02/2007

Innkalling til avdelingsstyremøte AITeL 2/2007

Tid : Torsdag 15.2.2007 kl 8:30 - 1130
Sted : Midtrommet 3. etg. Brygghuset, E C Dahls gt 2. 

Innkalling til faste medlemmer:			Kopi av innkalling til varamedlemmer:
Per Borgesen	dekan
Thorleif Hjeltnes	faglig repr.
Grete Sandstrak	faglig repr.		Svend Andreas Horgen
Bjørn Klefstad	faglig repr.
Håkon Hauknes	adm.tekn.repr.		Arne Morten Uglem
Martin Fjeldvær	studentrepr.
Øystein Aas	studentrepr.		Ole Konrad Tønset
Petter Kongshaug	ekstern repr.
Åse Staupe	ekstern repr.

Dersom noen av de innkalte medlemmene er forhindret fra å møte, bes sekretær Siri W. Lien varsles på telefon 73 55 95 40

Saksliste:

AITeL-sak 02/2007 Referat og orienteringssaker
AITeL-sak 03/2007 Økonomi pr 31.12.2006
AITeL-sak 04/2007 Budsjett 2007
AITeL-sak 05/2007 Årsplan 2007
AITeL-sak 06/2007 Forberedelse årsmøte
AITeL-sak 07/2007 NOKUT evaluering av ingeniørutdanning
AITeL-sak 08/2007 Eventuelt 

 Saksdokumenter er vedlagt

Det serveres rundstykker eller tilsvarende under møtet.

Vel møtt.

Per Borgesen
dekan

 

AITeL-sak 02/2007 Referat- og orienteringssaker

Forslag til vedtak:
Referat- og orienteringssaker tas til etterretning

1.      Referat styremøte 06/2006 og 01/2007

2.      Ledelse av FoU-området e-læring og digitale læringsressurser.
Vedlagt er notatet Ledelse av FoU satsingsområde.

3.      Strategisk plan for e-læring. Orientering om arbeid igangsatt.

4.      Status for tilsettinger i fagstillinger

5.      Ny modell for styring i HiST
Vedlagt skisser til måltavle og resultatindikatorer for HiST med avdelinger.

6.      Initiering av Brukerforum

7.      Testing av ItsLearning
Vedlagt brev fra ITsLearning med tilbakemelding angående sikkerhet.

 

AITeL-sak 03/2007 Økonomi pr 31.12.2006

Forslag til vedtak:
Avdelingsstyret tar økonomioversikten til etterretning.

Vedlagt er økonomioversikt pr 31.12.2006. Oversikten blir gjennomgått i møtet.

Oppsummert Bevilgningsfinansiert virksomhet (+ er underskudd, - er overskudd):

• BFV, drift, gir et underskudd kr 358.958
• Mindreforbruket fra 2005 (Reserve) kr -558.992
• Nytt mindreforbruk pr 31.12.2006 blir kr -200.034
• AITeL burde hatt en avsetning (mindreforbruk) på ca -500.000 for å dekke investering i visualiseringslab som er bevilget men ikke innkjøpt på ca 350.000 og ca 150.000 til arbeid med UMIIK som er bevilget i 2006 men ikke avsluttet.

Oppsummert Eksternt finansiert virksomhet

• EFV gir et driftsunderskudd i 2006 på 167.731
• Vår2006(underskudd) + høst2006(overskudd): 289.571 - 121.840 = 167.731

Nødvendige avtaler om overføring av virksomheten fra Tisip til AITeL gjorde det svært vanskelig å regnskapsføre virksomheten før 2006, fordi avtalene ikke var klare. Opprydding i etterkant og avslutning av 2005-prosjektene og innbetaling i 2006 for vårsemesteret 2007 gir følgende komponenter til balanse pr 31.12.

• Overskudd vår 2005 kr -24.679
• Underskudd høst 2005 kr 63.280
• Underskudd vår 2006 kr 289.571

"Egenkapital" (avsluttede prosjekter pr 31.12) kr 328.172

•  Overskudd høst 2006 kr –121.840
• Innbetalinger for vår 2007 -42.000

Balanseført ved årsskifte (ikke avsluttede prosjekter) kr -163.840

Vedlegg: Økonomioversikt pr 31.12.2006

 

AITeL-sak 04/2007 Budsjett 2007

Forslag til vedtak:
Avdelingsstyret vedtar foreslått budsjett for 2007.

