Sjekkliste - Kjøp av konsulenttjenester

Generelle forutsetninger. For kjøp av tjenester gjelder tilsvarende regler som for varekjøp, dvs. at anskaffelsen skal skje på den for statens gunstigste måte, valg av leverandør skal skje på objektivt grunnlag etter konkurranse der alle tilbydere har blitt likt behandlet.

Problemområder. Typisk er undervurdering av oppgaven, forutsetninger som endrer seg underveis og uklar målsetting for arbeidet. Fallgrubene vil være der selv om du følger punktene nedenfor, men kanskje du styrer unna de mest opplagte!

• Oppdragsbeskrivelse. Omfang og resultat av konsulentarbeidet må defineres, dvs. hvilket "produkt" skal avtalen gi oss. Dess bedre oppdragsgiver kan beskrive oppdraget og produktet, dess mer forpliktende vil tilbud fra konsulenten være. Når du definerer oppgaven, utarbeid også utvalgskriterier og følg disse ved valg av tjenesteyter.
• Organisering av arbeidet og bemanning. Styringsgruppe og arbeidsgruppe bør navngis, ansvar og fullmakter beskrives. Et evnt. skifte av personell hos konsulentfirma må godkjennes mht. kompetansenivå.
• Arbeidsrutiner. Rutiner for korrespondanse og henvendelser må bestemmes.
• Fremdrift. Det må utarbeides fremdriftsplaner/tempoplan. Her inngår hvem som har ansvar for hva og innenfor hvilke frister.
• Pris avtales som fast på grunnlag av estimert omfang av oppdraget. I tillegg til timepris for ulike personellkategorier kan det komme materiell eller tjenester som konsulenten kjøper inn.
• Betaling. For oppdrag av lengere varighet, avtal periodisk avregning og krev at timelister skal følge regningen. Medgått tid betales etterskuddsvis, - ikke forskuddsbetaling.
• Rett til arbeidsresultat. Avtalen må definere hvem som skal ha rettigheter, dvs. eiendoms- og bruksrett til resultatet. Det blir en vurdering fra sak til sak om oppdragsgiver skal forbeholde seg eiendomsretten. Ved tilvirking av dataprogram bør det alltid avtalefestes tilgang til kildekode.
• Taushetsplikt. En forutsetter at alt personell hos de involverte parter har taushetsplikt.
• Oppsigelsesklausul. Oppdragsgiver skal ha ensidig rett til å si opp avtalen på ethvert tidspunkt. Minimum oppsigelsestid må være avtalefestet. Kostnader/påløpte timer betales frem til oppsigelsestidspunkt. Konsulenten kan kun si opp avtalen dersom vi ikke overholder kontraktsbestemmelser, dvs. ved mislighold.
• Endringer skal godkjennes av en ansvarlig person, utnevnt av styringsgruppen. Alle endringer i avtalen må dokumenteres skriftlig og legges ved avtalen som endringsbilag.
• Tilleggsarbeid unngås eller begrenses til et minimum. Tilleggsarbeid som ikke er forhåndsgodkjent av utpekt ansvarlig person, honoreres ikke.
• Tvister. Avtalen må definere hvordan tvister skal løses. Lovvalg skal være norsk rett.