Pressemelding
Det er naturlig å sende ut en kort pressemelding noen uker før arrangementet. Særlig er dette viktig hvis en ønsker å nå medier med lang produksjonstid, og tilsvarende lang planleggingshorisont. Denne meldingen kan gjerne inneholde hele programmet hvis det er klart.

En eller to dager før arrangementet sendes en påminner (gjerne med hele programmet), og en tar eventuelt en telefonrunde til redaksjonen/vaktsjef for de mest relevante mediene.

Se for øvrig mer om pressemeldinger i kapitlet "Hvordan jobbe opp mot mediene".

Pressemappe
Ved hjelp av en god pressemappe (og ditto på web) kan journalister raskt sette seg inn i temaene og på forhånd planlegge sin dekning. Det er en stor fordel å kunne presentere en rikholdig pressemappe. Utdrag fra de fleste, eller spesielt viktige, foredragsholdere formuleres som pressestoff på maksimum én side.

Pressemappen kan inneholde:

• Pressemeldinger/manus-sammendrag
• Manus til innleder, f.eks. statsråd, statssekretær e.l.
• Program
• Brosjyre om NTNU (hvis NTNU er arrangør)
• Foredragsholdere med navn og adresse, telefon og e-post
• Arrangørenes (komitemedlemmenes) navn og adresse, telefon og e-post
• Deltakerliste
• Blanke ark og penn

Sammendrag
For best mulig grunnlag til mediekontakten bør/må foredragsholderne sende inn sammendrag av sine manus minst 3- 4 uker i forveien! Sjekk samtidig om foredragsholderen aksepterer at sammendraget gis til journalister.

Lag en "forside" til hvert enkelt sammendrag. Det gir oversikt og et positivt og ryddig inntrykk. Forsiden skal inneholde:

1. Arrangør (NTNUs logo, fakultetets/instituttets navn).
2. Navn på konferansen (samt tid og sted).
3. Foredragsholder med tittel og arbeidssted.
4. Tittel på foredrag.

Medieansvarlig lager også i samarbeid med respektive foredragsholder en sides pressestoff/melding. Godkjennes av foredragsholder før inkludering i pressemappen.

Internett
Manuskriptene kan med fordel legges ut på internett den dagen foredragene holdes. Meld fra om webadressen til de interesserte journalistene, for eksempel ved å inkludere den i pressestoffet som sendes ut på forhånd.

Åpningsinnlegget
Ved større konferanser er det ofte et åpningsinnlegg av en statsråd eller en annen VIP. Ring en ukes tid i forveien og hør om muligheten for å få dette manuset i forkant. Det blir et godt grunnlag for å lage pressemelding som sendes ut rett i forkant av konferansen.