Sak 35/02: Opptakskomiteer

Styresak 35/02: Organisering av opptakskomitéer

Innstilling til vedtak:
1. Styret for Høgskolen i Bodø vedtar å opprette to opptakskomiteer ved Høgskolen i Bodø, slik:
1. Opptakskomite for opptak til studier på lavere grads nivå
2. Opptakskomite for opptak til studier på høgre grads nivå

2. Styret vedtar at opptakskomiteene skal være sammensatt av dekanene eller den dekanen fra sin avdeling utpeker, samt to studentrepresentanter. Studenttinget oppnevner studentrepresentantene med funksjonstid på ett år. Studiedirektør sørger for å stille med sekretær for opptakskomiteene, som sørger for innkalling og leder/administrerer møtene.

3. Styret vedtar følgende mandat for begge opptakskomiteene:
· På vegne av styret ivareta ansvar for at opptakene til lavere/høgre grads studier ved høgskolen (både de nasjonalt samordnede og de lokale opptakene) blir gjennomført korrekt.
· Behandle søknader om opptak på særskilt grunnlag
· Behandle realkompetansesøknader
· Behandle spesielle søknader om forhåndsløfte
· Vurdere og ta stilling til studiekompetanse for ordinære søknader, hvor studiekompetanse ikke umiddelbart kan konstateres (av saksbehandler)
· Behandle søknader om lemping av krav om forutdanning for privatister (studenter som ønsker å ta eksamen uten å være tatt opp til et studium).
· Godkjenne opptaket for det enkelte studieår på vegne av styret.

Kristin Hille Valla fremmet følgende forslag til nytt pkt. 4.:

"4. Styret ber om å bli orientert om hvordan arbeidet i opptakskomiteene har fungert etter ett års drift."

Direktøren endret sin sin innstilling i henhold til forslaget og det ble enstemmig vedtatt.

Vedtak:

1. Styret for Høgskolen i Bodø vedtar å opprette to opptakskomiteer ved Høgskolen i Bodø, slik:

1. Opptakskomite for opptak til studier på lavere grads nivå
2. Opptakskomite for opptak til studier på høgre grads nivå

4. Styret ber om å bli orientert om hvordan arbeidet i opptakskomiteene har fungert etter ett års drift.

Stig Fossum
høgskoledirektør

Magne Rasch
studiedirektør

SAKSUTREDNING
Styresak: Ny organisering av opptakskomiteene for Høgskolen i Bodø
Saksbehandler: Førstekonsulent Anne-Kristin Fjellstad

Myndighet for å fatte vedtak

Viser til Ot.prp. nr. 40 (2001-2002) Om lov om endringer i lov 12. mai 1995 nr. 22 om universiteter og høgskoler og følgende paragrafer i loven:

§ 4. Institusjonens styre
nr.4: "Styret selv fastsetter virksomhetens interne organisering på alle nivåer. Organiseringen må sikre at studentene og de tilsatte blir hørt."

§ 19. Oppnevning av utvalg og styrer
nr.2: " Studentene skal ha minst 20 prosent og aldri mindre enn to av medlemmene i alle kollegiale organer som tildeles beslutningsmyndighet, hvis ikke det delegerende organ enstemmig bestemmer noe annet."

§ 38. Studentopptaket
nr.1: " Det skal være eget opptak til høgre grads studier."

Bakgrunn

Stortinget behandlet 12. juni Innst. S. nr. 337 om St.meld. nr. 27 Gjør din plikt - Krev din rett: Kvalitetsreform av høyere utdanning. Formålet med reformen er å legge til rette for en kvalitetsheving av utdanningen gjennom en rekke tiltak av innholdsmessig, organisatorisk og økonomisk art.

I Innst. S. nr. 337 uttalte komiteen bl.a. at: "Komiteen sluttar seg til Regjeringa sitt framlegg om at institusjonane, i tillegg til einskildfag, skal kunne tilby studieordningar med treårige studieløp.

I brev fra KUF av 05.10.01 heter det: "3-årige studieløp bør kunne være tverrfaglige programmer og inneholde emner fra mer enn ett fakultet eller én avdeling."

Styret for Høgskolen i Bodø har i styremøte 8.februar 1996, med endringer i styremøte 17.april 1997 vedtatt følgende:

Styret for Høgskolen i Bodø vedtar å opprette tre opptakskomiteer ved Høgskolen i Bodø, slik:
· Opptakskomite for opptak til studier ved Siviløkonomutdanningen i Bodø og Avdeling for fiskeri- og naturfag.
· Opptakskomite for opptak til studier ved Avdeling for samfunnsfag og Avdelingen for helsefag.
· Opptakskomite for opptak til studieer ved Avdeling for lærerutdanning og Avdeling for humanistiske fag.

