5 Intervju og referanseinnhenting

5.1 Forberedelse til intervjuet

Et godt intervju må forberedes grundig. Jo grundigere forarbeid, jo mer relevant informasjon vil man sitte igjen med etter intervjuet. Det forutsettes at du har satt deg nøye inn i stillings- og kravanalysen som er beskrevet i annonseteksten, i miljøet vedkommende stillingssøker skal fungere i og eventuelt annet bakgrunnsmateriale som er viktig for utvelgelsen.

Hvem skal delta under intervjuet?

Stillingens nærmeste overordnede, eller dennes stedfortreder, skal alltid delta og bør lede intervjuet. Dersom en annen skal utforme den skriftlige innstillingen, må vedkommende selvsagt være til stede. En representant for de tilsatte, utpekt av tjenestemannsorganisasjonene i fellesskap, har rett til å delta ved alle intervjuer. Det bør vanligvis ikke delta mer enn tre personer ved intervjuer, bortsett fra ved tilsetting i lederstillinger og professorstillinger. (Se for øvrig personalreglementet om sammensetning av intervjugrupper.)

Prøveforelesning?

Som ledd i innstillingsarbeidet er det anledning til å kreve prøveforelesning dersom dette er tatt med i utlysingsteksten, jf. personalreglementet.

Generell forberedelse før intervjuene

• Avtal tidspunkt for intervju i samråd med tjenestemannsrepresentantene så tidlig som mulig.
• Sett opp en intervjuplan. For et førstegangsintervju bør det vanligvis beregnes 1 - 1,5 time, inkludert en ettervurderingstid på 10 - 15 minutter. Dette vil imidlertid variere avhengig av type stilling. Husk å oppsummere inntrykkene umiddelbart etter hvert intervju. I intervjuplanen må det også settes av tid til pauser. Det yter ikke de søkerne som kommer på slutten av en lang intervjurunde rettferdighet, dersom intervjuerne er slitne og uopplagte.
• Vis hensyn til søkere langveisfra ved tildeling av intervjutidspunkt.
• Reserver et egnet lokale hvor alle kan føle seg vel, og legg forholdene til rette slik at man unngår avbrytelser.
• Klargjør eventuelt aktuelt informasjonsmateriell om høgskolen og stillingen - organisasjonskart, aktuell stillingsspesifikk informasjon, kopi av utvidet søkerliste, etc.
• Klargjør videre framdriftsplan for tilsettingsprosessen, slik at intervjuet kan avsluttes med informasjon om når innstilling og endelig vedtak vil foreligge.
• Intervjudeltakernes roller må være klarlagt på forhånd. Tjenestemannsrepresentantene har observatørstatus, men har også anledning til å stille spørsmål. Lederen styrer prosessen og har vanligvis hovedansvar for intervjuet i sin helhet. Vedkommende kan gjennomføre hele intervjuet alene, eller la seg bistå av andre deltakere.
• Informer aktuelle kandidater om at originalvitnemål og attester tas med til intervju.

Det kan iblant være en fordel at to eller flere sammen intervjuer kandidaten. To intervjuere kan komplettere hverandres innfallsvinkler. Det at man er to, gir den ene intervjueren mulighet til å tenke seg om mens den andre spør. Det øker muligheten til å lytte, fange opp signaler og forberede videre framdrift underveis i intervjuet. Forutsetningen for at et intervju med flere intervjuere skal fungere, er at disse samspiller godt underveis. Dette krever at man sammen har forberedt seg på spørsmål og fordeling av roller, og at intervjuerne har tillit til hverandres vurderinger.

Spesiell forberedelse før hvert intervju

• Gå nøye gjennom søknad og CV før intervjuet og noter spørsmål som melder seg. Vær spesielt oppmerksom på utdanningsforløp og overganger fra en jobb til en annen. Eventuelle utelatte perioder i CV bør sjekkes. Hvis søkeren har skiftet jobb svært ofte eller svært sjelden, kan det være relevant å spørre om hva som ligger til grunn for dette. Det er imidlertid viktig ikke å lage seg for mange hypoteser i forkant av intervjuet. En åpen holdning er det beste utgangspunktet for å få fram relevant informasjon.
• Spørsmålsstillingene under intervjuet skal være jobbrelaterte og kjønnsnøytrale. Det er ikke anledning til å spørre om graviditet eller barnefødsler. Det kan heller ikke kreves at søkerne skal gi opplysninger om hvordan de stiller seg til politiske, religiøse eller kulturelle spørsmål, eller om homofil legning eller samlivsform, jf. aml. § 55 A.

