Konferanser er regnet som en effektiv form for kommunikasjon. Arrangørene kan oppnå en umiddelbar dialog med og respons fra deltakerne.

Både store og mindre store konferanser ved NTNU arrangeres ved hjelp av NTNU Videre.

De har et profesjonelt apparat til håndtering av alt fra til produksjon og utsendelse av invitasjoner, til hotellbestillinger og regnskap. Bare den som har vært med å gjennomføre slike arrangement vet hvor mange "usynlige" detaljer som må vies oppmerksomhet.

Sjekkliste for egne, små arrangementer
Skal du lage et eget, mindre arrangement, kan følgende sjekkliste være til hjelp:

• Lage liste over de som skal og bør inviteres, både foredragsholdere og deltakere.
• Reservere møterom, med god tilgang til vrimleareal i nærheten.
• Sjekke med foredragsholdere om hva de ønsker av audiovisuelle hjelpemidler og deretter med de tekniske ansvarlige for de aktuelle møterommene.
• Produsere invitasjon/program med påmelding.
• Motta påmeldinger og innbetalinger, registrering og sende bekreftelse til deltakerne.
• Bestille servering og eventuelle sosiale arrangementer.
• Produsere deltakermerker/navneskilt.
• Lage program og deltakerliste.
• Samle papirer som program, deltakerliste, ev. foredragsmanus og lignende i konferansemappe (med en blokk og skrivesaker) til utdeling ved registrering/ankomst.
• Lage bordskilt for ev. paneldeltakere.
• Lage eventuelt en pressemelding og pressemappe.
• Føre oversiktlig regnskap for konferansen.