Styret vedtar at opptakskomiteen skal være sammensatt av to representanter fra hver avdeling (m/ personlige vararepresentanter) samt en studentrepresentant m/vararepresentant fra hver avdeling. Administrativ leder ved avdelingen kan ikke være medlem.
Avdelingsstyrene oppnevner representanter fra de tilsatte. Studenttinget oppnevner studentrepresentantene.
Studiesjef sørger for å stille med sekretær for opptakskomiteene, som sørger for innkalling og leder/administrerer møtene.

Styret vedtar mandat for opptakskomiteene i tråd med forslag i saksutredningen.

Representant og vararepresentant for studentene velges med funksjonstid ett år.
De øvrige representantene/vararepresentantene velges for en periode på tre år, sammenfallende med øvrige valgperioder ved HBO.

I tillegg har styret tidligere vedtatt i sak 32/00 at det skal oppnevnes egen opptakskomite for hovedfag i profesjonskunnskap. Begrunnelsen for å oppnevne egen komite var at studiet ikke er innordnet innenfor avdelingsstrukturen ved HBO og dermed ikke faller naturlig inn i den øvrige komitestrukturen.

Sammensetning av opptakskomite

I 1995 ble det oppnevnt en opptakskomite pr. avdeling. Året etter ble dette endret til tre komiteer, både ut fra en rasjonell begrunnelse, men også som et ledd i å bidra til økt samarbeid og innsikt avdelingene imellom. Videre ble en slik organisering sett på å være hensiktsmessig ut fra samarbeid om utdanningsprogram og studentutveksling avdelingene imellom.

Med bakgrunn i kvalitetsreformen er det ikke gitt at måten høgskolen har organisert opptakskomiteene på fortsatt vil være like hensiktsmessig. Kvalitetsreformen poengterer i stor grad større krav til samarbeid om utdanningsprogram og studentutveksling avdelingene imellom.

Organisering av opptakskomiteer ved andre høgskoler

Universitetet i Tromsø har valgt fra i år å gå over til en felles komite for grunnutdanningene. Realkompetansesøkerne behandles av de ulike instituttstyrene. Opptak til de øvrige etter- og videreutdanningene behandles også av instituttene, men det er som regel i samarbeid med oppdragsgivere. I den felles komiteen skal det velges tre vitenskapelig ansatterepresentanter og to studenter. Det betyr at ikke alle instituttene er representert. Mye tid til å administrere opptakskomiteene er en av begrunnelsene for å organisere det på denne måten. Saker til felles komite er kun saker av vanskelig art, som ikke opptakskontoret alene kan ta stilling til.
Ved andre sammenlignbare institusjoner organiseres opptaket mye likt slik det gjøres i Tromsø. Ved Høgskolen i Nord-Trøndelag er det også organisert med en komite. Komiteen, med tre representanter (en faglig ansatt, en administrativt ansatt og en student) vedtar saker etter innstilling fra avdelingene. Saksforberedelsene signeres av ansvarlig leder og sendes opptakskomiteen.

Et gjennomgående trekk er at institusjonene opererer med en felles komite for grunnutdanningene. Når det gjelder behandling av realkompetansesøkerne er dette stort sett lagt ut til de respektive avdelingene.

Videre kommer det også til uttrykk et klart ønske om å forenkle komitearbeidet ytterligere. I en ellers hektisk opptaksperiode oppleves det at det brukes unødig mye tid til å administrere opptakskomitemøtene. Et klart regelverk burde tilsi få saker til komitebehandling.

Valg av modell for Høgskolen i Bodø

Det kan tenkes flere ulike modeller å organisere opptakskomiteene på:
· Opprettholde det "gamle " systemet med tre komiteer, samt en egen for hovedfag/høgre grad
Representantene som pr. i dag sitter i opptakskomiteene har stort sett hatt innsikt i og kunnskap om studier innen egen avdeling. En styrke har vært at den har bestått av både faglig- og administrativ representant samt en studentrepresentant fra hver avdeling. Denne strukturen er svært krevende administrativt sett. Innkallinger og saksforberedelser har tatt unødig mye tid. Det å skaffe til veie representanter har vist seg spesielt vanskelig i og med at komitearbeidet foregår i ferietiden. Videre viser det seg at samme sak ofte må behandles i flere komiteer på grunn av at søker setter opp flere prioriteter på tvers av avdelingene. I tilfeller hvor det er studier som ikke har avdelingstilhørighet, har det vært nødvendig å nedsette egne komiteer. Med utvikling av nye treårige tverrfaglige løp, kan høgskolen ende opp med flere opptakskomiteer.

Bakgrunnen for forslag om endring av opptakskomiteene er kvalitetsreformen, som poengterer større krav til samarbeid om utdanningsprogram og studentutveksling. Som nevnt innledningsvis vil måten å organisere opptakskomiteene på slik det gjøres i dag ikke være tilfredsstillende sett i lys av den nye reformen.

