HMS-håndboka ØKS

Innhold:

1. Innledning

2. Organisering 

3. Instanser/ organer som ivaretar HMS- arbeidet i enheten 

4. Mål og strategier

5. Oversikt over lover, forskrifter og krav som omfattes av HMS-forskriften 

6. HMS-arbeid i enheten 

7. Systemrevisjon i enheten

8. Rutiner 

1. INNLEDNING

I HMS-håndbokens generelle del kap. 1 er formålet, ledelsens og de tilsattes ansvar vedrørende HMS-arbeidet beskrevet. For den enkelte enhet (avdelingene, sentrene eller den sentrale administrasjonen) gjelder de samme prinsipper.

1.1. Ledelsens ansvar for HMS-arbeidet

Det overordnede ansvaret for HMS-arbeidet i enheten ligger hos administrativ leder som skal:

• sette sikkerhets-, helse- og miljømål for virksomheten på samme måte som for andre driftsområder med resultatforventning.
• sette sikkerhetskrav til produkter som tilvirkes, importeres eller omsettes
• sørge for en løpende vurdering av virksomhetens rutiner og produkter i lys av ny kunnskap
• sørge for at det utarbeides strategier og konkrete framdriftsplaner for å nå virksomhetens mål
• sørge for god informasjon til alle ansatte om mål, strategier og planer
• pålegge alle sine underordnede ledere et ansvar for helse, miljø og sikkerhet, på samme måte som for alle andre driftsområder.

Studielederne har HMS-ansvar ved sine enheter.

1.2. De tilsattes ansvar for HMS-arbeidet

Se HMS-bokens generelle del, kap.1.

1.3. Opplæring av de tilsatte i HMS-arbeid i enheten/ Informasjon til de tilsatte

Avdeling ØKS vil, så langt det er praktisk mulig, sørge for at personale som har konkrete funksjoner i HMS-sammenheng, får den nødvendige opplæring. Avdelingen antar at det også er aktuelt for Høgskolen i Oslo å sørge for interne opplegg for slik opplæring i framtida. Personale som blir direkte involvert i HMS-arbeid (ledere, verneombud, medlemmer av lokalt AMU, HMS-kontakter og etasjeansvarlige for brannsikkerhet) vil være aktuelle for ulike opplæringstilbud.

Overfor den enkelte ansatte vil avdelingen gi informasjon og søke å etablere engasjement hos alle ansatte i forbindelse med opplegget for de årlige rutiner slik de er organisert i tilknytning til årskalenderen for HMS-arbeidet. Dette vil gjelde for eksempel i arbeidet i lokalt AMU, i opplegget for HMS-samtalene, og for arbeidet med tiltaksplan/rapportering og gjennom vernerunder.

I tillegg til et lokalt AMU har avdelingen etablert et system med HMS-kontakter - en for hver utdanning/enhet, og søker å få HMS-spørsmål til å bli et fast punkt ved lærermøter og fellesmøter i administrasjonen. Slike møter holdes jevnlig gjennom hele året. Avdelingen bruker medarbeidersamtaler systematisk en gang pr. år.

Nyansatte ved avdelingen får nødvendig informasjon i en introduksjonsperm som blir delt ut ved tiltredelse.

Ellers vil en sørge for jevnlig informasjon overfor de ansatte ved å viderebefordre møtereferater og annet informasjonsmateriell fra Arbeidsmiljøutvalget, systemrevisjoner og annen HMS-virksomhet fra sentralt hold i HiO.

2. ORGANISERING AV ENHETEN

2.1. Beskrivelse av enheten

Antall ansatte pr. 16.02.05 er: 119 personer, hvorav

• 55 kvinner heltid
• 46 menn heltid
• 11 kvinner deltid
• 7 menn deltid

Fordeling på utdanninger/enheter:

• Offentlig styring: 14 ansatte
• Sosionomutdanningen: 21 ansatte
• Barnevernspedagogutdanningen: 18 ansatte
• Økonomiutdanningen: 15 ansatte
• Sosialforsk: 18 ansatte
• Master/hovedfag i sosialt arbeid: 6 ansatte
• Administrasjonen: 28 ansatte

Det samlede HMS-ansvaret ligger hos avdelingsdirektør Marja Lundell.

HMS-saksbehandler er Tore Vogt.

