VI. Forebygging av psykososiale arbeidsmiljøproblemer
1. Prinsipper for forebygging
Følgende prinsipper skal danne utgangspunkt for forebygging av psykososiale arbeidsmiljøproblemer ved Høgskolen i Oslo:
Det psykososiale arbeidsmiljøet skal være i samsvar med kravene i arbeidsmiljøloven.
Konflikter i arbeidsmiljøet og andre psykososiale arbeidsmiljøproblemer kan oppstå hvis virksomhetene har unnlatt å oppfylle kravene i aml. § 1 -1 og aml § 4 - 3 .
Høgskolens krav til etisk atferd skal være kjent og akseptert av både ledere og arbeidstakere
Psykososiale arbeidsmiljøproblemer kan utvikle seg hvis kravene til etisk atferd nedfelt i verdigrunnlaget i høgskolens Strategiplan, høgskolens Personalpolitisk dokument og høgskolens mål for arbeidsmiljøarbeid ikke er tilstrekkelig kjent og akseptert som utgangspunkt for samhandlingspraksis.
Det skal tas hensyn til den enkelte arbeidstakers mulighet for selvbestemmelse og faglige ansvar
Aml. § 4 - 2 slår fast at ved planlegging og utforming av arbeidet skal det tas hensyn til den enkelte arbeidstakers mulighet for selvbestemmelse og faglige ansvar.
Det skal være lojalitet til beslutninger som er fattet
Når beslutninger er tatt etter at saken har vært behørig belyst, skal arbeidstakere og ledere følge de bestemmelser som er fattet, selv om man er uenig i beslutningen, jf høgskolens samhandlings- og lederverdier.
De tilsatte skal føle at de blir ”sett og hørt”.
Å bli ”sett og hørt” innebærer at man tilhører et sosialt fellesskap hvor en er i interaksjon med og kan få/be om støtte fra leder og arbeidskollegaer. Støtten innebærer for eksempel informasjon om forhold på arbeidsplassen som gjelder egen arbeidssituasjon, råd og veiledning vedrørende eget arbeid og tilbakemelding på egen atferd.
Det skal snakkes til og ikke om kollegaer
Man skal tilstrebe et arbeidsmiljø hvor man unngår å snakke nedsettende om arbeidskollegaer. Ryktespredning er beslektet med mobbing. Dette er ofte skjult aktivitet som har som formål å fremme personlige interesser bak ryggen og på bekostning av kollegaer.
Arbeidsbelastningen skal ta hensyn til den enkeltes forutsetninger
Aml. § 4 - 2 pålegger virksomhetene å legge til rette arbeidet slik at det tas hensyn til den enkeltes forutsetninger. Helsefarlig stress som utløses av arbeidssituasjonen er uforenlig med god arbeidspraksis.
Mobbing, trakassering og helsefarlige konflikter aksepteres ikke.
Aml. § 4 - 3 slår fast at arbeidstakerne ikke skal utsettes for trakassering eller annen utilbørlig opptreden, og arbeidet skal legges til rette slik at den ansattes verdighet ikke krenkes.
Det skal sies i fra hvis en selv eller andre utsettes for mobbing eller annen utilbørlig atferd
Arbeidsmiljøloven slår fast at arbeidstakerne ikke skal utsettes for trakassering eller annen utilbørlig opptreden. Man er derfor i sin fulle rett til å si fra om man utsettes for krenkende atferd.Å si fra om irregulære forhold ved å rapportere oppover, kan i mange sammenhenger være et uttrykk for at man føler et ansvar, ikke bare til dem man arbeider sammen med, men også i forhold til virksomheten. NOU 1993:15 s. 30
2. Råd om forebygging til leder
Legg til rette for at medarbeiderne blir kjent med arbeidsmiljøloven og høgskolens krav til psykososialt arbeidsmiljø
Dette kan gjøres ved å sette psykososialt arbeidsmiljø på dagsorden i aktuelle fora hvor blant annet krav til akseptable samhandlingsformer, konsekvenser av brudd på normene, ansvarsforhold og sanksjonsformer, klargjøres. Sørg for at arbeidsmiljø blir satt på dagsorden.
Etterlev kravene til et systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid
Legg til rette for at for at kravene til et systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid kan oppfylles innenfor eget ansvarsområde. Dette innebærer blant annet gjennomføring av kartlegginger og iverksetting av nødvendige tiltak. Ved å gå foran i dette arbeidet, vil interessen og støtten for arbeidsmiljøarbeid hos medarbeiderne øke.
Legg til rette for god informasjonsflyt
Med god informasjonsflyt kan mange uklarheter og misforståelser unngås, og derved uheldige forhold som kan danne grobunn for konflikter, sosial isolasjon mv.
