1.1 Om Høgskolen i Bodø
Oppdatert informasjon om Høgskolen i Bodø (HBO) er tilgjengelig på institusjonens egne nettsider: http://www.hibo.no/ 

1.2 Lovfestede krav og eksterne tilsyn
Virksomheten ved Høgskolen i Bodø skal tilfredsstille lovfestede og forskriftsmessige krav knyttet til helse, miljø og sikkerhet.  

Lovfestede krav
HMS-arbeidet er først og fremst regulert av

• arbeidsmiljøloven (Lov av 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø)

• internkontrollforskriften (Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) av 6. desember 1996) 
• universitets- og høgskoleloven (Lov av 12. mai 1995 om universiteter og høgskoler av 

Det er også andre lover og forskrifter som gjelder, og internkontrollforskriften pålegger de som har HMSansvar å anskaffe og gjøre seg kjent med disse.  

Lov og forskrift
Universitets- og høgskoleloven foreskriver følgende krav når det gjelder læringsmiljø:

§ 44. Læringsmiljø 

1. Styret har det overordnede ansvar for studentenes læringsmiljø. Styret skal, i samarbeid med studentsamskipnadene, legge forholdene til rette for et godt studiemiljø og arbeide for å bedre studentvelferden på lærestedet.   

2. Styret har ansvar for at læringsmiljøet på institusjonen, herunder det fysiske og psykiske arbeidsmiljø, er fullt forsvarlig ut fra en samlet vurdering av hensynet til studentenes helse, sikkerhet og velferd. I utformingen av det fysiske arbeidsmiljøet skal det, så langt det er mulig og rimelig, sørges for: 

a. at lokaler, adkomstveier, trapper m.v. er dimensjonert og innredet for den virksomhet som drives. 
b. at lokalene har gode lys- og lydforhold og forsvarlig inneklima og luftkvalitet. 
c. at lokalene blir vedlikeholdt og er rene og ryddige. 
d. at lokalene er innredet slik at uheldige fysiske belastninger for studentene unngås. 
e. at virksomheten er planlagt slik at skader og ulykker forebygges. 
f. at tekniske innretninger og utstyr er forsynt med verneinnretninger og blir vedlikeholdt slik at studentene er vernet mot skader på liv og helse. 
g. at lokaler, adkomstveier, sanitæranlegg og tekniske innretninger er utformet på en slik måte at funksjonshemmede kan studere ved institusjonen. 
h. at læringsmiljøet er innrettet for studenter av begge kjønn. 
i. at læringsmiljøet er utformet etter prinsippet om universell utforming.   

Departementet kan fastsette forskrift.   

3. Ved institusjonen skal det være et læringsmiljøutvalg som skal bidra til at bestemmelsene i nr. 1 og 2 blir gjennomført. Utvalget skal delta i planleggingen av tiltak vedrørende læringsmiljø, og nøye følge utviklingen i spørsmål som angår studentenes sikkerhet og velferd. Styret kan tillegge utvalget også andre oppgaver. Læringsmiljøutvalget skal holdes orientert om klager som institusjonen mottar fra studenter vedrørende læringsmiljøet. Læringsmiljøutvalget kan gi uttalelser om disse forholdene. Læringsmiljøutvalget skal gjøres kjent med pålegg og andre enkeltvedtak som Arbeidstilsynet treffer.   

Læringsmiljøutvalget rapporterer direkte til styret, og skal hvert år avgi rapport om institusjonens arbeid med læringsmiljø. Studentene og institusjonen skal ha like mange representanter hver i utvalget. Utvalget velger hvert år leder vekselvis blant institusjonens og studentenes representanter.  

4. Institusjonens arbeid med læringsmiljøet skal dokumenteres og inngå som en del av institusjonens interne systemer for kvalitetssikring etter § 2 nr. 8.   

5. Institusjonen skal, så langt det er mulig og rimelig, legge studiesituasjonen til rette for studenter med særskilte behov. Tilretteleggingen må ikke føre til en reduksjon av de faglige krav som stilles ved det enkelte studium.  

6. Arbeidstilsynet fører tilsyn med at kravene i nr. 2 overholdes. Arbeidsmiljølovens kapittel XIII om tilsyn og tvangsmidler m.v. gjelder tilsvarende så langt det passer. Departementet kan fastsette forskrift. 

Universitets- og høgskoleloven (univl) har i stor grad definert kvalitetskrav sett i forhold til studentenes helse, sikkerhet og velferd.

Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (Internkontrollforskriften) har følgende bestemmelser når det gjelder arbeidet med HMS (der det kreves skriftlig dokumentasjon, er dette markert med X):

§ 5. Innholdet i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet. Krav til dokumentasjon

Internkontrollen skal tilpasses virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse i det omfang som er nødvendig for å etterleve krav i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. 

1. sørge for at de lover og forskrifter i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som gjelder for virksomheten er tilgjengelig, og ha oversikt over de krav som er av særlig viktighet for virksomheten
2. sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskaper og ferdigheter i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, herunder informasjon om endringer
3. sørge for at arbeidstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes
4. fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet	X
5. ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet er fordelt	X
6. kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene	X
7. iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhets- lovgivningen	X
8. foreta systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt	X

Internkontrollen skal dokumenteres i den form og det omfang som er nødvendig på bakgrunn av virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse. Dokumentasjon som følger av krav i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen, for eksempel instrukser, tillatelser, kompetansebevis, sertifikater o.l. skal inngå.

