Forholdene må legges til rette. Medieansvarlig må ha tillit, kjenne temaet, problemstillingene og i store trekk hva foredragene går ut på og aktivt oppsøke mediene.

Medieansvarlig
Ved større konferanser bør en person ha hovedansvaret for den praktiske mediekontakten, og jobbe tett sammen med lederen av konferansen. (Ved mindre arrangement kan dette dekkes av konferanselederen selv.)

Ta kontakt i god tid
Sentrale medier bør kontaktes i god tid i forveien av medieansvarlig. Ta hensyn til lang produksjonstid for tidsskrifter og ukepresse, og for magasinprogram på radio og tv. Få kontakt med én bestemt journalist i de forskjellige mediene. Vurder nøye om det er aktuelt å gi én journalist noe eksklusivt stoff i forkant av konferansen, men husk at du da kan "miste" andre potensielle medier. Det er stor konkurranse mellom mediene, spesielt om det nyhetsmediene selv oppfatter som "godt stoff".

Fagpressen er viktig
For de fleste rent vitenskapelige konferanser er fagpressen mest relevant når det gjelder å formidle konferansens tema. Fagpressen i Norge er langt større enn hva de fleste er klar over. Fagbladet Motor (medlemsblad for Norsk Automobilforbund) har f.eks. et månedelig opplag på rundt 422.000 eksemplarer (2006). En oversikt over de fleste norske fagblader finner du her.

Journalister inviteres naturlig til å delta på større konferanser hvor temaene er av interesse for både allmennheten og fagpersoner. Journalistene skal ikke betale konferanseavgift, og blir selvsagt invitert til å delta på lunsj osv.