Meldeplikt
Eit tilgangskontrollsystem må meldast til Datatilsynet seinast 30 dagar før oppstart (personopplysningslova § 31). Meldeskjema finst her.
Samtykke eller interesseavveging
Verksemda kan starte opp med tilgangskontroll dersom den har samtykke frå alle som skal bruke systemet. Samtykket må vere informert, frivillig og uttrykkjeleg (sjå personopplysningslova §§ 8 og 2 nr. 7). I nokre tilfelle vil nytten for verksemda i å ha eit slikt system overstige den einskilde si interessa for personvern. I slike tilfelle treng ikkje verksemda få samtykke (personopplysningslova § 8 f). Det er verksemda som skal vurdere dette, men Datatilsynet kan overprøve vurderinga. Det er lite truleg at Datatilsynet vil ha innvendingar dersom det ligg føre ein avtale mellom arbeidsgivaren og arbeidstakarane sine representantar om korleis systemet skal brukast. Dersom verksemda vil bruke opplysningar frå tilgangskontrollsystemet til anna enn å vareta den interne tryggleiken, må kvar enkelt tilgangskontrollert ha samtykt til dette. Verksemda skal i alle tilfelle gi informasjon om tilgangskontrollsystemet.
Kva kan registrerast i tilgangskontrollsystemet?
Tilgangskontrollsystemet kan berre innehalde opplysningar som er nødvendige for at formålet med systemet skal kunne oppfyllast. tilgangskontrollsystem har som formål å vareta intern tryggleik ved hjelp av registrering av passeringar i bestemte kontrollpunkt. Unødvendige opplysningar skal verken blir samla inn eller brukt. Det kan vere nødvendig å lagre informasjon som for eksempel:
- opplysningar om korthaldar, for eksempel internt telefonnummer, bilnummer og firmatilknyting.
- autorisasjonsopplysningar og passeringsopplysningar.
Dette er opplysningar om område den einskilde får tilgang til, eventuelt i kva tidsrom, kva kontrollpunkt som er passert når (Se elles personopplysningslova §§ 11 og 28).
Dei kontrollerte skal ha informasjon og innsynsrett
Den som blir registrert i et adgangskontrollsystem skal alltid bli informert om dette. Informasjonen skal gjøre den registrerte klar over hva formålet med registreringen er, hvem som får tilgang til opplysningene, og hvordan opplysningene skal brukes. Det bør også bli gitt informasjon om hvor lenge passeringsopplysningene blir oppbevart (personopplysningsloven § 19).
Systemet må i tillegg være lagt opp på ein slik måte at det sikrer at opplysningene er korrekte og oppdaterte. De registrerte har som regel innsynsrett i sine passeringsopplysninger, slik at de kan få anledning til å oppdage og korrigere feilregistreringer (personopplysningsloven §§ 11, 18 og 27).
Må PIN-kode bli brukt i tilgangskontrollsystemet?
Når opplysningar om passeringa blir lagra i systemet: Etter Datatilsynets vurdering er det nødvendig med eit eintydig identifikasjonsmiddel, for eksempel PIN-kode, som sikrar at berre innehavaren av tilgangskortet blir identifisert som bruker av kortet. Datatilsynet tek dette standpunktet med bakgrunn i at personopplysningane som blir handterte skal oppfylle ein del krav som er gitt i personopplysningslova (§§ 11 og 12).
Når passeringa ikkje blir lagra i systemet: Dersom opplysningar om passeringa ikkje skal lagrast i systemet, krev ikkje Datatilsynet bruk av PIN-kode.
Kven kan få tilgang til opplysningane?
Det kan ikkje leverast ut opplysningar til utanforståande frå tilgangskontrollsystemet utan samtykke frå dei opplysningane gjeld. Politiet kan likevel krevje opplysningane utleverte som ledd i etterforskinga av ei straffbar sak.
Når skal opplysningane om passeringar bli sletta?
Lova krev at personopplysningar ikkje skal oppbevarast lenger enn nødvendig. Den behandlingsansvarlege må vurdere kor lenge den treng opplysningane. Vurderinga må takast ut frå omsyn til tryggleiken, og vil variere frå verksemd til verksemd. Når data ikkje lenger er nødvendige, skal dei slettast(personopplysningslova § 11 bokstav e. og § 28). Dersom tilgangssystemet er nødvendig for å hindre tap av liv og helse, økonomisk tap eller tap av omdømme og personleg integritet, gjeld avgjerda i personopplysningsforskrifta § 2-16, som krev minst tre månaders lagringstid for opplysningar om autorisert og uautorisert bruk.
Kan tilgangskontrollsystemet koplast med tidskontrollsystemet?
I utgangspunktet kan ikkje desse systema koplast. Dei to systema varetek ulike formål. tilgangskontrollen skal vareta interne tryggingsforhald, mens tidskontrollen skal brukast til lønns- og tidsutrekning. Det er ulovleg å kople behandlingar med forskjellig formål utan eit spesifikt samtykke for koplinga frå kvar enkelt av dei registrerte. Samtykke til ei eventuell samanstilling må baserast på god informasjon.