4 Behandling av søknader

4.1 Utvidet søkerliste

Personalseksjonen tar i mot og registrerer søknader. Søknader som blir sendt direkte til avdeling eller kontaktperson, videresendes umiddelbart til Personalseksjonen for registrering. Personalseksjonen skriver utvidet søker­liste som inneholder opplysninger om navn, adresse, alder og fullstendige opplysninger om søkernes utdanning og praksis.

Når utvidet søkerliste er satt opp, sendes den sammen med søknadene til avdeling/enhet for videre behandling.

4.2 Sakkyndig utvalg

Ved tilsetting i undervisnings- og forskerstillinger oppnevner tilsettings­utvalget, etter forslag fra avdeling, sakkyndig utvalg som vurderer søkernes faglige kvalifikasjoner. Midlertidig tilsetting for ett år eller mindre kan unntas fra sakkyndig vurdering. Ved tilsetting i vikariater for inntil ett år, bør det likevel vurderes om det skal foretas sakkyndig vurdering hvis det er sannsynlig at vikariatet kan bli forlenget.

Tilsettingsutvalget kan gjøre vedtak om unntak fra bestemmelsen om sakkyndig vurdering dersom det kun melder seg søkere på høgskolelektor-/høgskolelærernivå, jf. UH-loven § 30 nr. 4.

Se Personalseksjonens administrative rutiner for oppnevning og oppfølging av sakkyndig utvalg. Sammensetning av sakkyndig utvalg er regulert i rund­skriv F-14-95 fra Kirke-, utdannings- og forskningsdepartementet. Vær opp­merksom på at begge kjønn skal være representert, jf. UH-loven § 30 nr. 4.

4.3 Vurdering av søknader

Søknad med CV og vedlegg er den første informasjonen vi får om søkeren. På bakgrunn av papirene skal vi avgjøre om vedkommende er tilstrekkelig interessant til å bli innkalt til intervju. Det kan imidlertid være grunn til å påpeke at søknad med vedlegg som regel gir svært begrenset informasjon om personen bortsett fra det rent formelle - navn, alder, sivilstatus, utdannelse og arbeidserfaring.

Det vil likevel være nødvendig å analysere søknaden godt. Del gjerne søknadene i tre bunker:

1. "Ja-bunken" (kvalifiserte/aktuelle)

2. "Tja-bunken" (mulig kvalifiserte/aktuelle)

3. "Nei-bunken" (ikke kvalifiserte/aktuelle)

Følgende punkter kan brukes som en uprioritert sjekkliste ved utvelgelse. Manglende dekning av ett av kriteriene er nødvendigvis ikke ensbetydende med at søkeren er uinteressant eller ukvalifisert. Vektlegging av de ulike punktene vil være avhengig av hva slags stilling man skal besette:

• Har søkeren tilstrekkelig og relevant utdanning for stillingen?
• Har søkeren "tatt poenget" i annonsen og utformet en søknad som er relevant i forhold til stillingsspesifikasjonen og arbeidsfeltet?
• Hvilke arbeidsoppgaver og ansvarsforhold har vedkommende hatt, og i hvor stor grad samsvarer disse med kravene til stillingen?
• Bærer søknad og CV preg av en målbevisst person som vet hva hun/han vil?
• Er søknaden ordentlig utformet, oversiktlig skrevet, eller bærer den preg av å være "slengt inn" i all hast?
• Er søkeren ustabil i sine arbeidsforhold - har skiftet jobb ofte?
• Vurder attester og vitnemål.

Vitnemål kan inneholde både gode og dårlige karakterer. Ved vurdering av disse, bør det ses litt på utdanningssituasjonen - jobbet f. eks. vedkommende parallelt med skolegang, eller var det andre forhold som kan ha virket inn på prestasjonene? Vitnemål av eldre dato behøver ikke å si noe om vedkom­men­des kunnskaper og innsatsvilje i dag. Dessuten gir ikke bestandig utdannings­resultater/karakterer svar på hvordan vedkommende vil lykkes i arbeidslivet.

Det vi kan lese ut av attester er ofte begrenset. Det er høyst ulik praksis når det gjelder attestenes innhold og omfang - fra sluttattester som bare inneholder stillingsbetegnelse og hvor lenge vedkommende har vært tilsatt, til mer blomstrende beskrivelser av arbeidsoppgaver og kvalifikasjoner. Attestskrivere bruker også ordene forskjellig og legger ulike kriterier til grunn for sin vurdering av medarbeideren.

4.4 Utvelgelse til intervju

Intervjuet vil være det beste redskapet for å vurdere søkerne. Det er derfor viktig at det gjøres et grundig arbeid ved utvelgelse til intervju. Vurderingen skal utelukkende skje ut fra de krav som er satt til stillingen.

Ved tilsetting i undervisnings- og forskerstillinger vil uttalelse fra sakkyndig utvalg være styrende for hvem som kalles inn til intervju.

Som ett av tiltakene i Regjeringens handlingsplan mot rasisme og diskrim­inering 2002 - 2006 er det et pålegg om at statlige virksomheter, for hver stilling de lyser ut, innkaller minst én søker med innvandrerbakgrunn til intervju, forutsatt at kvalifikasjonene for stillingen er oppfylt. Dersom det er søkere med innvandrerbakgrunn som ikke er innkalt til intervju/ innstilt til stillingen, skal dette forklares i innstillingen. Tiltaket er et prøveprosjekt for perioden 1. september 2002 - 31. september 2004.

Hvis det blant kvalifiserte søkere er noen som oppgir å være funksjons­hemmet/­yrkeshemmet, skal minst én slik søker innkalles til intervju. Slik søker kan tilsettes selv om det finnes bedre kvalifiserte søkere til stillingen. Se forskrift til tjenestemannsloven § 9.

Utvelgelse av intervjukandidater skal begrunnes i innstillingen.