Registrering av tallbudsjett 2008

Denne siden inneholder frister og praktisk informasjon om utarbeidelse av tallbudsjett for 2008. Den samme informasjonen finnes også i arkivet på arkivref. 200706392-4.

Enhetene har med frist 10.desember 2007 lagt inn hovedtrekkene i budsjettet, i henhold til jnr. 200703445-2, Retningslinjer for planarbeidet høst 2007/vår 2008 og rapportering høst 2006/vår 2007.

Fordelingen av bevilgningen for 2008 er behandlet i styresak S61-07 (200706392-1). Det fullstendige tallbudsjettet skal være registrert i økonomisystemet innen fredag 01. februar 2008. Det forutsettes at budsjettet innen den tid har vært behandlet i fakultetsstyre (eller tilsvarende), alternativt legges administrasjonens forslag til fordeling til grunn.

Budsjett for eksternt finansierte prosjekter tas ikke med her, disse legges som tidligere inn for seg selv (se egne rutiner for eksternt finansierte prosjekter her og her). Prosjektbudsjettmaler med oppdaterte konti ligger på de samme nettsidene om EFV.

Det legges opp til en enklere behandling for sentrene (Semut, Amundsensenteret og Kvinnforsk). Se eget avsnitt.

Fra og med budsjettåret 2006 ble det opprettet et gjennomgående tiltak (dvs. et tiltak som kan benyttes av alle) som kan brukes til å budsjettere hvor mye av en tildeling som ikke vil bli benyttet i løpet av året. Tiltaket er videreført for 2008, og har nummer 99999 (egen omtale nedenfor).

Enhetene vil ved årsslutt måtte redegjøre for hva ubrukte midler knytter seg til. Enhetene skal ha oversikt over gjenstående forpliktelser knyttet til ubrukte midler, herunder også oversikt over midler som kan omdisponeres til andre formål. Budsjettet må være utformet slik at dette er mulig.

1. Sesongkoder08.xls er et skjema for å definere sesongkoder (dvs. regler for periodisering av budsjettet).
2. I Felles sesongkoder.xls finnes oversikt over forhåndsdefinerte sesongkoder som kan brukes av alle.
3. Budsjettskjema08.xls brukes til å legge inn fullstendig inntekts- og utgiftsbudsjett med sesongkoder.
4. De som ønsker det, kan i stedet velge å bruke skjemaet Budsjettskjema08månedlig.xls, hvor de månedlige budsjettene kan legges inn direkte. Se avsnittet om sesongkoder nedenfor for å finne ut hva som passer best for deres enhet.
5. Lønnsberegningsskjema m-hjelp.xls kan være til hjelp ved lønnsbudsjettering på individnivå.

Obs: For noen av filene vil man få beskjed om at de er koblet til en annen fil. Svar nei. Med unntak for skjema nr. 3 må gjenbruk av filer unngås. Det er innarbeidet endringer i forhold til tidligere versjoner som gjør at filer for 2007 ikke kan gjenbrukes.

For å bevare formlene som sørger for kommunkasjon mellom excel og Agresso Budsjett ved innlasting, høyreklikk ikonet for filen og velg lagre som. Filen lagres på egnet sted og åpnes deretter via Excel med Agressso Budsjett før du starter arbeidet med å registrere informasjon for 2008.

Sesongkoder og periodisering
Alle budsjettposter skal periodiseres, det vil si at det skal anslås når på året de vil påløpe. Enhetene kan velge mellom to måter å gjøre det på:

• Enten kan man fylle ut Budsjettskjema08.xls sammen med Sesongkoder08.xls. Her periodiseres budsjettpostene ved hjelp av sesongkoder, det vil si regler for hvordan ulike typer inntekter og utgifter fordeler seg utover året.
• Eller man kan benytte Budsjettskjema08månedlig.xls og legge inn eksakte beløp i hver enkelt måned. Dette vil typisk passe for de enhetene som har relativt store enkeltposter som bør periodiseres særskilt (for eksempel Teknisk avdeling). Budsjetterer man på denne måten, trenger man ikke tenke på sesongkoder.

Det foreligger en del forhåndsdefinerte sesongkoder som alle kan bruke, se Felles sesongkoder.xls. Merk: Når sesongkoder defineres i Sesongkoder08.xls, skal det ikke tas med noen av de forhåndsdefinerte sesongkodene, da disse allerede er definert i systemet. De forhåndsdefinerte sesongkodene kan særlig være aktuelle i forbindelse med engangsutbetalinger o.l. For hver budsjettpost legges det inn en gyldig sesongkode. Man kan også velge å legge inn en budsjettpost uten sesongkode. Posten blir da lagt inn med en fordeling på 1/12 hver måned (samme som forhåndsdefinert sesongkode FLAT).