Skriftlig dokumentasjon etter denne forskrift skal minst omfatte annet ledd nr. 4) til og med nr. 8) i denne paragraf.

Frivillige sertifikater kan også inngå som en del av dokumentasjonen.

Tilsyn

Arbeidstilsynet skal i følge arbeidsmiljøloven og universitets- og høgskoleloven føre tilsyn med at lovens krav oppfylles i forhold til arbeidet med med helse, miljø og sikkerhet.  

Nasjonalt Organ for Kvalitet i Utdanningen (NOKUT) skal også føre tilsyn med høgskolens kvalitetssikringssystem.  

Høgskolen må til enhver tid kunne dokumentere overfor interne og eksterne parter at vi har et fullt tilfredstillende HMS-kvalitetssikringssystem og et arbeids- og læringsmiljø som er godt og fult forsvarlig i alle deler av høgskolen. 

1.3 Hva er HMS?
HMS står for de tre mål- eller fokusområdene helse, miljø og sikkerhet. Figuren nedenfor viser innholdet i HMS-begrepet (begrepets tre komponenter og respektive innsatsområder): 

Ved Høgskolen i Bodø er HMS en fellesbetegnelse for det helhetlige kvalitetsarbeidet knyttet til arbeids- og læringsmiljøet ved institusjonen. HMS-arbeidet inkluderer fysiske, psykiske og sosiale forhold. HMS-virksomheten har også et forhold til de naturlige omgivelsene våre.

1.4 Hva er internkontroll?
Uttrykket ”internkontroll” brukes ofte i sammenheng med HMS-arbeid. Internkontroll kan defineres som systematiske tiltak som skal sikre at høgskolens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av HMS-lovgivningen.

Internkontroll er å:

• arbeide systematisk, veldokumentert og målbevisst med helse, miljø og sikkerhet
• etablere et system som sikrer at HMS-relaterte lover og forskrifter overholdes
• sikre ledelsesengasjement og forpliktelse til HMS-forbedringer
• få til medvirkning fra de ansatte og studentene om HMS-arbeidet

Prinsippet om medvirkning fra ansatte og studenter samt ledernes ansvar på alle nivå, forutsetter at HMS-saker først og fremst løses på lavest mulige nivå.

1.5 Om HMS-håndbøkene (Bok A og Bok B)
Beskrivelsen av HMS–systemet består av en generell del for hele virksomheten (Bok A) og en spesifikk del (Bok B) for den enkelte enhet (verneområde). Bok A skal til enhver tid være tilgjengelig i oppdatert utgave på høgskolens nettsider. Bok A trykkes i papirutgave i begrenset opplag for utdeling til studenter og ansatte med spesielt ansvar i HMS-sammenheng.  

Spørsmål om håndbøkene kan rettes til HBOs HMS-systemansvarlige tilknyttet personaladministrasjonen.

Bok A
Bok A (denne håndboken) beskriver høgskolens overordnede, felles HMS-system, og er bl.a. et hjelpemiddel for å arbeide systematisk med arbeids- og læringsmiljøspørsmål på alle nivåer i organisasjonen.   

Bok A har sitt utspring i pålegg fra Arbeidstilsynet i 1997, som førte til at første utgave av HMS-håndboken for høgskolene ble utarbeidet. Dette er 3. utgave. HMS-håndboken ble revidert første gang i 1999-2000. Denne revisjonen har først og fremst bakgrunn i i vedtak i arbeids- og læringsmiljøutvalgene i 2003.

HMS-håndboken (Bok A) inngår som en del av det totale og helhetlige kvalitetssikringssystemet ved institusjonen.  

Bok B
Bok B er enhetenes internkontrollsystem i dokumentert form. Bok B skal være tilgjengelig for ansatte og studentetene ved deres verneombud og tillitsvalgte innenfor det enkelte verneområde (enhet). Bok B er tilgjengelig hos øverste administrative leder ved verneområdet (enheten).

1.6 Enkel tilgang - "Den røde knappen" og sentralbordet 
For å sikre at studenter og ansatte på en enkel og tilgjengelig måte kan melde fra til høgskolen om HMS-forhold (klager, o.l.), etableres det en ordning med ”den røde knappen” på høgskolens nettsider. Ved å klikke på en ”den røde knappen”, vil det komme opp et meldeskjema for utfylling. Skjemaet sendes til kvalitetsansvarlig, som kvitterer for mottak og videreformidler meldingen til rette vedkommende. Meldingen vil bli arkivregistrert og fulgt opp. Melderen vil få tilbakemelding om hvordan saken følges opp og hvilke tiltak som blir gjort. 

I tilfelle studenter og ansatte der og da når et problem oppstår, ikke har tilgang til nettkoplet PC, vil en kunne melde fra pr telefon til høgskolens sentralbord (tlf. 75 51 72 00) om saken. Sentralbordbetjeningen skal notere meldingen på et tilsvarende skjema som for den ”røde knappen”, og følge proseduren som for denne med tilbakemelding, osv. 

Alle studenter og ansatte vil bli informert om den omtalte meldeordningen for HMS-relaterte ad hoc saker.