Basis tildeling til AITeL for 2007 innebærer en reduksjon fra 2006 på kr 1.998.000. Denne reduksjonen skyldes i hovedsak redusert studiepoengsproduksjon i 2005 som er grunnlag for deler av basisbevilgningen. Denne reduksjonen i produksjon forklares med et dramatisk fall i søkning til IT-studier, men derpå følgende redusert kvalitet i produksjonen selv om studieplassene fylles opp..

Avdelingen har i noen tid forutsett denne reduksjonen, og har derfor effektivisert driften av avdelingen maksimalt. Vi har også i to år ment å møte utviklingen ved å være svært ryddig på å dokumentere overførte midler som skyldes aktivitet som er forskjøvet i tid, slik at dette ikke framstår som et reelt mindreforbruk, men som en forskyvning i tid mellom bevilgning og forbruk. Avdelingen har i to år også fått redusert sin bevilgning ifølge budsjettfordelings­modellen med 0,5 mill pr år med svært uklare begrunnelser. Det opprinnelige styrevedtaket benytter formuleringen "for å rette opp utilsiktet skjevhet ved utskillelse av avdelingen". Senere muntlig forklaringer avviker fra dette, men går mer i retning av at "vi har vist at det er mulig å effektivisere".

AITeL møter nå en situasjon der en reduksjon i budsjettet på 10% gjør det umulig å opprettholde den samme aktiviteten uten et større merforbruk. Vi oppfatter at dette også er forutsett av HS-styret, da de i budsjettvedtaket sier:

Høgskolestyret ber høgskoledirektøren om orientering vedr status for tiltaksplaner for avdelingene AMMT, AITeL og AHS vedr tilpasning av virksomheten innenfor gitte rammer.

Dekan har informert høgskoleledelsen i eget notat og epost om situasjonen. I forbindelse med en pågående tilsetting i to stillinger ved avdelingen har jeg også gjennomført et oppklaringsmøte med høgskoledirektøren om situasjonen. Til dette møtet var det forberedt noen tiltak som kunne bedre den økonomiske situasjonen noe. Tiltakene var til dels dramatiske da det var snakk om nedlegging av studier. Tiltakene ville kunne bedre økonomien på kort sikt men neppe på lengre sikt.

Dekanen sin forståelse etter dette møtet er at AITeL blir bedt om å opprettholde aktiviteten i 2007 selv om dette resulterer i et merforbruk. Bakgrunnen for dette er følgende:

• Bevilgningsbidraget fra studiepoengsproduksjonen for EFV beregnes fra 2008 på en ny måte. Ved uendret produksjon ville bevilgningene øke med ca 2 mill. Nå har produksjonen også her gått noe ned, slik at den positive effekten antakelig ligger nærmere 1 mill.
• HiST vil utarbeide en ny budsjettfordelingsmodell. I dette arbeidet ligger blant annet en ressursanalyse av hver avdeling som del av beslutningsgrunnlaget for fordeling etter ny modell. Det er derfor grunn til å vente å se hvordan dette vil slå ut før man tar veldig drastiske grep ved avdelingen.
• Det er stadig signaler på at søkning (og kvalitet på studenter) til IT-studier vil bedres, selv om effekten har latt vente på seg.

For å kunne legge fram et budsjettforslag med et betydelig merforbruk har dekan bedt om noe skriftlig signaler fra høgskoledirektøren i retning av at man er inneforstått med et slikt framlegg. Det er blitt lovet at det skal komme formuleringer om situasjonen i det kommende disposisjons­skrivet (D-brevet) fra avdelingen. Pr. 8.2 er D-brev ikke mottatt.

Det framlagte budsjettforslaget er laget etter følgende prinsipper:

• Det er lagt inn tilsetting i to fagstillinger. Dette vil bare i beskjeden grad gi utslag i forbruket, da det er snakk om å flytte allerede eksisterende undervisning fra overtimer til ordinære timer. Dette er nødvendig for å imøtekomme krav til tak på overtimer etter at særavtalen falt bort.
• Det er lagt opp til samme aktivitetsnivå som for 2006
• Det er lagt inn tilsetting av to stipendiater i halve 2007 (stillingene er under utlysing).

