VII. Håndtering av psykososiale arbeidsmiljøproblemer
1. Prinsipper for håndtering
Følgende prinsipper skal danne utgangspunkt for håndtering av psykososiale arbeidsmiljøproblemer ved Høgskolen i Oslo:
Psykososiale arbeidsmiljøproblemer skal håndteres raskt
Aml. § 4 - 1 slår fast at arbeidstakerne ikke skal utsettes for uheldige psykiske belastninger. Mobbing, sosial isolasjon/utestengning fra det faglige og sosiale fellesskapet og konflikter må derfor håndteres raskt slik at man unngår helseskadelige situasjoner.
Aml. § 4 – 3 og 4 - 4 peker på at arbeidet skal søkes utformet slik at det gir muligheter for variasjon og for kontakt med andre, for sammenheng mellom enkeltoppgaver og for at arbeidstakerne kan holde seg orientert om produksjonskrav og resultater. Arbeidsgiver har et tilretteleggingsansvar som raskt må følges opp hvis arbeidsbelastningen er for høy i forhold til det som er påregnelig.
Problemer skal løses på lavest mulige nivå i organisasjonen
Arbeidsmiljøsaker skal håndteres og løses der hvor de oppstår, fordi kjennskap til sak og personer gir mulighet for å finne gode løsninger. Hvis dette ikke går bringes saken opp på et høyere myndighetsnivå, jfr. saksgang i arbeidsmiljøsaker .
Støttepersoner kan trekkes inn
Dersom partene ønsker det kan leder be en nøytral tredjepart om å ha samtaler med partene for å fremme dialog og løsninger. Tredjepart (f.eks. tilsatt ved HiO, en ekstern konsulent m.v.) må være en person som begge/alle parter aksepterer og oppfatter som nøytral.
Partene har rett til å ta med seg rådgivere, for eksempel en tillitsvalgt / verneombud eller andre i møter, og skal informeres om det.
Leder kan også kontakte Organisasjons- og personalseksjonen ved behov for faglig bistand.
Den som utsettes for psykososiale arbeidsmiljøproblemer skal ivaretas
Ved inngripen i arbeidsmiljøproblemer skal en trå varsomt slik at den som har blitt rammet ikke opplever ytterligere problemer ved kanskje å bli stående i frontlinjen, og ved at sider som oppleves som private blir gjort kjent for andre. Prosedyren som velges for oppfølging må derfor gi støtte, tilpasset den enkeltes ønsker og behov.
Sanksjonsformene skal være hensiktsmessige
Sanksjonsformene som benyttes mot den/de som involverer andre i helsefarlige situasjoner som mobbing, må være av en slik art at konsekvensene av handlingene blir forstått og akseptert.
Sanksjonsformene skal imidlertid ikke utsette den / de som bevisst eller ubevisst har handlet galt for unødvendige påkjenninger, men må gi mulighet for læring og vekst.
2. Råd til den som utsettes for psykososiale arbeidsmiljøproblemer
Analyser problemet og let etter konstruktive løsninger
Forsøk å finne ut av hva problemet består i og hvorfor det har oppstått. En slik analyse kan gi en klarere forståelse av problemet, hva som evt. kan gjøres og om man trenger støtte fra miljøet eller utenforstående for å løse saken. Noen ganger kan problemet løse seg selv ved at den som man mener er årsak til eget ubehag endrer sin atferd i mer positiv retning. Klimaet på arbeidsstedet kan dessuten endre seg ved for eksempel at arbeidsmiljøforhold settes på dagsorden osv. Har man ingen løsning i sikte, er det aktuelt å gå videre med saken.
Ta opp problemet med den annen part
Det er ikke sikkert at den annen part har hatt til hensikt å ramme noen. Det kan derfor være fornuftig å ta saken opp med den en opplever er årsak til problemet. En god samtale kan i enkelte situasjoner være tilstrekkelig for løse saken. Hvis ikke samtalen medfører noen løsning kan det være aktuelt å la andre vurdere saken. Er problemet arbeidsrelatert stress, er leder den man bør henvende seg til.
Orienter den/de som oppleves å være årsak til problemet hvis saken bringes videre
Uansett hva saken gjelder vil de fleste mennesker ønske å få kjennskap til om en sak som man selv er involvert i, blir lagt frem for andre, eks. leder. Man får derved anledning til å vurdere egen atferd på nytt og evt. kunne bidra med konstruktive løsninger.
Legg problemet frem for nærmeste leder evt. andre man føler tillit til
Dersom problemet ikke har latt seg løse etter å ha snakket med den annen part, legg saken frem for nærmeste leder, evt. verneombud, tillitsvalgt, bedriftshelsetjenesten eller en kollega - avhengig av hvem man føler tillit til (så langt det er mulig følges tjenestevei).
Vær konstruktiv, lyttende og samarbeidsvillig i møter om saken
Uansett hva problemet er, lytt til motparten og den som evt. kan bidra til løsning av problemet. Unngå å bli sint, unngå personangrep og vær løsningsorientert. Konstruktive tanker og handlinger fremmer vanligvis gode løsninger.
Rapporter brudd på arbeidsmiljølovens bestemmelser
Avviksskjema fylles ut i samarbeid med verneombud, og leveres til leder når arbeidsmiljøforhold ikke er i samsvar med lover og høgskolens egne bestemmelser, og når leder ikke følger opp planlagte tiltak. Er man usikker på om avviksskjema skal fylles ut, diskuteres saken med verneombud.