· En felles opptakskomite med tre representanter - en faglig ansatt, en administrativt ansatt og en student
Dette vil forenkle det administrative arbeidet betraktelig. En slik komite vil i stor grad måtte fungere som et såkalt "sandpåstrøingsorgan", men inneha det formelle ansvar. Vurderinger og saksbehandling vil ligge ute på avdelingene og på opptakskontoret. Ved behandling av vanskelige saker kan komiteen utvides med representanter fra de respektive avdelingene. I den grad opptakskomiteene også skal inneha en rolle i forhold til å fremme eller oppmuntre til tverrfaglighet og avdelingsovergripende ordninger vil en slik organisering neppe være formålstjenlig.

· 1. En felles opptakskomite med representanter fra de ulike avdelinger/senter til lavere grads studier, med en representant fra hver avdeling/senter og to studentrepresentanter
2. En felles opptakskomite med representanter fra de ulike avdelinger/senter til høgre grads studier, med en representant fra hver avdeling/senter og to studentrepresentanter
Flere forhold kan tale for at dette kan være en modell med aspekter i seg som fanger opp de sider kvalitetsreformen ønsker at institusjonene skal vektlegge. Det å strukturere opptakskomiteene på denne måten kan være en organisering som i større grad vil oppmuntre til å tenke tverrfaglig, samtidig som den vil støtte opp om avdelingsovergripende ordninger. Videre vil det også sikre at det legges til grunn en tilnærmet lik vurdering og standardisering av søknader som krever utvidet behandling. Erfaringer fra arbeidet med vurderingene knyttet til realkompetansesøkerne understreker betydningen av nettopp dette. Det er også et poeng at ulike tradisjoner er forankret i komiteen.

En utfordring i forhold til denne måten å organisere på vil være størrelsen på komiteen.
Med representanter som nevnt over vil dette utgjøre ei gruppe på 8 personer. I tillegg kommer en person fra studieadministrasjonen som skal ivareta sekretærfunksjonen. Hvorvidt arbeidet vil oppfattes å være funksjonelt, vil i stor grad avhenge av måten møtene avholdes på. De må organiseres effektivt og møtene må være meget godt forberedt m.h.t. saksutredning og innstilling til vedtak.

Et poeng som kan tale til fordel for den organisering som er pr i dag, er at avdelingene er representert med to ansatte mot en som foreslås i denne modellen. Saker til behandling i komiteen vil som regel være saker med innstilling fra avdelingene. Eksempelvis ved behandling av realkompetansesøkere må det foreligge en tilråding. Det må antas at de vurderinger som er lagt til grunn er kvalifiserte, og det skulle dermed være unødvendig med mer enn en representant fra de ulike avdelingene.

Høgskolen i Bodø søker i disse dager UFD om å få etablere flere ulike mastergrader. Flere mastergrader er også under utarbeiding. Behandling av søknad om opptak til hovedfag har inntil nå vært behandlet ved de ulike avdelingene. Dette er gjort ut fra den vurdering at den avdeling som har tilbudt høgre utdanning har hatt den beste kompetansen til å vurdere de krav som måtte stilles til søkerne. Ved å foreslå en felles opptakskomite til også høgre utdanning er det bl.a. for å ivareta opptak til masterstudier som er bygd opp på tvers av avdelingene. Videre ser en også de positive sidene som er beskrevet i forhold til å oppmuntre til større tverrfaglighet. Erfaringer fra andre høgskoler tilsier også at det er hensiktsmessig med en egen komite for behandling av søknad om opptak til høgre grader.

Det å legge opp til to komiteer, vil helt klart forenkle det administrative arbeidet i forhold til avvikling av møtene. Dette er svært gunstig, nettopp på grunn av at dette foregår i den mest hektiske tiden under selve opptaket.

Hvorvidt denne modellen vil være den mest rasjonelle er usikkert. Derfor bør erfaringene, fra arbeide i de to komiteene som foreslås, evalueres etter 2-3 års tid - dersom styret vedtar den organiseringen administrasjonen foreslår. Erfaringer som er innhentet fra andre høgskoler tilsier at også der er et ønske om å minske antall komiteer og komitemedlemmer. Men, med de erfaringer høgskolen til nå har kan det være hensiktsmessig å gå veien om en felles komitè med representanter fra alle avdelingene, for opptak til h.h.v. lavere og høgre grad.

Formelt sett er det styret for HBO som har ansvaret for opptaket til studier ved institusjonen. En ordning med en opptakskomité for lavere grad og en opptakskomité for høgre grad vil også bidra til bedre kvalitetssikring og formalisering av styrets ansvar.

