsføres slik:
CR 9051 – Lokal egeninnsats, godskrives det enkelte delprosjekt
DB 9151 – Lokal egeninnsats, belastes enhetens Ramme/drift

Egeninnsatsen fra enhetene vil bli ompostert fra Økonomiavdelingen ifm med avslutning av delprosjektene ved årets slutt. Økonomiavdelingen vil ta kontakt med hvert enkelt fakultet ved årets slutt for håndtering av dette. Mht rapporteringsfrister til NFR skal alle kostnader være regnskapsført innen 31.12.2007. Dette medfører også at alle delprosjektenes sluttdato skal registreres med sluttdato 31.12.2007.

Omfordeling av eksterne inntekter mellom prosjekter i Maconomy

Økonomiavdelingen har opprettet en egen konto, 9601, som har som hovedformål å omfordele eksterne inntekter mellom ulike eksternfinansierte prosjekter. Det skal ikke budsjetteres med denne kontoen i Maconomy.

Hvert enkelt delprosjekt vil få omfordelt eksterne inntekter fra NFR som omposteres fra Økonomiavdelingen ifm avslutning av prosjektene ved årets slutt. Vi gjør oppmerksom på at det ikke vil bli ompostert egeninnsats eller tilført eksterne inntekter på delprosjekter som ikke har vært aktivt eller har blitt regnskapsført kostnader på.