5.2 Intervjuteknikk

Å bli en god intervjuer krever trening. Det å følge opp hvert svar med nye spørsmål om samme tema, er noe av det viktigste en intervjuer kan gjøre. Det er viktig å lytte aktivt samtidig som en selv styrer og holder kontroll over samtalen. Intervjueren må ha kjennskap til de lover og regler som gjelder ved en tilsetting.

Spørreteknikk

• Gå fra det generelle til det spesifikke, fra det upersonlige til det personlige
• Vis varsomhet ved sensitive spørsmål - vent til du har oppnådd et tillitsforhold
• Still åpne spørsmål. Spørsmål som begynner med hvorfor, hvordan, hva vil kunne åpne opp og gi rom for individuelle refleksjoner
• Still enkle, korte spørsmål - bruk et forståelig språk
• Ikke vær redd for pauser
• Still ett spørsmål av gangen
• Unngå ledende spørsmål, ikke legg svarene i munnen på søkeren
• Få fram klare svar - still oppfølgingsspørsmål. Eksempel:

- Hvordan/hva mener du?

- Kan du si noe mer om det?

- Kan du konkretisere, gi eksempler?

- Hvordan vil du beskrive.../kan du utdype?

- Kan du sette meg bedre inn i situasjonen?

Lytteteknikk og observering

• Lytt mer enn du snakker
• Vis aktiv oppmerksomhet - vær konsentrert og nysgjerrig
• La personen snakke ferdig
• Lytt mellom linjene - Hva er det hun/han ikke sier? Har søkeren vanskelig for å uttrykke seg?
• Lytt etter hele meningen - ikke foreta "løse" antagelser
• Observer kroppsspråk og atferd under intervjuet
• Noter ned stikkord om det du vil huske.

5.3 Gjennomføring av intervjuet

Målet for et intervju er primært å få nok informasjon til å kunne velge den best kvalifiserte søkeren til stillingen. I tillegg er intervjuet en mulighet til å presentere stillingen og høgskolen på en slik måte at kvalifiserte søkere ønsker å ta jobben. Ved tilsetting i UF-stillinger hvor søkerne har vært vurdert av sakkyndig utvalg, skal søkernes faglige kompetanse ikke vurderes på nytt av dem som intervjuer. Intervjuet vil da dreie seg om utlysingstekstens øvrige krav og ønsker og skikkethet for stillingen, som for eksempel evne til samarbeid, nytenkning, osv.

Gode intervjuer kan gjennomføres på mange måter. Her følger en aktuell framgangsmåte:

"Oppvarming"

• Sørg for at drikke, gjerne vann, er satt fram
• Ønsk velkommen og presenter deltakerne
• Skap god atmosfære ved noen alminnelige bemerkninger. Først når en søker er avslappet og føler seg trygg, vil vedkommende gi et riktig bilde av seg selv.

Orientering om intervjuet, organisasjonen og stillingen

• Skisser i grove trekk opplegget for intervjuet - angi en tidsramme.
• Gi en kortfattet oversikt over høgskolen, egen avdeling/enhet og stillingens organisatoriske plassering.
• Si litt om stillingen - eventuelle tillegg til utlysingen. En utdyping av stillingens innhold og forventninger til søkeren bør først komme inn mot slutten av intervjuet.

Innhenting av informasjon om søkeren - eksempler på spørsmål:

Motivasjon for å søke

• Hva fikk deg til å søke?
• Hva er det som frister deg ved denne jobben?

Utdanning og yrkeserfaring

• Si litt om din utdanning og yrkeserfaring som du mener er relevant for denne stillingen.
• Fortell om din nåværende stilling og ansvarsområde.
• Hva liker du best - og dårligst - i din nåværende stilling?
• Hva synes du er vanskeligst i din nåværende stilling?
• Fortell om noe du er stolt over å ha utrettet eller er misfornøyd med
• Hvorfor vil du skifte stilling?
• Spør om ev. "hull" i utdannings- eller yrkesløp?

Personlighet

• Hvordan vil du beskrive deg selv som person?
• Hva vil du trekke fram som dine sterke sider, og på hvilke områder har du et utviklingspotensial?
• Hva er viktig for deg i jobbsammenheng?
• Hva motiverer deg?
• Hva stresser deg?
• Hvordan vurderer du din evne i forhold til, eksempelvis: samarbeid, selvstendighet, initiativ, mot, skriftlig og muntlig framstilling, arbeidskapasitet, m.m.?
• Hvordan tror du at din sjef/dine kolleger vil beskrive deg?
• Hva slags leder lykkes du best sammen med?

Motivasjon og ambisjoner

• Hva tror du at du kan tilføre/bidra med i denne stillingen?
• Hvilke planer/ambisjoner har du for framtida?
• Hvorfor bør vi velge deg?

