3.2 - Behovsanalyser og utlysningstekst

POA

Omfang: Fra kompetansebehov er oppstått til innholdet i utlysingsteksten er godkjent og stillingen utlyst.

Kapitlet omhandler:
3.2.1 Bakgrunnsanalyse
3.2.2 Stillingsanalyse
3.2.3 Analyse av alternativer
3.2.4 Varige eller midlertidig tilsetting
3.2.5 Enhetens styre behandler saken
3.2.6 Behandling i rektors ledergruppe
3.2.7 Utlysingstekst utformes
3.2.8 Utlysing godkjennes
3.2.9 Utlysing oversendes Personal- og organisasjonsavdelingen
3.2.10 Utlysing foretas
3.2.11 Lovlige midlertidige tilsettinger

Innledning
Straks enheten får klarhet i at det blir ledige lønnsmidler, må det vurderes hvordan midlene skal brukes. Enheten må ta stilling til om det er
- behov for ny kompetanse
- behov for å erstatte den som slutter av kapasitetsgrunner eller
- behov for å omdisponere midlene til drift
Dette er sentralt i ”Bakgrunnsanalysen”, jf. Behovsanalyseskjema. Hensikten er å fokusere på de strategiske linjer og langsiktige sentrale og lokale planer, dimensjonering av fagområder og faglig profil. Bakgrunnsanalysen skal konkludere med om det skal foretas tilsetting eller om de frigjorte midlene skal benyttes på annen måte.

Deretter utfylles ”Stillingsanalyse”. Det skal gi svar på hvilken kompetanse enheten eksakt trenger, med utgangspunkt i hvilken funksjon stillingen skal ha ved enheten. Hvilke arbeidsoppgaver den skal tillegges og hvilke faglige krav og personlige forutsetninger som trengs for å ivareta stillingen, fylles ut i skjemaet.

På bakgrunn av den detaljoversikten man nå har fått gjennom utfyllingen av stillingsanalysen, utfylles ”Analyse av alternativer”. Denne analysen skal gi svar på om funksjon og oppgaver kan ivaretas på andre måter enn ved tilsetting av ny medarbeider.

Til slutt utfylles den delen av skjemaet som er knyttet til midlertidige stillinger.


3.2.1. Bakgrunnsanalyse
Skjemaet ”Bakgrunnsanalyse” fylles ut. Denne analysen inneholder følgende punkter som skal danne grunnlag for om saken skal stoppes eller videreføres.

• UMBs strategiske plan og delstrategier, herunder forskningsstrategi og
plan for utvikling av studiekvaliteten, skal gjennomgås for å vurdere om det er strategier eller satsninger som kan få innvirkning på fagområdet eller behovet for ny kompetanse
• UMBs omstillingsplaner
• Enhetens strategiske planer eller andre langsiktige planer som kan få innvirkning på fagområdet eller behovene for ny kompetanse
• Enhetens personalplan som beskriver alder, arbeidsområder, forventede forskningsterminer etc., for den enkelte ansatte, og som kan ha betydning for saken
• Instituttets undervisningsforpliktelser og forsknings- og utviklingsoppgaver fremover og evalueringer av disse
• Behovet for styrket faglig ledelse eller andre krav til ledelse vurderes spesielt for lederstillinger og professorstillinger
• Hvordan skal stillingen finansieres? Kan stillingen finansieres innen rammen av det framtidige budsjett enheten kan forvente ut fra gjeldende budsjettmodell? Både lønn og driftsutgifter skal omtales

Unntak for utfylling av ”Bakgrunnsanalyse”:
• Stipendiatstillinger og post.doc. stillinger, som er finansiert ved særskilte tildelinger.
• Midlertidige forskerstillinger som er eksternt finansiert.
• Engasjement for inntil seks måneder. Enheten kan selv inngå midlertidige arbeidsavtaler, etter administrativ tilsetting, for inntil seks måneder.

Konklusjon:
Konklusjonen fattes av enhetsleder og skal føre frem til et av følgende to alternativer:
• Saken stanses
• Saken videreføres


3.2.2 Stillingsanalyse
Før behandling skjer i enhetens styre og eventuelt rektors ledergruppe, skal det utarbeides en stillingsanalyse som skal klargjøre stillingens innhold og kvalifikasjonskrav.

Stillingsanalysen består av en kravspesifikasjon som skal gi følgende oversikt:
• funksjon, hvilken posisjon skal stillingen ha i instituttet/enheten
• arbeidsoppgaver, konkret beskrivelse av de enkelte oppgaver
• faglige krav til innehaver av stillingen sett i forhold til funksjon og oppgaver
• personlige egenskaper innehaver av stillingen må ha for å kunne ivareta funksjon og arbeidsoppgaver

Det er utarbeidet et eget skjema for dette.

Unntak for utfylling av ”Stillingsanalyse”:
Ingen. For alle typer stillinger skal skjema for stillingsanalyse utfylles.

Konklusjon:
Skjema gir svar på hva som skal kreves av en stillingsinnehaver av faglige krav og personlige forutsetninger.


3.2.3. Analyse av alternativer
Før behandling skjer i enhetens styre og/eller rektors ledergruppe skal det utarbeides en alternativanalyse som skal klargjøre om kompetansebehovet kan dekkes på andre måter enn ved utlysing av stilling.