Ut fra ovennevnte foreslås det en endring av opptakskomiteens organisering i forhold til dagens ordning. Høgskoledirektøren foreslår at det oppnevnes to opptakskomiteer med følgende sammensetning og ansvar:

1. Opptakskomite for opptak til studier på lavere grads nivå

2. Opptakskomite for opptak til studier på høgre grads nivå

Høgskoledirektøren foreslår at opptakskomiteene skal være sammensatt av dekanene eller den dekanen fra egen avdeling utpeker, samt to studentrepresentanter. Studenttinget oppnevner studentrepresentantene. Studiedirektør sørger for å stille med sekretær for opptakskomiteene, som sørger for innkalling og leder/administrerer møtene.

Studentenes representanter/vararepresentanter velges med funksjonstid 1 år.

Forslaget innebærer også å øke antall studentrepresentanter fra en til to representanter. Viser til Ot.prp. nr. 40 (2001-2002) Om lov om endringer i lov 12. mai 1995 nr. 22 om universiteter og høgskoler, §19 nr.2 Oppnevning av utvalg og styrer

" Studentene skal ha minst 20 prosent og aldri mindre enn to av medlemmene i alle kollegiale organer som tildeles beslutningsmyndighet, hvis ikke det delegerende organ enstemmig bestemmer noe annet."

Lovforslaget innebærer at studentrepresentasjonen i opptakskomiteene økes til to representanter. Det forutsettes at studentene velges fra ulike faglige enheter, samt at det velges representant ut fra hvilken komite, høgre eller lavere grads nivå, studenten skal være representert i.

Mandat for opptakskomiteene.

Styret for HBO har tidligere fastsatt mandat for de tre opptakskomiteene som allerede er opprettet. Høgskoledirektøren foreslår at tilsvarende mandat gjøres gjeldende for de nye opptakskomiteene, men med endringer tilpasset forslaget om ny organisering av opptakskomiteene. I tillegg foreslås det å ta ut punktet i gjeldende mandat:

" Fastsette antall studietilbud om studieplass som skal sendes ut, både i forhold til grunnutdanninger og etter- og videreutdanninger."

Fastsetting av dimensjonering av studietilbud er direkte knyttet opp til avdelingenes budsjett. Det kan få uheldige økonomiske konsekvenser dersom det besluttes i opptakskomiteen å ta opp studenter utover det avdelingen har økonomi til. Ansvaret for å fastsette antall studietilbud bør derfor forankres i de respektive avdelingene.

Dette innebærer følgende (endring i kursiv):

1. Opptakskomite for opptak til studier på lavere grads nivå har følgende mandat:

· På vegne av styret ivareta ansvar for at opptakene til lavere grads studier ved høgskolen (både de nasjonalt samordnede og de lokale opptakene) blir gjennomført korrekt.
· Behandle søknader om opptak på særskilt grunnlag (både i forhold til poengregler og vurdering av realkompetanse) - tas ut
· Behandle realkompetansesøknader
· Behandle spesielle søknader om forhåndsløfte
· Vurdere og ta stilling til studiekompetanse for ordinære søknader, hvor studiekompetanse ikke umiddelbart kan konstateres (av saksbehandler)
· Fastsette antall studietilbud om studieplass som skal sendes ut, både i forhold til grunnutdanninger og etter- og videreutdanninger - tas ut.
· Behandle søknader om lemping av krav om forutdanning for privatister (studenter som ønsker å ta eksamen uten å være tatt opp til et studium).
· Godkjenne opptaket for det enkelte studieår på vegne av styret.

2. Opptakskomite for opptak til studier på høgre grads nivå har følgende mandat:

· På vegne av styret ivareta ansvar for at opptakene til høgre grads studier ved høgskolen (både de nasjonalt samordnede og de lokale opptakene)tas ut blir gjennomført korrekt.
· Behandle søknader om opptak på særskilt grunnlag (både i forhold til poengregler og vurdering av realkompetanse) tas ut
· Behandle realkompetansesøknader
· Behandle spesielle søknader om forhåndsløfte
· Vurdere og ta stilling til studiekompetanse for ordinære søknader, hvor studiekompetanse ikke umiddelbart kan konstateres (av saksbehandler)
· Fastsette antall studietilbud om studieplass som skal sendes ut, både i forhold til grunnutdanninger og etter- og videreutdanninger - tas ut
· Behandle søknader om lemping av krav om forutdanning for privatister (studenter som ønsker å ta eksamen uten å være tatt opp til et studium).
· Godkjenne opptaket for det enkelte studieår på vegne av styret.

Skriv ut - Sideoversikt - Standardversjon

Oppdatert av Helen Åsli 30.01.2003

Høgskolen i Bodø, 8049 Bodø, tlf. 75517200 , faks 75517457, e-post: postmottak@hibo.no
Publisert med NetEd : Publish publiseringsløsning