|
Reiseregning
Skjema for reiseregning
Det beste reiseregningsskjemaet er et eget program som må installeres på din maskin. Klikk her for å få beskrivelse av hvordan dette gjøres. I reiseregningsprogrammet ligger satsene «innebygd» i den fila som hentes ned. Hele programmet må derfor lastes ned på nytt for å få oppdaterte satser når disse er endret. Du kan også bruke en blankett som du finner på siden med elektroniske skjemaer.
Reiseregning skal sendes til den budsjettenhet (fakultet/institutt/ avdeling) som er oppdragsgiver. For nærmere informasjon, ta kontakt med budsjettenheten.
Innlevering og -frister
Reiseregningen skal leveres så snart som mulig, og senest én måned etter at reisen er avsluttet. Dersom denne fristen ikke overholdes, kan utbetalt reiseforskudd trekkes i lønn. For å få en antydning om hvor lang tid det tar før du får pengene utbetalt / overført til konto, må du se på siden om utbetalingstidspunkter. Der er det også beskrevet innleveringsfrister. Fristene gjelder fra reiseregningen er funnet i orden, bl.a. at alle bilag følger med.
Vedlegg til reiseregningen
Som hovedregel må alle utlegg som ikke dekkes av kost-, kjøre- og administrasjonsgodtgjørelse(bruspenger), samt nattillegg, legitimeres med originalbilag som legges ved reiseregningen. Dette er beskrevet i detalj på sidene om Statens reiseregulativ på Regjeringen.no. Noen hovedpunkter om flybilletter og dokumentasjon på at flyreisen er gjennomført:
- For elektroniske flybilletter kreves kvittering som viser at beløpet er belastet konto. Her vil det ikke være nok med original faktura fra for eksempel Via Travel, dersom ikke kredittkortbelastning fremkommer. Da må det i tillegg følge med kvittering(ev fra nettbank) som viser at konto er belastet/faktura betalt. Ettersom SAS ikke har mulighet til å gi kvittering for utført reise til alle reisende, er det en fordel at setekvittering ligger ved. Dette er imidlertid ikke et krav lenger, og heller ikke nødvendig for reiser med Norwegian, hvor kvittering/Receipt kan lastes ned fra nettsiden til kundeservice etter utført reise.
- For andre flybilletter gjelder billettstammen som dokumentasjon for at reisen er utført, og skal derfor legges ved reiseregningen. Framkommer beløpet og reiserute, er dette tilstrekkelig som kvittering. Er denne billetten bestilt gjennom for eksempel Via Travel, og gebyrer skal dekkes, kreves betalt originalfaktura vedlagt.
For alle deler av en reise hvor den reisende ikke har betalt billetten selv, skal det oppgis i reiseregningen hvem som har betalt den – dette gjelder f.eks. når du sitter på i en drosje sammen med en annen som betaler. Det samme gjelder når reiseutgiftene deles mellom flere oppdragsgivere. I slike tilfeller skal også kopi av den reiseregningen som sendes den andre oppdragsgiveren (de reiseregningene som sendes de andre oppdragsgiverne), legges ved reiseregningen.
Satser
Særavtalen om reiser (reiseregulativet) er tilgjengelig på Regjeringen.no. Innenlandsregulativets sats for kostgodtgjørelse står i særavtalens paragraf 9, og bestemmelsene om fradrag for frokost og lunsj står i samme paragraf, punkt 2.2. Særavtale for reiser utenlands gjelder fram til 31.12.2008, med satser fra 1. januar 2008. De mest brukte innenlandssatsene er disse:
- Ved dagsreiser (dvs. når nattillegg ikke utbetales):
- For reiser fra og med 5 timer og inntil 9 timer: kr 160
- For reiser fra og med 9 timer og inntil 12 timer: kr 250
- For reiser som varer over 12 timer: kr 380
- Ved reiser hvor nattillegg utbetales:
- For reiser som varer over 12 timer: kr 530
- Nytt døgn regnes etter 6 timer ut over første døgn.
- Trekk i kostgodtgjørelsen:
- Frokost: 10%
- Lunsj: 40%
- Middag: 50%
- Nattillegg
- Ulegitimert: kr 400
- Ulegitimert på hotell: Bortfalt
- Legitimasjonssats: kr 1 300
- Bruk av egen bil i Tromsø: kr 3,55 pr. km.
- For reiser ved deltagelse i konferanser, kurs m.v. beregnes kostgodtgjørelsen etter bestemmelsene i Statens personalhåndbok pkt.12.6.5.
- Godtgjørelse ved administrativ forpleining ("bruspenger"):
Skatteregler
Skatteloven fastsetter at overskudd på utgiftsgodtgjørelse er skattepliktig inntekt. Videre er det i tilhørende forskrifter bestemt at det skal foretas forskuddstrekk i slik inntekt. Det er et omfattende regelverk på dette området. En del av dette er beskrevet på en egen side om skatteregler. Det viktigste er at når en på reiser får utbetalt ulegitimert nattillegg, er kostgodtgjørelse ut over kr 169 per døgn skattepliktig (satsen er den samme i 2006 og 2007) og det skal foretas forskuddstrekk i det utbetalte beløpet. Unntak fra dette er beskrevet på siden om skatteregler.
|