Analyse av alternativer består av:
• Medarbeidere i deltidsstillinger i egen enhet som kan/ønsker å utvide sin stillingsandel, kan overta oppgavene
• Dersom det er prosjekt / midlertidige oppgaver. Er det vurdert om fast ansatte i egen enhet kan overføres midlertidig
• Oppgaver kan effektiviseres eller fjernes ved en omfordeling av oppgavene
• Personalressursene utnyttes på en ny måte, på tvers av enhetsgrenser
-gjennom dannelse av clustre eller faglige temagrupper
-gjennom annen organisering av infrastruktur/støttefunksjoner og tilhørende personell
-gjennom annen organisering av undervisningen
• Fast ansatte ved andre enheter, som har ønske om å skifte arbeidssted, kan ivareta kompetansebehovet
• Behovet kan fylles ved hjelp av professor-II stilling, timelærere eller andre samarbeidspartnere
• Allerede tilsatte, som ved tilføring av noe ny kompetanse, vil være kvalifisert
• Ledig kapasitet som kan omstilles gjennom kompetanseutvikling
• Kjøp av de aktuelle tjenestene fra eksterne aktører
• Eventuelle andre forslag

Unntak for utfylling av ”Analyse av alternativer”:
Det er ikke nødvendig å fylle ut denne delen av skjemaet for midlertidig eksternt finansierte vitenskapelige stillinger, stipendiater og post-doc-stillinger, samt engasjement under seks måneder.

Konklusjon:
Analyse av alternativer skal gi svar på hvordan kompetanse-behovet kan dekkes:
• Behovet kan dekkes internt på institutt/enhet
• Behovet kan dekkes internt på UMB
• Behovet kan dekkes ved intern utlysing (se nedenfor)
• Behovet kan dekkes ved offentlig utlysing
• Behovet kan dekkes ved administrativ tilsetting (se nedenfor)
• Er det varige eller midlertidige arbeidsoppgaver (se nedenfor)


3.2.4. Varige eller midlertidig tilsetting
Før behandling skjer i enhetens styre og/eller rektors ledergruppe skal den delen av behovsanalysen som gjelder midlertidighet utfylles. En skal krysse for hvilken lovhjemmel midlertidigheten er knyttet til. Hensikten er å hjelpe enheten til å velge riktig midlertidig stillingsvariant, noe som igjen har betydning for hvordan en avvikling av arbeidsforholdet skal gjennomføres.

Hovedregelen er at arbeidstakere skal tilsettes fast, jf. tjenestemannslovens § 3. Midlertidighet kan bare rettsgyldig avtales hvis det kan hjemles i tjenestemannsloven med forskrifter. Tidsavgrensede arbeidsavtaler skal ikke brukes i større utstrekning enn strengt nødvendig. Hjemmel for midlertidig tilsetting skal alltid oppgis. Se kap. 3.2.11 Lovlige midlertidige tilsettinger. Klikk her.

Tidsbegrenset inntil 6 måneder
Enhetene kan tilsette for inntil 6 måneder administrativt uten utlysing, innstilling og behandling i tilsettingsutvalg (tjml § 6 nr 1), men det er en forutsetning at arbeidsforholdet fyller de krav tjenestemannsloven stiller for å tilsette midlertidig. Dersom det vil være fortsatt behov for tilsetting ut over 6 måneder, kan forlengelse av arbeidsavtalen kun skje dersom vedkommende har fått ny arbeidsavtale etter en forutgående utlysing.

Unntak for utfylling av det som gjelder midlertidighet i skjemaet:
Faste stillinger.


3.2.5. Enhetens styre behandler saken
På bakgrunn av analysene lages forslag til tiltak som legges frem for enhetens styre. Styret fatter vedtak om videre behandling av saken. Skal det utlyses fast stilling sendes saken over til rektors ledergruppe. Hvis ikke går saken tilbake til enhetens ledelse for videre oppfølging.


3.2.6. Behandling i rektors ledergruppe
I de tilfeller hvor enhetens styre har fattet vedtak om utlysing av fast vitenskapelig eller teknisk/administrativ stilling eller spesielle midlertidige stillinger, skal saken legges frem for rektors ledergruppe. Det er enhetens leder som legger frem saken. Medlemmer av ledergruppen får på forhånd tilsendt analysene.
Hensikten er at rektors ledergruppe skal vurdere saken sett i forhold til UMBs strategiske plan, andre langsiktige planer, forventede omstillinger og eventuelle andre utfordringer UMB står overfor.

Rektors ledergruppe gir, på bakgrunn av sine vurderinger, enheten råd om stillingen bør utlyses eller ikke og eventuelle andre merknader.


3.2.7. Utlysingstekst utformes
Med utgangspunkt i stillingsanalysen, andre foretatte vurderinger og mal for utlysingstekster utarbeider enhetens ledelse den konkrete utlysingsteksten. Vurderingene av søkerne til en stilling, skal foretas ut fra kvalifikasjonene som er beskrevet i utlysingsteksten. Det er derfor viktig at utlysingsteksten blir utformet i henhold til det en vil vektlegge ved utvelgelsen, fordi det er den best kvalifiserte som skal tilsettes. Det krever en utlysing som er så bred at flest mulig aktuelle kandidater, både kvinner og menn, nås. Momenter som ikke er nevnt i utlysingsteksten, kan ikke tillegges vekt i innstillingen.

Utlysingsteksten skal inneholde følgende punkter:
• Opplysning om arbeidssted
• Opplysning om fra hvilket tidspunkt stillingen er ledig
• Opplysning om tilsettingen skal være tidsbegrenset
• Prosjektnavn og finansieringskilde ved eksternt prosjekt
• Faglige krav til stillingsinnehaver, hentet fra ”Stillingsanalyse”. Se også NLHs generelle stillingsbeskrivelser for teknisk/administrative stillinger, hvor krav til utdanning og erfaring er beskrevet.
Er det utarbeidet stillingsbeskrivelse, skal dette framgå av lysingsteksten.
For vitenskapelige stillinger skal det utarbeides en betenkning for stillingen. Dette skal stå i utlysingsteksten.
• