Dette kapitlet omfatter HMS-arbeidet i praksis, og inneholder beskrivelse av de ulike aktiviteter som skal til for å kunne drive et systematisk HMS-arbeid. Med systematisk HMS-arbeid menes det kontinuerlige, planmessige arbeidet med arbeids- og læringsmiljø som drives for å avdekke mangler og skape forbedring.

5.1 Årsplan for  HMS-arbeidet
Internkontrollforskriften stiller krav om systematisk og jevnlig gjennomgang og oppdatering av hele HMS-opplegget. Den naturlige konsekvens er fastsatte tidsfrister i en årsplan som alle HMS-ansvarlige må være forpliktet til å følge. Eventuelle avvik skal meldes til HMS-systemansvarlig, og vil bli tatt opp i forbindelse med den årlige HMS-gjennomgang. 

Når det gjelder måten å gjøre tingene på, må det være opp til den enkelte HMS-leder – gjerne i samråd med verneombudet – å finne frem til et passende opplegg for vedkommende enhet.

ÅRSPLAN

Innen januar Årsrapport til høgskolestyret om status og planer for hele virksomhetens HMS-arbeid.  Innen februar Revisjon og utsendelse av eventuelle endringer HMS-håndboken (Bok A). Innen mars Alle med særskilt ansvar i HMS-sammenheng inviteres til HMS-arbeidslunsj.  Innen april Alle enheter skal ha revidert HMS-håndbokens spesifikke del. Innen mai Alle enheter skal ha gjennomgått obligatorisk vernerunde. Innen juni Det anbefales at alle enheter har gjennomført sine medarbeidersamtaler (inklusive samtaler med seniorperspektiv).   Innen september Alle enheter skal ha gjennomført obligatorisk HMS-møte for ansatte og studenter. Institusjonen og avdelingene skal ha gjennomført spørreundersøkelse/kartlegging med felles (universelle) spørsmål og spørsmål i til lokale forhold. Alle enheter skal ha gjennomgått høgskolens kriseberedskapsplan. Innen oktober Alle enheter skal ha utarbeidet rapport om status og planer for HMSsektoren - eventuelt med budsjettmessige konsekvenser. I avdelingene skal dette også være lagt frem til orientering for avdelingsstyret.  Innen november Alle enheter skal ha oversendt rapport og plan til HMS-systemansvarlig. Innen desember Alle enheter skal ha hatt en HMS-gjennomgang. Rapport om HMS-gjennomgang skal være sendt høgskoledirektøren ved HMS-systemansvarlig.

Nedenfor beskriver de ulike delen av det praktiske HMS-arbeidet.

5.2 Kartlegging av arbeids- og læringsmiljøet 
Arbeidsgiver pålegges gjennom lov og forskrift en løpende kartlegging av arbeids- og læringsmiljøet i virksomheten. 

Med kartlegging menes den løpende gjennomgang av arbeids- og læringsmiljøet. I kartleggingsarbeidet inngår vurderinger av forhold som angår studenters og ansattes helse, miljø, trivsel og sikkerhet.

Kartleggingsarbeidet må tilpasses den enkelte enhet, og må være basert på enhetens drift/aktivitet, risikoforhold og sammensetning. Tidligere kartlegginger kan danne grunnlag for nye. 

Kartleggingen skal være systematisk, og kan skje på ulike måter. Hver av enhetene skal gjennomføre 1-2 kartlegginger pr. år. 1 av disse bør være i form vernerunde. Den enkelte leder er ansvarlig for at det gjennomføres kartlegging av arbeids- og læringsmiljø innen eget verneområde. Kartleggingen skjer i samarbeid med verneombud, eventuelt HMS-ansvarlig. Bedriftshelsetjenesten kan bistå i kartleggingen, og er den omfattende må tillitsvalgte involveres. For læringsmiljøet er det naturlig å gjennomføre kartlegginger i samarbeid med studiekvalitetsutvalget og/eller SSB.

Hvert 4. år gjennomføres en større kartlegging av hele HBO (virksomheten). Denne kartleggingen kan omfatte både fysiske og psykososiale forhold. 

Planlegging og informasjon (forberedelse til kartlegging)
Kartlegging av arbeids- og læringsmiljøet skal inngå som en del av handlingsplanen til den enkelte enhet, samt i overordnet handlingsplan. På denne måten blir kartleggingen planmessig og systematisk. Den skal tidfestes, og defineres (form/omfang, målsetting, tema).  

I forkant av kartleggingen skal de berørte informeres om selve kartleggingen, tidspunkt og tema for kartleggingen. I noen tilfeller vil det være nødvendig og informere om/drøfte opplegget i et eget møte de ansatte/studentene. Andre former for informasjonskanaler vil være e-mail, eget skriv eller på hjemmesiden.

Kartlegging av fysisk arbeids og læringsmiljø
Det fysisk arbeids- og læringsmiljø omfatter: lyskvalitet, lydkvalitet (støy), luftkvalitet (inneklima), temperaturer, ergonomi, bygningsmessig kvalitet, tekniske innretninger, IKT, adkomst/tilgjengelighet, m.fl.

De mest anvendelige metodene for kartlegging av fysisk arbeids- og læringsmiljø er: vernerunder (kan deles opp i ulike tema), inneklimamålinger, lysmålinger, arbeidsplassvurderinger (ergonomi).

Kartlegging av psykososiale forhold (psykososialt arbeids- og læringsmiljø)
Psykososialt arbeids- og læringsmiljø omfatter: 1)Organisatoriske forhold; Trygge settelsesforhold, ledelse, strukturer/nivåer, lønn, likestilling, velferd med mer. 2)Psykososiale faktorer; Trivsel, trygghet, mellommenneskelige forhold/relasjoner, mobbing og trakassering med mer.

De mest aktuelle metodene å benytte når en skal kartlegge det psykososiale miljøet er: dialogen, intervju, spørreskjema.

5.2.1 Former for kartlegging - metoder

Systematisk dialog
Ansatte og studenter kan gis tilbud om systematisk dialog i form av for eksempel kollegasamtale, gruppesamtaler, HMS-møter.

Medarbeidersamtaler
Dialog mellom medarbeider og dennes nærmeste leder om arbeidsmiljø, arbeidsmål, resultater, forbedring og utvikling. Samtalen er konfidensiell, og gjennomføres minimum 1 gang pr. år.

Vedlegg: skjema for medarbeidersamtale

HMS-møter
Møter i enheten eller avdelingen med HMS-tema. Det kan være regelmessige møter, med fast agenda, eller temamøter med formål å drøfte og/eller HMS-spørsmål.

Vernerunde
For å få en kontinuerlig vurdering av arbeidsmiljøet, skal alle ansatte minst en gang i året ha besøk via en vernerunde eller IK-runde. Denne bør gjennomføres så tidlig på året at runden er gjennomført og nedfelt i en handlingsplan for verneområdet før en begynner det forberedende budsjettarbeidet for området. 

Ansvaret for at vernerundene blir gjennomført er tillagt den i verneområdet som er delegert myndighet til å opptre i arbeidsgivers sted. Denne innkaller de som skal delta i vernerunden. Arbeidsgivers representant og VO i området skal delta. Dersom det er ønskelig kan det søkes bistand fra bedriftshelsetjenesten. Videre er daglig systemansvarlig HMS samt HVO aktuelle deltakere.  Det kan være behov for å trekke inn også andre aktører, men dette må vurderes i det enkelte tilfelle. 

Før selve vernerunden påbegynnes, skal de berørte partene gjennomgå innholdet i runden, viktige fokusområder, metode, samt rapport og oppfølging fra tidligere runder.

Etter at vernerunden er gjennomført skal den dokumenteres med en rapport. Rapporten skal fungere som bakgrunn for utarbeidelse av en handlingsplan med tiltak i prioritert rekkefølge. 

