|
4 HELSE-, MILJØ- OG SIKKERHETSARBEID I PRAKSIS
Godkjent av: Personaldirektør Solveig Wiesener
Dato: 26.03.99
Erstatter: Kap 4 i IK-håndboka av 1992
4.1 Formål og omfang
4.2 Ansvar og myndighet
4.3 Definisjoner
4.4 Systematisk HMS-arbeid i praksis
4.4.1 Minimumskrav til HMS-arbeidet
4.4.2 Daglig HMS-arbeid
4.4.3 Årlig HMS-arbeid
4.5 Referanser
4.6 Vedlegg
4.1 FORMÅL OG OMFANG
Dette kapittelet viser minimumskravene til det systematiske HMS-arbeidet, og hvordan dette kan utføres for å fremme et godt arbeidsmiljø. (se kap. 5).
4.2 ANSVAR OG MYNDIGHET
HMS-arbeid er et lederansvar på linje med andre sentrale oppgaver ved UiTø (se kap.3). Ledelsen skal tilkjennegi interesse for de innspill som kommer fra medarbeiderne, og skal gi tilbakemelding hvorvidt problemer som rapporteres fører til umiddelbare tiltak, tenkes håndtert senere, eller tas til etterretning uten at ledelsen kan/finner det riktig å følge opp.
Fakultetsdirektørene, høgskoledirektør, underdirektør/administrativ leder av enhetene under styret og avdelingsdirektørene i sentraladministrasjonen
Disse lederne skal sørge for at det innføres og utøves systematiske HMS-arbeid ved enheten, og koordinere dette arbeidet.
Disse lederne skal også sørge for
- at det settes felles mål for HMS-arbeidet for enheten
- at det lages felles prioritert handlingsplan for enheten
- årlig rapportering av HMS-forholdene ved enheten til Universitetsdirektøren
Instituttleder (ev delegert til adm.leder)
Instituttleder (ev adm.leder) har ansvar for å gjennomføre daglig og årlig HMS-arbeid. Dette innebærer ansvar for
- at minimumskravene til systematisk HMS-arbeid oppfylles
- planlegging av HMS-runde
- gjennomføring av HMS-runde
- oppfølging av HMS-runde
- gjennomgang av det systematiske HMS-arbeidet
- årlig rapportering av HMS-tilstanden til enhetens leder
Instituttleder (ev adm.leder) kan delegere ovennevnte oppgaver til f eks avdelingsleder, seksjonsleder eller en annen ansvarlig leder. Enkeltoppgaver kan også delegeres til andre arbeidstakere. Delegeres oppgaver skal dette dokumenteres skriftlig.
Den enkelte arbeidstaker er pålagt å medvirke til systematisk HMS-arbeid. Det er viktig at den enkelte medarbeider deltar i å fremme trivsel og sikkerhet på arbeidsplassen.
4.3 DEFINISJONER
HMS: helse, miljø og sikkerhet.
Ansvarlig leder: arbeidstaker som har til oppgave å lede eller kontrollere andre arbeidstakere
Enhet: fakultet, høgskolen, enhet under universitetsstyret eller avdeling i sentraladministrasjonen
4.4 SYSTEMATISK HMS-ARBEID I PRAKSIS
4.4.1 Minimumskrav til HMS-arbeidet som enhetene må oppfylle
4.4.2 Daglig HMS-arbeid
Det viktigste tegnet på et vellykket HMS-arbeid er at hensynet til medarbeidernes helse, miljø og sikkerhet er et aspekt som er tilstede i det daglige virke, både for medarbeiderne og for lederne. Det er en viktig lederoppgave å sikre at HMS kommer tidlig inn i planleggings- og beslutningsprosesser. Ved at en så tidlig som mulig kartlegger hvordan f.eks. nye arbeidsoppgaver, nye rutiner eller endret organisering vil innvirke på den enkelte medarbeiders arbeidssituasjon, kan en unngå tids- og kostnadskrevende tiltak i etterkant. Ved innkjøp av nytt utstyr og ved ombygginger er risikovurdering med hensyn til sikkerheten svært viktig ved vurdering av funksjonalitet. Ved en nøyaktig kartlegging tidlig i prosessen unngår en justeringer eller supplerende innkjøp i etterkant for å ivareta sikkerhetshensyn (Arbeidsmiljøloven § 14)
4.4.3 Årlig HMS-arbeid
A. Planlegging av HMS-runde
- Gjennomgang av HMS-tilstanden ( HMS-runde) ved den enkelte enhet skal skje minst en gang i året.
- Instituttleder (ev delegert til adm. leder) og verneombudet skal planlegge og gjennomføre dette arbeidet.
- Enhetens ansatte skal medvirke og tas med på råd.
B. Gjennomføring av HMS-runde
HMS-rundene inneholder faste elementer:
- Grovanalyse
- skjer ved oppstart av den årlige gjennomgangen av HMS. Ledelse og verneombud evt. med bistand fra støttefunksjoner
- drøfter hvorvidt det er spesielle områder som krever fokus, eller om det skal foretas en mer generell gjennomgang av forholdene.
- Sjekklister kan benyttes.
- Kartlegging
- kan utføres etter ulike metoder, f.eks. kartleggingsrunder, risikovurderinger, avdelingsmøter, spørreundersøkelser, medarbeidersamtaler. Metodene kan også kombineres.
- Handlingsplan
- skal inneholde prioritert tiltaksliste (Word-dokument) med tidsfrister.
- Fastsetting av mål
- skal gjøres med utgangspunkt i handlingsplanen (Word-dokument) og egne vurderinger. Målene skal være konkrete og handlingsrettede, det vil si at det skal være mulig å sjekke om målene er oppnådd.
- Den enkelte enhet skal også sette overordnede mål for det som er viktig for enheten.
C. Oppfølging av HMS-runde
- Planlagte og prioriterte tiltak gjennomføres i henhold til tidsfristene.
- De fastsatte mål søkes oppfylt, og erfaringer med overføringsverdi søkes identifisert og nyttiggjort.
D. Gjennomgang av det systematiske HMS-arbeidet
- En omfattende gjennomgang av HMS-arbeidet for å finne eksempler på
- Vellykket praksis som kan komme til nytte
- Svakheter og mangler som kan utbedres.
- Skal utføres årlig.
E. Rapportering til Universitetsdirektøren
- HMS-tilstanden ved enheten rapporteres i årsmeldingen.
4.5 REFERANSER
- Arbeidsmiljøloven § 12
- Arbeidsmiljøloven § 14
- Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) § 5, pkt. 2 og 3
4.6 VEDLEGG
- Skjema for organisering av HMS-arbeidet ved enheten
- Skjema for lokale overordnede mål
- Sjekklister for div HMS-tema
- Handlingsplan
- Mal for skriving av retningslinjer og rutiner
- Skjema for årsrapport over HMS-forhold
- Retningslinjer for risikovurdering
|