Annet

• Andre forhold vi bør vite om eller du vil informere om?

Utfyllende informasjon og besvaring av spørsmål

• Klargjøring av forhold rundt arbeidsoppgaver, ansvar, samarbeidsrelasjoner, forventninger, etc.
• Spørsmålsrunde og forsikring om at søkeren har fått de informasjoner vedkommende ønsker
• Ikke lag et "glansbilde" av virksomheten og stillingen. Begge parter er tjent med åpenhet og oppriktighet.
• Sjekk ut om stillingen fortsatt er interessant for søkeren

Avrunding av intervjuet

• Tilsettingsprosessens videre gang - når kan søkeren forvente å få nærmere beskjed?
• Avklaring av oppsigelsestid og andre spørsmål vedrørende tiltredelse
• Noter referanser om dette ikke er gjort tidligere ? navn, bedrift, relasjon til søkeren
• Spør hvilket lønnsnivå søkeren har nå. NB! - Ingen forhandling om lønn under intervjuet!
• Opplys eventuelt om antall søkere og hvor mange som er innkalt til intervju
• Lever eventuelt ut informasjonsmateriell og utvidet søkerliste
• NB! - Lov aldri bort en stilling under et intervju!
• Framvisning av originale vitnemål og attester

5.4 Oppsummering

Det er viktig å foreta en vurdering så raskt som mulig mens alle inntrykk er helt ferske. Med mange søkere er det vanskelig å huske informasjon om den enkelte i ettertid og å kunne skille intervjukandidatene fra hverandre. Finn ut hvilke sterke og svake sider søkeren har relatert til denne stillingen, og begrunn gjerne din vurdering. OBS! Søkeren skal vurderes i forhold til kravene i utlysingsteksten.

• Oppsummer sammen med dem som har deltatt under intervjuet - skriv ned spontane inntrykk
• Ranger kandidaten i forhold til nøkkelfaktorer som erfaring, utdanning, profesjonell fremtreden, evne til å kommunisere og sosial intelligens
• Ranger også mindre åpenbare egenskaper som motivasjon og entusiasme
• Sammenlign vurderingen fra intervjuet med krav og ønsker i utlysingsteksten så ingen nødvendige kvalifikasjoner blir glemt

5.5 Innhenting av referanser

Referanser skal brukes i utvelgelsesprosessen som en siste sjekk når man sitter igjen med kandidater som peker seg ut som spesielt interessante. Referanseintervjuet kan blant annet være med på å avgjøre rekkefølgen hvis to står likt i sluttspurten.

Forbered deg!

Forbered de spørsmål som du vil stille like nøye som når du skal gjennomføre et intervju. Det er viktig å dekke alle områder du synes er vesentlige for arbeidet, bruk gjerne kravspesifikasjonen som utgangspunkt. Hva er det du vil vite? Hvilke svakheter har du mistanke om, eller innen hvilke områder er du i tvil når det gjelder kandidaten? Det er viktig å få bekreftet eller avkreftet inntrykk som søkeren har gitt under intervjuet.

Spørreteknikk

"Som man spør får man svar". Det er med referanser som med attester, man nevner som regel ikke de dårlige sidene frivillig, eller hva som eventuelt ikke har gått så bra. Styr samtalen og still konkrete spørsmål som du har bestemt deg for. Begynn med åpne spørsmål. Deretter bør du stille utdypende oppfølgingsspørsmål for å sjekke at du tolker referansen korrekt. Eksempel: Betyr det at...? Hva legger du i at vedkommende er dyktig? Kan du gi eksempel på hva du mener med...? Hvordan arbeider vedkommende?

Referansesamtalen

Presenter deg og fortell hva det gjelder. Spør om det passer eller om dere skal avtale et annet tidspunkt for samtalen. Forklar kort hvilken jobb kandidaten har søkt på, hva jobben innebærer og litt om arbeidsplasssen. Det gjør det lettere for referansen å relatere sin informasjon til det du trenger å vite. Husk at all informasjon referansene gir, er konfidensiell og skal behandles deretter.

Eksempler på aktuelle områder og spørsmål:

• Referansens relasjon til søkeren
• Arbeidsoppgaver, ansvar og myndighet
• Kvalitet på gjennomført arbeid - hva gikk bra/mindre bra?
• Sterke og svake sider - f.eks.: Hva vil du si hvis du må trekke fram noe negativt?
• Spesielle egenskaper som er viktige for arbeidet, for eksempel nøyaktighet
• Spesielle kunnskaper som er viktige for arbeidet, for eksempel språkferdighet/engelsk
• Lojalitet/fravær/misbruk
• Hvorfor sluttet/slutter personen?
• Ville du tilsatt vedkommende på nytt?
• Vil du kunne anbefale vedkommende til den stillingen jeg har skissert?