Hensikten med å periodisere er først og fremst å gi bedre styring på overordnet nivå. På de enkelte budsjettposter vil man kunne oppleve store avvik fra periodiseringen. Enkelte poster er så store at de bør periodiseres alene (båtleie NFH, avregning abonnementer UB, betalingstidspunkt større avtaler osv.).

Om tallbudsjettet
Det skal utarbeides et fullstendig inntekts- og utgiftsbudsjett for enheten. Budsjettet legges inn i ett av de to budsjettskjemaene (skjema 3 eller 4).

Alle budsjettpostene skal bestå av gyldige verdier for konto (4 tegn), avdeling (6 tegn), prosjekt (5 tegn) og eventuelt sesongkode (max 8 tegn). Beløpet angis i hele kroner. Inntekter og negative utgifter skal ha negativt fortegn. Refusjon for arbeidskraft (sykepenger, svangerskapspermisjon m.m.) er negative utgifter (ikke inntekter), og skal budsjetteres på utgiftssida (5-serien). Bak hver budsjettpost er det mulig å legge inn en forklarende tekst. Ikke bruk kolonnen avsatt til kontotekst (kolonne B) til dette formålet.

Det skal utarbeides et samlet budsjett for hver enhet. Spesielt ved de større enhetene er det viktig at arbeidet koordineres sentralt. Det skal ikke sendes inn separate annuumsbudsjetter, disse skal innarbeides i det ordinære budsjettet. Dersom disse midlene ikke er fordelt ennå, kan det budsjetteres med et samlet beløp for hvert institutt (for eksempel på 6000-651100-00000) som så revideres når den endelige fordelingen er klar.

Årsbudsjettet skal i utgangspunktet settes opp i balanse. Det kan budsjetteres med et overforbruk tilsvarende akkumulert, udisponert bevilgning fra tidligere år (positiv avsetning). Tilsvarende skal man ikke budsjettere med utgifter som man vet ikke vil påløpe før senere år - selv om den tilhørende inntekten/bevilgningen regnskapsføres i 2008. Det forventes at enhetene kritisk vurderer hva som vil bli gjennomført i løpet av året, dette gjelder særlig ved igangsetting av nye tiltak/aktiviteter.

Som nevnt innledningsvis er det et klart mål å forbedre anslagene som ligger til grunn for budsjettet. Det er spesielt enkelte typer kostnader som gjennomgående overbudsjetteres.

• Mange enheter budsjetterer med annuumstiltak som inkluderer ubrukte midler fra foregående år. Dette kan være nyttig for at den enkelte forsker skal kunne se hvor mye han/hun disponerer totalt. Man vet imidlertid at ikke alle annuumsmidlene vil bli benyttet inneværende år. Dersom man ikke har andre holdepunkter bør man budsjettere med at det vil bli overført like mye til neste år, som det som ble overført til i år.
• For rekrutteringsstillinger er det gjerne forskjell mellom finansieringsperiode og når utgiftene påløper. Det skyldes både at tilsetninger i nye stillinger tar tid eller at tilsettingsperioden blir forlenget som følge av permisjoner eller andre forhold. Enhetene skal ha full oversikt over rekrutteringsstillingene, herunder også ubenyttede midler ved årets slutt. PØA har utarbeidet et eget skjema som skal brukes til dette formålet. For budsjettåret 2008 gjelder egne frister for når tildelte stillinger skal være utlyst, se disponeringsskrivet for nærmere opplysninger.
• Både ved tilsetting i rekrutteringsstillinger og i andre stillinger er det viktig å ha realistiske mål for når tilsetningen vil finne sted. Tilsettinger tar svært ofte lengre tid enn planlagt.
• Ved beregning av fast lønn til ansatte bør det også tas høyde for sannsynlig ledighet i stillinger. Spesielt for de store enhetene bør det være mulig å finne et erfaringstall for ledighet på samme måte som for refusjoner, selv om man på forhånd ikke vet hvilke stillinger som vil være ledige. Ledighet i stillinger medfører gjerne lavere driftsutgifter.
• Ved planlegging av nye tiltak bør man også ha en realistisk tidsramme for når tiltakene blir iverksatt.
• Enhetene bør ha en prioritert liste over tiltak utenfor budsjettrammen, som kan iverksettes dersom det viser seg at man får innsparinger andre steder.