3. INSTANSER/ORGANER SOM IVARETAR HMS-ARBEIDET I ENHETEN

3.1. Generelt om verneombud og verneområder

Verneombudets oppgaver er beskrevet i arbeidsmiljølovens (AML) § 26.

HMS-håndboken del 2. punkt 2.5.2. gir en nærmere beskrivelse av verneombud/hovedverneombud og verneomåder generelt. For Avdeling ØKS gjelder de samme prinsipper.

3.2. Verneombud og verneområder i enheten

For å sikre et HMS-arbeid med bred deltakelse og lokal forankring, er enheten inndelt i flg. verneområder:

3.3. HMS-kontakt

Rådgiver Tore Vogt

3.4. Lokalt AMU

Avdeling ØKS har etablert lokalt Arbeidsmiljøutvalg. Følgende er oppnevnt som medlemmer av det lokale AMU:

Fra arbeidsgiversiden:

Rådgiver Ken Henry Hyttemoen vara: kontorsjef Eva Ingri Groth

avdelingsdirektør Marja Lundell vara: Knut Sverre Røang

Fra arbeidstakersiden:

hovedverneombud Per Arne Olsen, vara: Drew Rodgers

verneombud: Lise Strøm vara: Kari F. Johansen

3.5. Etasjeansvarlige for brannsikkerhet i P56

Bygg Z, 0. etasje: Lene Skinstad vara: Tore Vogt

Bygg X , 1. etasje: Bente Koppen eller den som betjener sentralbordet

Servicesenter bygg y: Alisher Artykov eller den som betjener senteret.

Bygg Y, 2. etasje: Tore Vogt vara: Baki Vurucu

Bygg Y, 3. etasje: Bjørn Einarsen vara: Fred Strønen

Bygg X, 4. etasje: Michael Seltzer vara: Ramona Bernard

Bygg Y, 4. etasje: Asbjørn Johannessen vara: Irene Levin

Bygg Z, 4. etasje: Mons Oppedal vara: Harald Koht

4. MÅL OG STATEGIER

4.1. Mål og strategier generelt

Generell mål er beskrevet i I. Generell del, kap.1. Disse mål og strategier gjelder også for Avdeling ØKS.

4.2. Spesielle mål og strategier for enheten

Spesielle mål og strategier for Avdeling ØKS antas normalt å ville være situasjonsbetingede. I så måte er det spesielt aktuelt å fokusere på

Oppfølging av arbeidsmiljøundersøkelsen:

1. Igangsette tiltak som kan være stress/slitasje-forebyggende.

• Opprette en lokal service-funksjon for AVog IT-utstyr
• Ha oppgradert utstyr og bruksanvisninger på alle undervisningsrom. Obligatorisk kursing
• Bedre samarbeidet mellom faglige tilsatte og administrasjon om tidsfrister
• Omorganisering av ekspedisjon og sentralbordfunksjon ved flytting

Forbedre samarbeidet/dialogen mellom administrasjon og faglige tilsatte

• Studiekonsulenter og direktør bør delta på utdanningenes personalmøter  med jevne mellomrom
• Utarbeide klare retningslinjer for arbeidsfordeling mellom administrasjon og faglig ansatte

Forbedre det psykososiale arbeidsmiljøet ved avdelingen gjennom:

• Personalseminar
• Ha fokus på psykososialt arbeidsmiljø i medarbeidersamtaler

Øvrige mål

• Forebyggende rusmiddelarbeid og oppfølging av rutiner (se handlingsplaner) på avdelingen for AKAN-arbeid
• Oppfølging av sykefravær i henhold til IA-avtalen. Registrere årsakene til langtidsfravær
• Styrke studieleders rolle i arbeidsmiljøarbeidet. 

5. OVERSIKT OVER LOVER, FORSKRIFTER OG KRAV SOM OMFATTES AV HMS-FORSKRIFTEN

5.1 Generelle krav

Generelle krav til HMS-arbeidet er beskrevet i I Generell del, kap. 6. For HMS-arbeidet i Avdeling ØKS gjelder de samme krav.

Avdelingen har for tiden ingen spesielle forhold som må vektlegges særskilt for å sikre helse, miljø og sikkerhet for de tilsatte i enheten.

5.2. Lover, forskrifter og krav spesielt for enheten

Høgskolen i Oslo har en rekke instrukser og prosedyrer som gjelder ulike sider av driften. En del av disse regulerer forhold som også går inn under begrepet helse, miljø og sikkerhet. For Avdeling ØKS er det for tiden ingen instrukser/prosedyrer som krever spesiell oppmerksomhet. Avdelingen har likevel noen få lokale instrukser/prosedyrer som er etablert for å ivareta sider av HMS-arbeidet.

5.3 Saksgangen i HMS-saker

5.3.1 Generell saksgang iHMS-saker

Saksgangen er beskrevet i I. Generell del kap 5. punkt 5.6. For HMS-arbeidet i Avdeling ØKS gjelder de samme prinsipper vedrørende saksgangen.

5.3.2. Saksgangen i HMS-saker på enehetsnivå

Denne følger samme prinsipper som saksgang i HMS-saker generelt.

5.4. Dokumentasjonen

Denne er beskrevet i I. Generell del 5. punkt 5.4. For Avdeling ØKS gjelder de samme prinsipper for HMS-dokumentasjon og grunnlagsdokumentasjon.

Avdeling ØKS rapporterer fravær på foreskreven måte hvert kvartal til den sentrale registreringen som finner sted i HiO.

Langvarige sykefravær følges opp i samsvar med det opplegg som HiO sentralt har lagt for slik oppfølging.

Skader, ulykker eller potensielle ulykkessituasjoner vil bli fulgt opp med rapportering og oppfølging på foreskreven måte dersom slike skulle forekomme.

6. HMS-arbeidet i enheten

Se I Generell del kap. 3. For Avdeling ØKS gjelder de samme prinsipper.

7. SYSTEMREVISJON I ENHETEN

7.1 Systemrevisjon generelt

Systemrevisjon generelt er beskrevet i I Generell del 3, punkt 3.6. De samme prinsipper for systemrevisjon gjelder for Avdeling ØKS.

7.2 Systemrevisjon i enheten

Systemrevisjon er gjennomført fra HiO sentralt, siste gang i februar 2005.

8. RUTINER

8.1.1. Høgskolens sentrale rutiner

Er omtalt i kap 4 i Høgskolens HMS-bok

8.1.2. Gjennomføring av introduksjonsprogram for nytilsatte i enheten

(Her gis en oversikt over ansvarlig for programmet og hvorledes det gjennomføres.)

1. Introduksjon lokalt på Avdeling ØKS.
2. Nytilsatte får utdelt en introduksjonsperm med den mest aktuelle informasjonen om avdelingen. Her inngår også informasjon om HMS.

8.2 Prosedyrer i forbindelse med sykefravær/ langtidssykefravær generelt

Avdelingen har egne rutiner for oppfølging av sykefravær

8.3 Rutine for behandling av spesialavfall

8.3.1. Generelt

Se Høgskolens plan for behandling av spesialavfall

8.3.2. Rutine for behandling av spesialavfall ved Avdeling ØKS

Avdelingen har egen rutine for spesialavfall

8.4 Psykososial handlingsplan

Avdeling ØKS har etablert egen psykososial handlingsplan.

8.5. Sikkerhet

Avdeling ØKS har etablerte ordninger for sikkerhet mot brann og mot uvedkommendes adgang til lokalene.

8.6 Strategi for informasjon til tilsatte om HMS og for å sørge for aktiv deltakelse fra de ansatte i HMS-sammenheng

Avdeling ØKS har utarbeidet strategi for informasjon og aktiv deltakelse i HMS-sammenheng.

8.7 Medarbeidersamtaler

Avdeling ØKS gjennomfører medarbeidersamtaler systematisk en gang pr. år.

• Dekan har medarbeidersamtale med studielederne.
• Studieleder har medarbeidersamtale med de faglig tilsatte på utdanningen.
• Administrativ leder har medarbeidersamtale med kontorsjefene for henholdsvis økonomi/personal/drift og for studieadministrasjon. Kontorsjef har medarbeidersamtale med de administrativt tilsatte innen sin del av administrasjonen.

8.8 Helsekontroller

Avdeling ØKS følger opp helsekontrollopplegget som er etablert mellom HiO sentralt og Hjelp 24.

8.9 Rutine for evakuering av funksjonshemmete og sansehemmete ved brannalarm

Avdelingen har egen rutine for evakuering av funksjons- og sansehemmete ved brannalarm

8.10 Rutine for håndtering av rusproblemer

Avdelingen har egne rutiner for håndtering av rusproblemer