Lytt mellom linjene!

Hva er det referansen ikke sier? Har vedkommende vanskelig for å uttrykke seg? Virker det som personen veier sine ord? Svarer vedkommende ikke direkte på spørsmålene? Veldig mye snakk kan dekke over at noe annet ikke er helt som det skal. Lytt mellom linjene.

Hvem ringer, når, hvor lenge?

Ring selv! Det er like galt å delegere referanseinnhentingen som ikke å utføre intervjuet selv. For å få greie på det man selv synes er viktigst, må man selv vurdere svarene, lytte til nyansene, stille oppfølgingsspørsmål etc.

Ring referansene i så nær tilknytning til intervjuene som mulig. Da har du kandidaten friskt i minne og kan lettere stille de spørsmål som er relevante.

Til en referansesamtale som dekker både hva kandidaten har jobbet med, hvordan vedkommende har utført arbeidet og hvordan vedkommende er som person, bør du beregne fra 10 til 25 minutter.

Valg av referanser

For søkere det er aktuelt å innstille, skal det innhentes minimum to referanser. En av dem bør være nærmeste leder. Om dette ikke lar seg gjøre, eller du trenger et kompletterende bilde, kan du for eksempel snakke med kolleger, veiledere, lærere. Ved tilsetting av ledere kan underordnede og/eller tillitsvalgte kontaktes i tillegg til vedkommendes leder. Du skal ikke kontakte andre referanser enn det kandidaten selv har oppgitt, eller som er avklart med vedkommende.

Referanse hos nåværende arbeidsgiver

Det er ønskelig å snakke med nåværende arbeidsgiver for å få opplysninger av ny dato. Imidlertid bør det vises forståelse for at en søker kan ha grunner for ikke å ville gjøre kjent for sin arbeidsgiver at hun/han søker annen jobb. Alternative referanser kan være en tidligere leder ved nåværende arbeidsplass eller en leder fra tidligere arbeidsforhold som ikke ligger langt tilbake i tid. Viser det seg at det er aktuelt å innstille søkeren, bør vedkommende likevel oppfordres til å oppgi nåværende leder som referanse. Vurder situasjonen!

Hvis kandidaten ikke vil oppgi referanser?

Om en søker ikke vil oppgi referanser fra et arbeidsforhold, bør man være ekstra oppmerksom. Svar som at "alle har sluttet", "han har gått av med pensjon", "hun har flyttet utenlands" etc. kan være unnskyldninger og tyde på at søkeren ikke vil at du skal snakke med dem. Gå til bunns i dette, det går an å få tak i de fleste bare man vil.

5.6 Bruk av annengangsintervju

Etter førstegangsintervjuet kan man, i heldigste fall, sitte med flere kandidater som synes like aktuelle til stillingen. Det kan da være nyttig å gå mer i dybden på områder man fortsatt er usikre på hos kandidatene. Bruk av annengangsintervju kan være avhengig av type stilling som skal besettes.

Før et slikt intervju bør man gjenoppfriske inntrykkene fra førstegangsintervjuet. Referansene skal alltid kontaktes før et annengangsintervju og vurderes sammen med øvrig tilgjengelig informasjon om kandidaten. En ny samtale legges opp utfra en helhetsvurdering av søkerens sterke og svake sider. Vi understreker at samtaleformen er den mest hensiktsmessige ved annengangsintervjuet. Vi får da anledning til å undersøke søkerens holdninger til spesielle problemstillinger og gå mer i dybden på kvalifikasjoner.

Vær oppmerksom på at annengangsintervjuet ikke skal være en gjentakelse av det første intervjuet, men ha som hovedsiktemål å avklare usikkerheter og uklarheter før endelig vurdering gjøres og innstilling skrives. Eventuelt nye deltakerne i annen runde må få informasjon om førstegangsintervjuet og referansinnhentingen.

5.7 Helhetlig vurdering

I statlig forvaltning er man forpliktet til å rekruttere/tilsette på grunnlag av kvalifikasjoner. Vurderingen skal bygge på utdanning, praksis og personlig egnethet for stillingen. Det er viktig å foreta en helhetlig vurdering av alle kvalifiserte søkere, spesielt når det både er eksterne og interne søkere. Vær oppmerksom på at funksjonshemmet/yrkeshemmet søker kan tilsettes selv om det finnes bedre kvalifiserte søkere til stillingen.

Det vises til bestemmelser om kjønnskvotering i høgskolens tilpasningsavtale til Hovedavtalen pkt. 9.3.2., jf. Hovedavtalen § 21.