6 Innstillingsdokument

Tilsetting foretas på bakgrunn av et skriftlig saksdokument - en innstilling. Det vanlige er at nærmeste overordnede har innstillingsmyndighet og ansvar for at saksframlegget blir oversendt Personalseksjonen minst én uke før tilsettingsmøtet. Også for tilsettinger som går til styret, sendes saken til Personalseksjonen minst to uker før styremøtet.

Tilsettingssaker skal være så godt opplyst som mulig før vedtak treffes, jf. forvaltningsloven §17. Det innebærer at alle opplysninger som har betydning for saken skal være med i dokumentet, dvs. alle momenter som har hatt betydning for vurdering og rangering av kandidatene. Konklusjonene skal være logiske og etterprøvbare.

6.1 Om stillingen

Innledning

Av overskriften skal det komme fram hvilken type stilling det gjelder, hvor den organisatorisk er plassert (avdeling, seksjon, etc.) og utlysingens referansenummer.

Presenter bakgrunnen for tilsettingssaken - om det er en nyopprettet stilling, om den er blitt ledig pga. fratreden, om det er et vikariat og eventuelt for hvem, eller om det er en midlertidig tilsetting og eventuelt bakgrunnen for midlertidigheten. Disse forholdene kan det gis opplysninger om enten i innstillingsdokumentet eller i et oversendelsesnotat når innstillingen sendes Personalseksjonen.

Beskriv når og på hvilken måte/i hvilke medier stillingen ble utlyst. Ta med søknadsfristen og gi opplysning om antall søkere.

Når søkere til undervisnings- og forskerstillinger har vært vurdert av sakkyndig utvalg, gis det opplysninger i dokumentet om utvalgets rangering.

Stillingsspesifikasjon og kvalifikasjonskrav

Beskriv arbeids- og ansvarsområdet for stillingen, faglig virkefelt og hovedutfordringer. Hold deg til beskrivelsen i utlysingsteksten! For lederstillinger noteres gjerne antall underordnede.

Beskriv kvalifikasjonskravene slik de er utformet i utlysingen, gjerne som et sammendrag av den teksten som er brukt. Ta også med kravene til personlige egenskaper og skikkethet.

6.2 Om intervjuet

List opp hvilke søkere som har vært til intervju, helst med både søkernummer og navn, og begrunn utvalget. Dersom det er kvalifiserte søkere med innvandrerbakgrunn som ikke er innkalt til intervju skal dette forklares i innstillingen. Det må også begrunnes hvorfor tilsynelatende aktuelle kandidater ut fra utvidet søkerliste ikke er innkalt til intervju. Ellers kan man risikere at tilsettingsorganet returnerer saken.

Gi en orientering om hvem som deltok under intervjuet ? navn, stillingsbetegnelse, evt. også stedfortreder for ? Dersom tjenestemannsrepresentant ikke deltok, må det redegjøres for dette.

Gi eventuelt en kort skisse over intervjuets hovedpunkter.

6.3 Omtale og vurdering

Alle søkere som er intervjuet skal omtales. Grundigheten i presentasjonen er imidlertid i noen grad avhengig av om vedkommende er aktuell å innstille, og om det er kommet fram spesielle forhold som bør omtales. Det er viktig at fremstillingen er strukturert, at ikke beskrivelser og vurderinger blandes sammen og at vurderingene forankres i opplysninger som har kommet fram og ikke framstår som subjektiv "synsing".

Omtalen bør inneholde:

• Søkernummer, navn og alder
• Kort sammenfatning av formell kompetanse slik den er dokumentert i søknaden med vedlegg
• Kort sammenfatning av arbeidserfaring slik den er dokumentert i søknaden med vedlegg
• Beskrivelse av inntrykk fra intervjuet og omtale av en eventuell prøveforelesning
• Referat fra referanseinnhentingen. Referansens relasjon til søkeren må framkomme. Innstillende leder kan være en av referansene for søker fra egen enhet.
• Vurdering av søkerens kvalifikasjoner og egnethet - faglig og personlig
• Konklusjon om søkeren kan innstilles eller ikke.

Etter beskrivelse og vurdering av hver enkelt kandidat, foretas det til slutt en sammenlikning av de kandidater det er aktuelt å innstille. Den samlede vurderingen skal være en saklig begrunnelse og argumentasjon for innstillingsrekkefølgen.

6. 4 Innstilling

Innstillingen skal normalt omfatte tre søkere rangert i prioritert rekkefølge. Er færre enn tre søkere kvalifisert for stillingen, innstilles bare de kvalifiserte. Dette bør i så fall begrunnes særskilt. Innstillingslista kan utvides (normalt ikke utover fire-fem), men det er kun søkere som er kvalifisert og skikket for stillingen som kan føres opp. Ved innstilling av søkere som ikke har praktisk-pedagogisk utdanning skal krav om kurs i høgskolepedagogikk tas med, se eksempel 1 nedenfor. Innstillingsdokumentet avsluttes med innstilling.

Eksempel 1:

Innstilling i prioritert rekkefølge til stilling som førsteamanuensis/førstelektor/høgskolelektor ved Avdeling for lærerutdanning:

1. Kari Nordmann - førsteamanuensis

2. Hans Hansen - førsteamanuensis - krav om kurs i høgskolepedagogikk

3. Ole Olesen - høgskolelektor - krav om kurs i høgskolepedagogikk

Eksempel 2:

Innstilling til vikariat som førstekonsulent/konsulent ved Avdeling for ingeniørutdanning for perioden 01.01.01 - 31.12.01:

1. Hans Hansen - førstekonsulent

2. Kari Nordmann - førstekonsulent

3. Ole Olesen - konsulent

Vikariatet er for Ola Nordmann.

Innstillingsdokumentet dateres og underskrives av innstillende myndighet

(Se personalreglementet kapittel 4.)

6.5 Vedlegg

Saken oversendes Personalseksjonen via avdelingsadministrasjonen/ seksjonen vedlagt følgende dokumenter i tillegg til innstillingsdokumentet:

• Kunngjøringstekst (og stillingsbetenkning for professorstillinger)
• Utvidet søkerliste
• Sakkyndig utvalgs uttalelse (for UF-stillinger) og ev. kommentarer fra søkere og tilleggsuttalelse fra utvalget