Nyttige tips

Før du bestiller en vare eller tjeneste i NTNU sitt navn vær sikker på at du har fullmakt til å bestille og at det er budsjettmessig dekning for anskaffelsen! Dette kan du avklare med administrativ leder på ditt fakultet/institutt eller avdeling. Du finner også en informativ artikkel som kom på trykk i fagtidsskriftet Forsyning (nr. 6 -2000) og som heter "NTNU - fra innkjøp til forsyning". Artikkelen er skrevet av MA-sjef (Innkjøpssjef), klikk her

Kjøp inntil kr. 200.000,- eks. mva. skal skje lokalt ved den enkelte enhet. Ved kjøp over 200.000,- skal Innkjøpsseksjonen benyttes. Dette gjelder for Enkeltkjøp. Kjøp innenfor områder der vi har rammeavtaler kan skje fortløpende og uten at Innkjøpsseksjonen bistår med bestilling. Bestillinger skal fortrinnsvis gjøres ved hjelp av E-handelssystemet / Markedsplassen (klikk her for å se tilgjengelige leverandører via innkjøpssystemet) eller i regelen være skriftlig ved brev, telefax eller e-post.

Innkjøpsseksjonen har utarbeidet følgende bestillingsskjema som kan benyttes:

• Norsk ensidig
• Norsk tosidig
• Engelsk ensidig
• Engelsk tosidig

Be om en bekreftelse på at bestillingen er mottatt fra leverandøren, spesielt ved bruk av e-post. Kontroller at leverandøren ikke har endret på pris, mengde eller andre avtalte vilkår.

Hvis bestillingen er utenom våre rammeavtaler legg ved NTNU's generelle innkjøpsbestemmelser, norsk evt. engelsk.

Leveringsbetingelser og betalingsbetingelser er minimum avtalevilkår som må avklares før bestilling.

Ved bestilling fra våre avtaleleverandører er betingelser fastlagt i kontrakt. Ved bestilling av andre varer/tjenester der det ikke er etablert rammeavtale er det viktig å bestemme hvilken kontraktstype som skal anvendes. Unngå leverandørenes standardkontrakter da disse ofte er ensidig til fordel for leverandøren!

Spesielt ved større anskaffelser er forarbeid og innkjøpsplanlegging viktig. Les vår sjekkliste ved innkjøp av vitenskapelig og annet teknisk utstyr, - men les den i god tid forut for anskaffelsen! Kjøp av konsulenttjenester er beskrevet i egen liste.

Ved behov: Les finansiering og eiendomsrett og momsbehandling ved delt finansiering.

Innkjøpsseksjonens målsetting er at NTNU skal oppfattes som en seriøs kunde som velger leverandører etter forutsigbare prosedyrer og på ikke-diskriminerende grunnlag. Dette stiller krav til alle om objektivitet og etikk når vi kjøper inn på vegne av NTNU. (les mer om etikk i Supplement til delinstruks).