1. Bakgrunn
De senere årene har man sett en utvikling av at universiteter og høgskoler i større grad må gå inn med egenfinansiering for å få tilslag til og fullfinansiere eksterne bidragsprosjekter. Dette gjelder spesielt prosjekter med finansiering fra Norges forskningsråd og EU. I den nye økonomiinstruksen fastsatt av rektor gjeldende fra 01.03.2006 stilles følgende krav til prosjektregnskapene for eksternfinansierte prosjekter:

• ”Prosjektregnskapet skal vise alle direkte og indirekte kostnader som medgår til å fullføre prosjektet, inkludert lønnskostnader som ikke belastes prosjektregnskapet ved utbetaling.
• Prosjektregnskapet skal på inntektssiden vise inntekter fra eksterne finansieringskilder og eventuell egenandel og annen egeninnsats.”

Dette betyr at egeninnsats som er en integrert del av prosjektgjennomføringen i prinsippet skal regnskapsføres. Veiledning av doktorgradskandidater med ekstern finansiering betraktes i denne sammenheng generelt ikke som egeninnsats på det eksternfinansierte prosjektet og kreves derfor ikke regnskapsført med mindre den etter avtale skal dekkes av den eksterne finansieringen.

2. Ulike former for regnskapsføring av egeninnsats
Nedenfor beskrives ulike former for bruk av egeninnsats ved eksternfinansierte prosjekter og hvordan dette skal håndteres regnskapsmessig.

A. Egeninnsats bestående kun som egenandel av indirekte kostnader

Den vanligste formen for egeninnsats er egenandel av indirekte kostnader. Denne type egeninnsats er automatisert gjennom en egen månedlig rutine i prosjektregnskapssystemet Maconomy og blir regnskapsført på følgende måte:

DB/CR	Konto	Kontobeskrivelse
DB	9113	Indirekte kostnader Maconomy, belastning	Belastes eksternfinansiert prosjekt
CR	9053	Egenandel indirekte kostnader Maconomy, godskrevet prosjekt	Godskrives eksternfinansiert prosjekt
CR	9013	Indirekte kostnader Maconomy, godskrevet	Godskrives enhetens 69-prosjekt
DB	9153	Egenandel indirekte kostnader Maconomy, belastning	Belastes enhetens 69-prosjekt

Indirekte kostnader og egenandel beregnes på grunnlag av regnskapsførte lønnskostnader (lønn og sosiale kostnader), og vi minner i denne sammenheng om mulighetene for belastning av arbeidsinnsats på prosjektene:

1. Ved timeføring i Maconomy med belastning på konto 9501 på prosjektet og motpostering på konto 9401 på enhetens 69-prosjekt.
2. Ved direkte lønn som belastes prosjektet ved utbetaling.
3. Ved hovedbokspostering (omposteringsbilag) i Oracle ved bruk av konto 9121 som belastes prosjektet med motpostering på konto 9021.
4. Ved hovedbokspostering (omposteringsbilag) i Oracle ved bruk av konto 9122 som belastes prosjektet med motpostering på konto 9022.

Med alternativ 1), 2) og 3) vil prosjektene i tillegg bli belastet med dekningsbidrag som her benyttes om nettobelastningen av differansen mellom bokførte indirekte kostnader på konto 9113 og egenandel indirekte kostnader på konto 9153. Ved bruk av konto 9121 skal sosiale kostnader være inkludert i de timepriser eller andre satser som benyttes ved omposteringen.

Konto 9122 og 9022 er primært opprettet for regnskapsføring av laboratoriebruk og lignende, men kan også benyttes for arbeidsinnsats. I så fall skal både sosiale kostnader og indirekte kostnader være inkludert i de timepriser eller andre satser som benyttes for disse kontoene.

Konto 5899 (ompostering av lønn) skal ikke benyttes for ompostering av lønnskostnader som er postert korrekt, men som skal dekkes av et prosjekt. Konto 5899 benyttes ved ompostering som skyldes at lønn er blitt postert feil, eksempelvis ved at en ansatt overføres til et annet kostnadssted og meldingen om dette ikke kommer inn tidsnok til at lønnen kan posteres riktig ved utbetaling.

B. Egeninnsats som avtalt del av totalbudsjettet
Ved dette alternativet er egeninnsatsen spesifisert som en andel av totalbudsjettet for å fullfinansiere prosjektet, enten som et kronebeløp eller en prosentandel. Egeninnsatsen knyttes i dette tilfellet ikke til bestemte kostnader. Samlede kostnader kan dermed regnskapsføres uten å ta hensyn til at en andel skal dekkes som egeninnsats. Iht NTNUs kontoplan skilles det mellom følgende typer egeninnsats:

• 9051/9151 - Lokal egeninnsats fra fakultet/institutt
• 9056/9156 - Sentral egeninnsats

Eventuell egenandel av indirekte kostnader bør i dette tilfelle inngå som del av egeninnsatsen. Samlet egeninnsats kan dermed regnskapsføres på to måter:

1. En andel regnskapsføres som egenandel indirekte kostnader mens resten dekkes ved ompostering med konto 9051/9056 og 9151/9156.
2. Prosjektet settes opp med 0 i egenandel indirekte kostnader og hele egeninnsatsen dekkes ved ompostering med konto 9051/9056 og 9151/9156.

Omposteringene med konto 9051/9056 og 9151/9156 bør skje periodevis slik at prosjektregnskapet gir et best mulig bilde av prosjektets økonomiske status.

Alternativ 1 kan være fordelaktig hvis godskrevne indirekte kostnader skal benyttes til dekning av egeninnsats ettersom egeninnsatsen i form av egenandel indirekte kostnader dekkes fra samme 69-nummer som det indirekte kostnader godskrives. Alternativ 2 gir den enkleste totaloversikten over egeninnsatsen i prosjektregnskapet.

C. Egeninnsats knyttet til bestemte ytelser i et eksternfinansiert prosjekt
Ved dette alternativet skal bestemte ytelser til prosjektet dekkes som egeninnsats i tilegg til eventuell egenandel av indirekte kostnader. Dette kan eksempelvis være deler av arbeidsinnsatsen, bruk av laboratorier osv. I slike tilfeller er det behov for å synliggjøre denne egeninnsatsen spesifikt i prosjektregnskapet.

Den anbefalte løsningen er å benytte egne delprosjekter for den spesielle egeninnsatsen. Dette gir en enkel oversikt over egeninnsatsen og behovet for postering av dekningen, samtidig som det gir oversikt over samlede kostnader og eksterne og interne inntekter for både hoved- og delprosjekt.