1. Bakgrunn
Økonomiavdelingen har i den senere tid mottatt en del henvendelser vedrørende praksis for regnskapsføring av 4.års pliktarbeid for eksternfinansierte stipendiater. Økonomiavdelingen er kjent med at dette håndteres ulikt ved NTNU og ønsker demed å komme med en anbefalt løsning. Følgende alternative løsninger praktiseres i dag for å regnskapsføre 4.års pliktarbeid for eksternfinansierte stipendiater:

1. Stipendiaten lønnes 100 % av det eksternfinansierte prosjektet for hele tilsettingsperioden inkludert pliktarbeid.
2. Stipendiaten lønnes dels av det eksternfinansierte prosjektet og dels av andre midler for hele perioden. Vanligvis vil fordelingen være 75 % på det eksternfinansierte prosjektet og 25 % av andre midler.
3. Stipendiaten lønnes av det eksternfinansierte prosjektet for en periode tilsvarende den eksterne finansieringen og flyttes deretter over på annen finansiering.

2. Anbefalt løsning
Vanlig praksis har vært at den eksterne finansieringskilden har dekket de 3 årsverkene som er normert tid for doktorgradsstudiet med fagdel og avhandling, mens institusjonen selv har finansiert delen med pliktarbeid knyttet til undervisning og veiledning. Pliktarbeidet er vanligvis fordelt over hele tilsettingsperioden, mens den eksterne finansieringen som oftest utbetales de tre første årene. Hovedspørsmålet er om stipendiaten skal lønnes over det eksternfinansierte prosjektet for hele tilsettingsperioden som også inkluderer pliktarbeid, eller om den andelen som gjelder pliktarbeid skal regnskapsføres separat under enhetens rammebevilgningen. Dette reiser flere regnskapstekniske problemstillinger som det tidligere ikke er gitt sentrale retningslinjer eller anbefalinger for.

Økonomiavdelingen er av den oppfatning at dersom stipendiatens arbeid med doktorgraden er eksternfinansiert, vil det være korrekt at stipendiatens lønn regnskapsføres og belastes på det eksternfinansierte prosjektet for hele tilsettingsperioden uavhengig om stipendiaten har et 4.års pliktarbeid. Ved å benytte denne løsningen vil man få et helhetlig prosjektregnskap som gir en fullstendig oversikt over stipendiatens tilsettingsperiode. Denne løsningen vil også å gi enklere regnskapsmessig håndtering av syke- og svangerskapspermisjoner ved å regnskapsføre alle kostnader på det samme prosjektet. Økonomiavdelingen anbefaler derfor enhetene om å benytte alternativ 1 ovenfor.

For de tilfeller hvor den eksterne finansieringskilden ikke dekker pliktarbeidet, må det foretas omposteringer fra enhetens rammebevilgning til det eksternfinansierte prosjektet for å dekke stipendiatens lønn som er knyttet til pliktarbeidet. Dette gjøres regnskapsmessig gjennom å godskrive det eksterne prosjektet med konto 9021 og belaste enhetens rammebevilgning med konto 9121. Ved bruk av disse kontoene vil belastningen av stipendiatens pliktarbeid bli synliggjort riktig både på prosjektet og på enhetens rammebevilgning. Samtidig vil bruk av disse kontoene også redusere de indirekte kostnadene på prosjektet slik at pliktarbeidsandelen ikke inngår i beregningsgrunnlaget.

Ompostering av lønnskostnader fra rammebevilgningen til det eksterne prosjektet kan foretas gjennom ulik periodisering, enten ved å velge en jevn fordeling over stipendiatens tilsettingsperiode eller ompostere lønnskostnader i løpet av det siste tilsettingsåret. Nedenfor er begge alternativene skissert gjennom et eksempel.

.	År 1	År 2	År 3	År 4	Sum
Ekstern finansiering	500	500	500	.	1500
Lønn	400	400	400	400	1600
Indirekte kostnader	60	60	60	60	240
Driftskostnader	40	40	40	40	160
Sum kostnader	500	500	500	500	2000
Dekning av pliktarbeid	125	125	125	125	500

Alt. 1: Stipendiatens lønn, inkludert pliktarbeid, regnskapsføres på det eksterne prosjektet for hele tilsettingsperioden. Dekning av pliktarbeid godskrives det eksterne prosjektet fra enhetens rammebevilgning jevnt over tilsettingsperioden.

.	År 1	År 2	År 3	År 4	Sum
Ekstern finansiering	500	500	500	.	1500
Lønn	400	400	400	400	1600
Indirekte kostnader	60	60	60	60	240
Driftskostnader	40	40	40	40	160
Sum kostnader	500	500	500	500	2000
Dekning av pliktarbeid	.	.	.	500	500

Alt. 2: Stipendiatens lønn, inkludert pliktarbeid, regnskapsføres på det eksterne prosjektet for hele tilsettingsperioden. Dekning av pliktarbeid godskrives det eksterne prosjektet fra enhetens rammebevilgning det siste året.

Økonomiavdelingen anbefaler å benytte løsningen skissert i alternativ 1 da dette regnskapsmessig vil gi et mest mulig korrekt bilde mht når pliktarbeidet blir utført av stipendiaten. Denne løsningen vil også gi et mer regnskapsmessig riktig bilde av ressursbruken til enhver tid, både på prosjektet og for enheten hvor stipendiaten tilhører.