Med disse betraktninger og forutsetninger legges det fram et budsjett for BFV med et merforbruk på 2.8 mill.

Budsjett for EFV er ikke lagt fram nå, fordi vi ønsker å omarbeide budsjetteringsmodellen slik at den bedre harmonerer med HiST sin mal. Basert på søkertall til nettfagene våren 2007 antas det at EFV vil gi et lite overskudd.

Vedlegg: Forslag til budsjett 2007

 

AITeL-sak 05/2007 Årsplan 2007

Forslag til vedtak:
Avdelingsstyret vedtar foreslåtte årsplan for 2007 etter gammel modell.

Det har fra høgskoleledelsen en tid vært annonsert at årsplaner fra avdelinger i 2007 skal lages etter en ny og felles modell. Denne årsplanen blir en del av nytt system for balansert mål- og resultatstyring for HiST. Arbeidet med årsplan etter gammel modell var imidlertid kommet så langt at dekan har valgt å ferdigstille denne.

Avdelingen er pålagt å sende inn årsplan til førstkommende høgskolestyremøte. Møtet holdes 14. februar, innsendingsfrist er 9.februar. Siden retningslinjer for ny plan kom så sent (2.februar) har høgskoledirektøren åpnet for at plan etter gammel modell alternativt sendes inn. Forslaget til plan som legges fram her er derfor oversendt til høgskolestyret med forbehold om godkjenning i avdelingsstyret.

Vedlegg: Forslag til årsplan 2007

 

AITeL-sak 06/2007 Forberedelse årsmøte

Forslag til vedtak:
Avdelingsstyret diskuterte innholdet i årsmøtet og delegerer til dekan å ferdigstille programmet.

Årsmøtet 2007 er planlagt til 22.-23.mars. Avdelingsstyret inviteres til å konkretisere innholdet i møtet. Foreløpige forslag til mulig innhold er:

• Vanlige referat og orienteringssaker
• Framlegg av skisse til ny strategi for e-læring ved AITeL
• Arbeidsgrupper for konkretisering av ny strategi for e-læring ved AITeL
• Foredrag om ITIL, ved våre samarbeidende høgskole i Amsterdam

 

AITeL-sak 07/2007 NOKUT evaluering av ingeniørutdanning

Forslag til vedtak:
Avdelingsstyret vedtar at administrativ stillingsressurs på 20 % for Else Lervik videreføres (tidligere benevnt kvalitetskoordinator) for 2007 for å ivareta arbeid med denne evalueringen.

Kunnskapsdepartemenetet har gitt NOKUT i oppdrag å evaluere ingeniørutdanningene i Norge.Evalueringen skal foregå i tidsrommet januar 2007 - mai 2008. Oppstartskonferanse var avholdt 5.februar, der Else Lervik og Per Borgesen deltok.

NOKUTS egen plan for gjennomkjøring er lagt ved og gås gjennom på styremøtet, sammen med informasjon om ulike utvalg som er aktuelle i prosessen.

Viktige aktiviteter våren 2007 blir å gjennomføre selvevaluering etter plan som vil bli gitt av NOKUT (foreligger ikke enda). Videre må vi påregne et visst arbeid med innsending og forklaring av diverse planverk som skal gjennomgås av fagkomiteer (benchmarking - faglig nivå).

Høsten 2008 vil det være aktuelt å oppnevne intervjugrupper. Dette tas som egen sak når retningslinjer for intervjuene foreligger.

Vedlegg:
NOKUT informasjonsbrev 1
NOKUT informasjonsbrev 2
NOKUT sakkyndige
Plan for gjennomkjøring

 

AITeL-sak 08/2007 Eventuelt

Forslag til vedtak:
Styret godkjenner vedlagte emnebeskrivelse for
LV777D ITIL - et rammeverk for drift av IT-systemer

AITeL har planlagt et ekstraordinært kurs i ITIL-standarden som
gjennomføres av eksterne kursholdere fra Nederland. Dette kan tas som valgbart emne av studenter ved bachelorstudiet i Informatikk, Drift av datasystemer.

Vedlegg: Emnebeskrivelse LV777D ITIL - et rammeverk for drift av IT-systemer