Fakturamottak

Beskrivelse av: Ankomstregistrering, Fakturamottak, Forhåndsregistrering, Førstegangsregistrering, Mottaksregistrering, Organisering av fakturamottak, Registrering av faktura

Formålet med å etablere rutiner for mottak av fakturaer er å sikre at

• virksomheten har oversikt over mottatte fakturaer
• fakturaene blir behandlet (kontrollert og godkjent)
• fakturaene registreres i økonomisystemet og blir betalt i rett tid

Uavhengig av hvor en vare eller tjeneste leveres, bør virksomheten ha en felles adresse for inngående fakturaer. Fra postmottaket sendes fakturaen så til en avdeling hvor det kontrolleres at virksomheten er rette mottaker. Der undersøkes det om oppgitt adresse på fakturaen er korrekt, og at person/avdeling/seksjon som er oppført som bestiller/kontaktperson, er tilsatt i virksomheten. I tillegg kontrolleres det at fakturaen inneholder opplysninger om hvem som er leverandør, spesifikasjoner av tjeneste/vare og beløp. Kan ikke fakturaen aksepteres ved mottaket, sendes den i retur til avsenderen. Dersom fakturaen aksepteres, sendes den videre til registrering.

Kravene til behandling ved mottak, attestasjon, budsjettdisponering og tilhørende kontroller er de samme om fakturaene mottas elektronisk eller på papir. Forskjellen mellom en faktura på papir og en elektronisk faktura er løsningene for hvordan de behandles for registrering og sendes til attestasjon og eventuelt påføring av budsjettdisponeringsmyndighet. Se også transaksjonskontroller.

Inngående fakturaer kan behandles på ulike måter internt i virksomheten. En god hovedregel er at det velges enhetlige løsninger eller rutiner i virksomheten. Dette innebærer følgende:

Har virksomheten papirbaserte løsninger for behandling (registrering, attestasjon og disponering)

• sendes papirfakturaer videre til behandling
• eller elektroniske fakturaer skrives ut på papir som sendes videre til behandling

Har virksomheten systemer for elektronisk behandling (registrering, attestasjon og disponering)

• skannes papirfakturaer og overføres til systemet for behandling
• eller elektroniske fakturaer registreres i systemet for behandling
  • i noen tilfeller kan det være at aktuelt å skrive den elektroniske fakturaen ut på papir, slik at den kan skannes og overføres til systemet for elektronisk behandling

Løsninger for elektronisk fakturabehandling er en metode for å redusere den tiden det tar å behandle fakturaene. Blant annet for virksomheter med mindre kontorer regionalt plassert kan dette være et nyttig hjelpemiddel for å redusere den tiden det tar å behandle fakturaene.

Etter at det har blitt utført kontroll av fakturaen ved fakturamottaket, registreres den i økonomisystemet som mottatt, med nødvendige data. Ved registreringen av ny faktura er det vanlig å kontrollere at fakturaen ikke er mottatt tidligere, slik at den ikke blir behandlet dobbelt. Denne kontrollen kan gjøres manuelt eller ved at systemet har en innebygd duplikatkontroll av for eksempel fakturanummer eller KID. Registreringen er vanlig å foreta på mottaksdatoen. Dette kan fravikes for mindre virksomheter, de som benytter regnskapssentraler for registrering og virksomheter som er lokalisert slik at registrering ved mottak blir tungvint.

Funksjonaliteten i økonomisystemet bør være slik innrettet at:

• registreringen skjer som en funksjon mot tidligere registrerte data (kontroll mot leverandørdata). Organisasjonsnummer og bankkontonummer kan brukes som søkefunksjon
• det kan utarbeides rapporter for fakturaer som er mottatt, men ikke godkjent
• den registrerte informasjonen i mottaksregistreringen kan benyttes ved bokføringen og betalingen av fakturaen

Det skal være mulig å registrere følgende data om den enkelte faktura:

• kontering
• identifikasjon av leverandør (for eksempel organisasjonsnummer)
• identifikasjon av krav (fakturadato, fakturanummer)
• kundeidentifikasjon (KID) der det er oppgitt
• forfallsdato
• beløp
• leverandørens bankkontonummer

I tillegg kan det være aktuelt å registrere hvem som er mottaker av fakturaen (for påføring av attestasjon og/eller budsjettdisponeringsmyndighet) i virksomheten.

Det er vanlig at økonomisystemet har løsninger for faste registre over leverandører, noe som innebærer at data om leverandøren registreres når denne er ny for virksomheten eller ved endringer av disse, se reskontro. I fakturamottaket er det heller ikke alltid mulig å registrere alle dataene til fakturaen med en gang, et eksempel på dette er konteringskoder til regnskapet.

Virksomheten har etter mottaksregistreringen oversikt over fakturaer som er i omløp, og har mulighet for å purre de som skal attestere og angi eventuell budsjettdisponering på fakturaen hvis den ikke returneres innen forfallsdato.

Etter at fakturaen er attestert og budsjettdisponering er kontrollert, skal den bokføres i reskontroen og klargjøres for utbetaling.

Relaterte temaområder:
Anskaffelser

Se også:
Attestasjon
Budsjettdisponeringsmyndighet
Bokføring av faktura
Faktura
KID
Reskontro
Transaksjonskontroller

Referanse til:
Bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 2.5, 5.3.5 og 5.3.6.

Sist oppdatert: 22.08.2005