Ved gjennomføring av vernerunder bør det totale sett av faktorer i arbeidsmiljøet tas med i vurderingen. Dersom en finner det formålstjenlig kan imidlertid runden konsentreres om på forhånd utvalgte faktorer. 

Vedlegg: Skjema for vernerunde 

Skademelding, registrering av ulykker og sykdom
Sykefraværsstatistikk, rapportering av skader, ulykker og nestenulykker kan sees på som en måte å avdekke arbeidsmiljøforhold på. Ved melding skade eller uhell må årsaken til hendelsen belyses, og system, slik feil eller mangler kan rettes opp. Se også kap. 6. pkt..  skader, uhell og nestenulykker. 

Vedlegg: Internt skademeldingsskjema

Risikoanalyse
Metode for å avdekke fysiske og psykiske risikofaktorer. Kartlegging av spesielle risikoområder.

Rød knapp
Tilbakemeldingssystem for melding av klager, mangler eller problem. Se også omtale annet sted.
Vedlegg: Skjema på hjemmesiden

Arbeidsmiljømålinger
Ved HBO er det noen fysiske miljøfaktorer som det er nødvendig å måle. Dette for å forvisse seg om at gitte normer ikke overskrides, og for å møte tilsynsmyndighetenes krav om dokumentasjon.

Eksempel på slike miljøfaktorer som kan være gjenstand for måling er:

• Støy
• Temperatur og andre klimafaktorer
• Støv
• Gasser fra kjemiske stoffer
• Lysforhold
• Statisk elektrisitet/ stråling 

Som regel er det bedriftsheldetjenesten som utfører disse målingene.

5.3 Ergonomi og belastningslidelser

Om forebygging av muskel- og skjelettlidelser.

Ergonomi er et tverrfaglig kunnskapsfelt som handler om tilpasning mellom arbeidsmiljø/teknikk og mennesket. For å unngå sykdom og belastningsskader, må både arbeidsgiver og arbeidstaker ta hensyn til hva som er god ergonomi.

Belastning og bevegelse er sunt og nødvendig. Det er feilbelastninger, tungt og ensformig arbeid og uheldige arbeidsstillinger som er negativt, og som vi har som mål å redusere og forbygge for. Organisering av arbeidet, opplæring og tilrettelegging er nødvendig for å hindre belastning, skader og sykdom. Bruk av hjelpemidler er av og til nødvendig.

(Kilde: Arbeidstilsynet.no) 

Som IA-virksomhet er det nå enklere å få utløst hjelpemidler fra hjelpemiddelssentralen 

En metode å forebygge belastningsskader og ha fokus på ergonomi er å ha bedriftshelsetjenestens fysioterapeut med på vernerunden. 

En annen måte å forebygge belastningslidelser på er p legge til rette for og oppfordre til fysisk aktivitet. Høgskolen i Bodø har inngått en ”Friskvernavtale” med treningssenteret Friskhuset a.s, som tilbyr ansatte medlemskap til sterkt rabatterte priser. Prosjekt ”Trening for helse” er et tiltak rettet mot et utvalg ansatte med belastningslidelser og diagnoser, hvor HBO i samarbeid med Friskhuset tilbyr tilrettelagt trening i grupper.  

Kontaktperson er HMS-ansvarlig.

5.4 Handlingsplaner
Vernerunder skal sammen med annen kartlegging, registreringer og eventuelle avviksrapporter munne ut i en handlingsplan som skal utarbeides av ledelsen og de ansatte i fellesskap. Den overordnete handlingsplanen (virksomhetsnivå) vedtas av AMU/LMU, de lokale handlingsplaner (avdelingsnivå) utvikles i enhetene, og behandles av avdelingsstyret.

Handlingsplanen er en viktig del av det systematiske HMS-arbeidet.

Handlingsplanen skal inneholde tiltak som skal behandles både sentralt og lokalt, og som krever innarbeiding i høgskolens budsjett.