Oversikten viser til e-post, men gjelder alle typer elektronisk kommunikasjon og filer i et datasystem. Utfyllende informasjon finner du i artikkelen E-poster og filer, se peker nederst i artikkelen.
ARBEIDSGIVERenS RETTIGHETER
I utgangspunktet er det forbudt med innsyn i de ansattes personlige e-postkasse ved virksomheten. Dette er e-postkasser som er knyttet til en bestemt persons navn eller er avtalt å være personlig.
I enkelte situasjoner er det likevel mulig å foreta innsyn for å hente ut nødvendig virksomhetsrelatert e-post. Virksomhetsrelatert e-post er e-post som er knyttet til gjennomføring av arbeidsoppgaver.
Innsyn skal alltid være saklig begrunnet. Hvis opplysningene lett kan fremskaffes uten innsyn i e-post, vil kravet til saklig begrunnelse ikke være oppfylt. Prøv derfor å få tak i informasjonen på annen måte før innsyn gjøres.
I følgende situasjoner kan innsyn være aktuelt:
A: Ved fravær dersom:
- det er god grunn til å tro at det er kommet virksomhetsrelaterte meldinger i e-postkassen som arbeidsgiver trenger av driftshensyn.
- den ansatte samtykker eller virksomheten har skriftlige retningslinjer som de ansatte er kjent med og som klart og tydelig sier hvilke fraværssituasjoner som kan innebære innsyn
B: Ved opphør av arbeidsforholdet dersom:
- det er behov for å sortere ut virksomhetsrelatert e-post før innholdet slettes og e-postkassen avsluttes i tråd med skriftlige retningslinjer
- dette er avtalt med den enkelte
C: Ved mistanke om at:
e-post har et innhold som er straffbart
e-post som inngår som et ledd i gjennomføringen av en straffbar handling
det sendes e-post som medfører et grovt brudd på plikter som følger av arbeidsforhold, reglement eller annet skriftlig regelverk
Er et av vilkårene i punkt C oppfylt kan det også gjøres innsyn i privat e-post på den personlige e-postkassen. Ved mistanke om straffbare forhold bør politiet kontaktes. Dersom bare punkt A og B er oppfylt, kan man ikke foreta innsyn i privat e-post.
Når innsyn skal gjennomføres
Arbeidstakeren skal varsles før innsyn!
Disse tre punktene skal i tillegg gjennomføres:
- Arbeidstakeren må få tilbud om å være tilstede ved åpningen selv, eller selv få utpeke en representant som kan være tilstede
- Metoden for innsyn må være beskrevet før man setter i gang
- Innsynet skal dokumenteres (hvorfor innsynet foretas, hvem som fattet beslutningen, hvem som var tilstede, metode for innsyn og resultatet)
Datatilsynet anbefaler
- Ha klare og tydelige retningslinjer om bruk av virksomhetens datasystem. Legg særlig vekt på tiltak som kan hindre behovet for innsyn. Dette kan for eksempel være bruk av såkalt fraværsassistent ved planlagt fravær. Videre må det tydelig gå frem om det skal være tillatt å benytte den personlige e-post adressen til privat bruk.
- Dersom virksomheten tillater privat bruk, må man unngå uklare ord og fraser i beskrivelsen av omfang (som ”rimelig privat bruk er tillatt” og ”begrenset privat bruk”). Vær konkret!
- Definer hva som anses som et grovt brudd på plikter i virksomheten
- Lag egne e-postadresser til tillitsvalgte som kan benyttes i deres tillitsverv.
Råd til ARBEIDSTAKERe - Rettigheter
- Begrens de private aktivitetene på arbeidsgivers datasystem. Datasystemet er ment for å utføre arbeidsoppgaver.
- Prøv å unngå korrespondanse som ikke er jobbrelatert via e-posten på jobben.
- Krev klare og tydelige retningslinjer for hva som er akseptabel/uakseptabel bruk av jobbens datasystem, og om det er lov å bruke det til private gjøremål.
- Merk e-poster som er private med ”privat” i emnelinjen og/eller lagre disse i et mappesystem som tydelig viser at innholdet er privat.
- Husk at alt du foretar deg både på Internett og med e-postsystemet vil kunne spores tilbake til deg.
- Du skal varsles før innsyn eventuelt foretas
- Du har rett til å få dokumentert hvorfor det ble foretatt innsyn, hvem som fattet beslutningen, hvem som var tilstede, hvordan innsynet ble foretatt (metode) og resultatet.
Mer informasjon
Utfyllende informasjon om emnet finner du i artikkelen "E-poster og filer".