3. Råd til arbeidskollegaer:
Reager på uakseptabel atferd
Si klart fra hvis ledere og/eller arbeidskollegaer blir mobbet eller utsettes for annen utilbørlig atferd. Så langt det lar seg gjøre, ta saken opp i enerom med den man opplever har overtrådt en etisk grense. Det går an å stille spørsmål om man har misforstått situasjonen og om vedkommende mente det han/hun sa/ gjorde. Slike spørsmål kan ofte være tilstrekkelig til at den som kanskje har handlet uakseptabelt, tenker seg om. Vær rolig og behersket i situasjonen. Verken partene eller saken tjener på at man blir sint.
Bry deg om å gi gode råd til arbeidskollegaer som har psykososiale problemer
Hvis man tror at en kollega har problemer med leder eller andre, spør om det er noe man kan bidra med. Lytt og kom med eventuelle råd om hvordan og med hvem saken kan tas opp/eventuelt løses.. Unngå å ta parti. En god regel er at ingen skal bebreides for uakseptabel atferd før vedkommende har fått anledning til å legge frem sitt syn på saken.
Ta saken opp med leder, hvis det gis fullmakt til dette
Hvis en arbeidskollega ikke selv ønsker å ta saken opp med nærmeste leder, kan man fremme saken overfor leder, etter å ha fått fullmakt fra den det gjelder. Legg saken frem på en nøytral måte og unngå egne vurderinger. De kan komme til uttrykk ved en senere anledning, hvis man blir invitert til å bidra i løsning av saken. Dersom det er nærmeste leder som oppleves å være den som forårsaker problemet, kan det være aktuelt å henvende seg til dennes leder.
Ikke gå videre i miljøet med saken
Går man videre i miljøet med saken, kan dette forverre situasjonen. Man kan lett bli en ryktespreder som ikke bare har sørget for selv å bli en del av problemet, men forårsaker en utvidelse av dette. Skal miljøet orienteres, er dette leder og den som opplever problemet sin oppgave.
3. Råd til ledere
Lytt til medarbeidere som tar opp psykososiale arbeidsmiljøproblem
Ikke alle medarbeidere har like lett for å klage på en leder eller arbeidskollega som mobber eller opptrer på en måte som gir en følelsesmessige ubehag. I en slik situasjon utleverer medarbeideren også egen sårbarhet og manglende evne til å løse problemet som han/hun befinner seg i. Ledere må derfor være lyttende, inngi tillit og love å ta saken opp så snart som mulig, men samtidig informere om at riktig saksgang innebærer at alle parter i saken blir hørt.
Leder har et særskilt ansvar for å sørge for at slike saker blir behandlet så raskt som mulig, og at alle sider ved saken blir belyst.
Unngå å gi noen skyld
I mobbe - eller konfliktsaker er det avgjørende at man har en løsningsorientert tilnærming til problemene. Partene i saken må kunne oppleve at deres versjon blir hørt og tatt på alvor. Unngå at noen utpekes til syndebukk.
La partene selv klargjøre konsekvensene
Inviter partene til å diskutere mulige konsekvenser hvis ikke problemet løses/ den uakseptable atferden bringes til opphør. Dette kan lette partenes forståelse og aksept av at noe må gjøres. Finner ikke partene ut av dette på egen hånd, må leder klargjøre konsekvensene på en saklig og tydelig måte.
La partene finne løsninger
La partene som er involvert i problemet i første omgang forsøke å finne konstruktive løsninger selv. Dette kan føre til at de aksepterer løsningene lettere enn om leder tvinger en løsning på dem. Er problemet mobbing kan en løsning noen ganger være å la partene selv finne frem til hva som er akseptabelt, hvordan man kan forbedre atferd og finne frem til gode samhandlingsrelasjoner. Hvis ikke partene kommer frem til en omforent løsning i saken er det leders ansvar å gå videre med saken, hvis nødvendig med hjelp fra bedriftshelsetjenesten, tjenestemannsorganisasjonene osv.
I noen sammenhenger har ledelsen et ansvar for å finne løsning, for eksempel hvis det er grunn til å anta at en arbeidstaker har en arbeidsbelastning som kan medføre helsefarlig stress.
Dokumenter skriftlig
Skriftlig dokumentasjon underveis i en prosess kan i en del saker være viktig. Når leder for eksempel bruker styringsretten til å legge føringer for hvordan partene i en mobbesak skal forholde seg til hverandre, kan det være viktig at føringene nedfelles skriftlig. Imidlertid må en bruke skjønn, slik at en for tidlig formalisering ikke skader en ellers ledig og god prosess.
Ikke la saken trekke i langdrag
En sak som trekkes i langdrag kan slite både på de involverte parter og hele miljøet. Troverdigheten av lederrollen kan dessuten svekkes hvis løsningen av konflikter, trekker ut i langdrag. Der hvor partene selv ikke kommer til enighet, må ledelsen i samarbeid med evt. støttepersoner kunne bruke klar tale og minne partene om hvilken type atferd som tolereres.
Vurder virkningen av iverksatte tiltak
Ikke glem saken når tiltak er iverksatt, men følg derimot utviklingen nøye, gjerne gjennom samtaler med partene