Legg til rette for et godt samhandlingsklima
Dette innebærer for eksempel å gi rom for etablering av uformelle møteplasser, sørge for åpne kommunikasjonskanaler og tilstrekkelig informasjon, verdsette og vise hverandre respekt, gi rom for kreative forslag, akseptere forskjellighet, følge opp høgskolens lederverdier og å motarbeide maktmisbruk og uakseptabel atferd.
Lytt til og gi konstruktive tilbakemeldinger til medarbeiderne
Dette bør ikke bare være tilfelle i de årlige medarbeidersamtalene, men være et etablert mønster i det daglige arbeidet.
Vær oppmerksom på tegn/signaler i arbeidsmiljøet som kan indikere at samhandlingsrelasjoner ikke er tilfredsstillende
Etabler en samhandlingspraksis hvor det er lett å fange opp tegn/signaler på samhandlingsproblemer. Kartlegging av evt. uheldige forhold skal imidlertid ikke bare skje gjennom medarbeidersamtaler eller årlige kartlegginger av arbeidsmiljøet, men være en del av den daglige samhandlingspraksis. Klargjør situasjonen raskt og iverksett evt. tiltak hvis situasjonen tilsier det.
Sørg for god tilrettelegging av arbeidet
Legg til rette for at medarbeiderne har en arbeidsbelastning som ikke overskrider det som objektivt sett må betraktes som normalt, og hvor den enkelte har innflytelse over arbeidsutførelse og tempo.
Sørg for opplæring i forebygging og håndtering av psykososiale arbeidsmiljøproblemer
Skaff innsikt i saksgangen i konfliktsaker. I en slik situasjon må man være sikker på egen rolle i saken og likeså klart kunne beskrive forventninger til partene i konflikten og prosessen som må gjennomgås.
Valg av prosedyre avhenger av problemet som skal løses.
Informer om taushetsplikten i personalsaker
Gjør medarbeiderne oppmerksom på at opplysninger om noen personlige forhold som de får kjennskap til gjennom sitt arbeid omfattes av taushetsplikten, jf forvaltningsloven § 13. Råd om forebygging til arbeidstaker
Bli kjent med arbeidsmiljølovens og høgskolens krav og bestemmelser for det psykososiale arbeidsmiljøet.
I følge aml. § 2 - 3 skal arbeidstaker medvirke til et godt arbeidsmiljø. Av høgskolens HMS-håndbok kapittel 2 går det frem hva høgskolen forventer av arbeidstakerne for å skape et godt psykososialt arbeidsmiljø. Dette gjelder blant annet aktiv deltakelse i kartlegginger som HMS-samtaler, vernerunder, mm, planlegging av tiltak og evaluering av arbeidet.
Bli kjent med bestemmelser vedr. rettigheter og plikter som arbeidstaker
Informasjon finnes blant annet i aml §§ 2 – 3 , 3 – 2 , 4 – 1 , 4 - 2 , 4 – 3 og 4 – 4 ..
Bli kjent med høgskolens saksgang i arbeidsmiljøsaker
Oversikt over saksgang i HMS-saker finnes i høgskolens HMS-håndbok kapittel 3 .
Benytt retten til medbestemmelse
Medbestemmelse innebærer blant annet å få anledning til å fremme egne synspunkter i saker, selv om beslutningene ikke alltid går i eget favør. Mulighetene til dette ligger ikke minst i deltakelse i kartlegginger av arbeidsmiljøet og det systematiske helse, - miljø- og sikkerhetsarbeidet for øvrig, og gjennom tjenestemannsorganisasjonene.
Bidra til et godt samhandlingsklima
Dette innebærer for eksempel å bidra til uformelle møteplasser, åpne kommunikasjonskanaler og god informasjon, respekt, gi rom for kreative forslag, akseptere forskjellighet og å motarbeide maktmisbruk og uakseptabel atferd.
Vær lojal mot bestemmelser som er fattet innenfor eget arbeidsområde
Å følge bestemmelsene betyr lojalitet til de beslutninger som er fattet. Bli kjent med høgskolens systemer for medvirkning og medbestemmelse. Se blant annet HMS-håndboka kapittel 2.
Informer rett person
Si fra til rett person ved observasjon av samhandlingsforhold som ikke er i samsvar med lov og bestemmelser. Det gjelder enten den utilbørlige atferden rammer ledere eller arbeidskollager. Hvem som er rett person avhenger av den enkelte sak.
Bli kjent med retningslinjene for å forebygge og håndtere psykososiale arbeidsmiljøproblemer
Retningslinjene skal være en hjelp til å forstå psykososiale arbeidsmiljøproblemer, og hvordan man selv kan bidra til å forebygge og håndtere dem i arbeidssituasjonen.
Delta i opplæring om mellommenneskelig samspill
Kunnskaper om mellommenneskelig samspill gjør en bedre i stand til å delta i forebygging og håndtering av psykososiale arbeidsmiljøproblemer. Benytt derfor høgskolen kurstilbud på området, annonsert som HMS-kurs på HiO-veven.