|
Elektronisk arkiv og saksbehandling fra 1. april 2005
Fra 1. april 2005 har Universitetet i Tromsø elektronisk saksbehandling (eSB) og elektronisk arkiv (eArkiv). For saksbehandlere og ledere betyr dette følgende:
Inngående dokumenter:
- Dokumenter til behandling mottas kun elektronisk i DocuLive.
- Du får melding på e-post når du har fått nye ubesvarte dokumenter.
- Ferdig behandlede dokumenter i arbeidslista Ubesvarte skal du avskrive sjøl (fra menyen Besvar - Avskriv med kode). NB: dokumenter du har fått på papir før 1.4.2005 (med originalstempel) må leveres til arkivet.
Den enkelte lokale ledelse, i samarbeid med arkivene, har ansvar for å legge opp rutiner som sikrer at fordeling av dokumenter til behandling skjer løpende.
Utgående dokumenter, type U, N, MD og X
- saksgang: erstatter underskrift fra leder/andre:
Alle egenproduserte dokumenter som skal ”underskrives”/godkjennes av andre enn den som skriver dokumentet, skal sendes på Saksgang til leder/medunderskriver. Dette skjer fra arbeidslisten Under arbeid. Saksgang m/kommentarer logges og godkjenningen dokumenteres elektronisk.
- til eksterne adressater - dokumenttype U:
- Skrives ut, underskrives og sendes på papir som tidligere.
- Kan sendes elektronisk dersom mottaker er inneforstått med det.
- til interne adressater -dokumenttype N:
- Sendes ikke på papir,
- Blir tilgjengelig elektronisk hos mottaker i arbeidslista Ubesvarte i DocuLive etter at de er ferdigstilt (Til arkiv) og journalført.
- dokumenttype MD og X:
- Blir ikke tilgjengelig i noen arbeidsliste,
- Ev. distribusjon må skje "til andre via DocuLive", på e-post eller på papir.
- arkivkopier ("sikkerhetskopier")
Ordningen blir vurdertpå nytt i løpet av våren 2006
- Én kopi av brev dokumenttype U m/underskrift leveres arkiv (gjelder ikke e-post som er sendt).
- Ingen kopier av dokumenttype N og X
- Ett eksemplar av møtedokument (saksframlegg), dokumenttype MD m/underskrift leveres arkiv
- ferdigstille dokumenter = status F:
NB: Alle ferdige produserte dokumenter må settes i status F (Til arkiv).
Interne dokumenter type N som ikke settes i status F, blir ikke tilgjengelig hos mottaker.
Se også
|