Fra og med 2006 er det opprettet et gjennomgående tiltak, 99999, hvor det kan budsjetteres med midler som ikke vil bli brukt i løpet av året. For eksempel kan hvert institutt her budsjettere med hvor stor del av driftsmidlene som blir overført til senere år (eksempelvis 6000-641xxx-99999, beløp med negativt fortegn). Dermed kan budsjettet både inneholde opplysninger om hvor mye som er bevilget til et formål, og hvor mye som vil bli brukt.

Det settes av til dels betydelige beløp på universitetets fellesutgifter som senere blir fordelt til enhetene. Enhetene må ta hensyn til dette i budsjetteringen.

Enheten avgjør selv hvor detaljert budsjettet skal settes opp på kontonivå, men med minimum følgende detaljeringsgrad:

• inntekter over kap. 0271 (hovedbevilgning - post 50) og interne fordelinger. Se disponeringsskrivet.
• andre kjente bevilgninger fra KD (for eksempel kap. 0281) eller andre departementer.
• dekningsbidragsinntekter, herunder trukket fra sentralt dekningsbidrag (konto 9241).
• øvrige inntekter (3-serien, 92-serien)
• investeringer (4-serien)
• lønnsutgifter (5-serien)
• offentlige refusjoner vedr. arbeidskraft (konto i 58-serien)
• andre driftsutgifter (6- og 7-serien)
• egeninnsats på eksterne prosjekter (konto 9231 eller 9232)
• andre interne utgifter (92-serien)
• internhusleie (konto 9262)
• andre spesielle inntekter eller utgifter (bruk aktuell konto)

Dekningsbidragsinntekter skal periodiseres separat. Det sentrale dekningsbidraget (reduserer enhetenes inntekter) blir belastet i mars. Beregningsreglene er de samme som tidligere år, med korrigeringer for ny kontoplan fra og med 2007.

Det blir ikke gitt ekstrabevilgning til kompensasjon av lønnsoppgjøret i 2008. Enhetene bør derfor sette av en tilstrekkelig reserve til å dekke merutgiftene. Det bør budsjetteres med noe høyere lønnsutgifter fra og med mai (virkningsdato for det sentrale oppgjøret). Det bør settes av inntil 3,1% av totale lønnsutgifter til dekning av lønnsoppgjøret i 2008.

Vi viser til orienteringer om skillet mellom investeringer og driftsutgifter. Planlagte investeringer skal budsjetteres på en investeringskonto (4-serien) og ikke sammen med driftsutgiftene (6 og 7-serien). Med investering menes et driftsmiddel med en anskaffelseskostnad på mer enn 30 000 og en antatt brukstid på minst tre år. I forbindelse med innføring av aktivering og avskrivning av anleggsmidler, er det utarbeidet veiledningstabell (veildning for vurdering av aktivering) - denne ligger foreløpig på PØAs sider om innkjøp http://uit.no/persok/Innkjop/78. Budsjettenhetene bes bruke denne aktivt i forhold til å budsjettere investeringer for 2008. Merk: En del IKT/Audiovisuelt utstyr skal ALLTID aktiveres (føres på 4-serien) og registreres i utstyrsregisteret, uansett beløp (PC, server, skanner, prosjektor m.m.).

Øvrige enheter fyller altså ut enten skjema 1 (dersom man har egendefinerte sesongkoder) og 3 eller skjema 4, og returnerer til oss på e-post. Fullstendig/endelig tallbudsjett må være oss ihende innen fredag 1. februar. Gi filene et unikt navn (for eksempel budsjettskjema09_enhetsnavn), slik at vi kan skille dem fra hverandre. Det er viktig at alle opplysninger er i henhold til gjeldende kontoplaner, avdelingsstruktur og tiltak, jf. avsnitt "Excel-verktøy for budsjettregistreringen" ovenfor. Det må ikke legges inn flere identiske budsjettposter (dvs. at både konto, avdeling og prosjekt er lik); da vil den siste posten overskrive de tidligere. Med unntak for vedlegg 3 er det innarbeidet endringer i skjemaene i forhold til foregående år, og gamle skjemaer kan derfor ikke brukes for registrering av budsjett for 2008.

Ta kontakt med Berit Eliassen (e-post: berit.eliassen@adm.uit.no) dersom noe er uklart.