Veiledning til fraktrefusjonsskjema – 2006 og 2007

Fullstendig utfylt fraktrefusjonsskjema sendes til fraktrefusjon@legemiddelverket.no

Krav ved utfylling av skjema

• Innsendelse av refusjonskrav skal skje på Excel-skjema, sendt som vedlegg til e-post. Skjemaet lastes ned fra lenken ovenfor, fylles ut og lagres deretter på egen datamaskin. Etter fullstendig utfylling og lagring oversendes skjemaet elektronisk til e-postadressen ovenfor. Hvis dette ikke er mulig kan skjema unntaksvis fakses til nummer 22 89 77 99 evt. sendes som post til:
  
  Statens legemiddelverk
  Fraktrefusjonsordningen
  Sven Oftedalsvei 8
  0950 OSLO
  
• Oppgaven fylles ut og sendes inn for hver enkelt måned.
  Alle rader i tabellen skal fylles ut fortløpende gjennom året, slik at akkumulerte tallstørrelser fremgår av skjemaet utover i regnskapsåret.
  
• Fullstendig utfylt fraktrefusjonsskjema innebærer at alle aktuelle felter i skjemaet er fylt ut, dvs. alle rader og kolonner i tabellen og alle felt utenfor tabellen, merket (*). Fyll ut felt i tabellen med tallet 0 dersom antall pakker eller beløp er null. Det skal bare fylles ut antall pakker og delbeløp for henholdsvis post porto, andre fraktutgifter og godtgjørelse til kommisjonær. Resten av kolonnene summeres av seg selv under utfylling.
  
• Krav mottatt innen den 15. i påfølgende måned, vil normalt bli utbetalt innen månedens utløp. Krav mottatt senere kan ikke påregnes refundert før i måneden deretter. Små krav kan sendes inn kvartalsvis eller for hele året.
  
• Bruk korrekt skjema, med riktig prosentvis dekning, henholdsvis skjema ”ordinær” for 50% dekning og skjema ”unntak” ved 100% dekning for unntakene § 4, § 38 og cystisk fibrose.
  
• Sjekk også for hver innsending om felt utenfor tabellen, slik som kontonummer, er korrekt eller om opplysninger må rettes opp. Ved endring av kontonummer skal det sendes melding til fraktrefusjon@legemiddelverket.no. Ved feil rapportering av antall pakker eller beløp i tabellen må korrigert skjema sendes inn (merket ”korrigert skjema”).
  
• Dersom apoteket skifter eier i løpet av regnskapsåret, skal avviklende apotekkonsesjonær sende inn fullstendig utfylt fraktrefusjonsskjema for egen driftsperiode med revisorattestasjon, senest 3 mnd etter avslutning av egen virksomhet. Ny eier tar i bruk nytt fraktrefusjonsskjema med nytt AK-ID nummer etc.
  
• Det skal ikke være MVA på fraktutgiftene, kun nettobeløpet skal føres opp.

Krav ved revisorattestasjon

• Feltene nederst til venstre i skjemaet skal fylles ut i forbindelse med revisorattestasjon ved regnskapsårets slutt. Papirutskrift med revisorattestasjon sendes inn til Statens legemiddelverk innen 1. februar påfølgende regnskapsår. Skjemaet må være fullstendig utfylt for alle driftsmåneder i regnskapsåret og skriftlig revisorattestasjon må foreligge før videre utbetaling av fraktrefusjonskrav kan påregnes fra Statens legemiddelverk. Apoteker bes nøye påse at det er samsvar mellom tidligere innsendte refusjonskrav og den årlige totalsum for fraktrefusjon som fremgår i årsoppgaven. Revisor bes påpeke avvik og skal på samme skjema bekrefte dato for siste rutinekontroll.

Annet

• Alle beløp skal avrundes til nærmeste 10-krone.
  
• Ved forsendelse av samlepakke, er det antall individuelt adresserte pakker i samlepakken som skal medtas i kolonnene ”Antall pakker”. I første kolonne ”Antall pakker” føres antall postpakker, i andre kolonne med samme betegnelse føres antall andre enkeltpakker tilknyttet andre fraktutgifter og i tredje kolonne føres antall individuelle pakker til kommisjonær.
  
• Bruk e-postadressen fraktrefusjon@legemiddelverket.no ved korrespondanse med Statens legemiddelverk om fraktrefusjon, ikke personlige e-postadresser og ikke andre adresser.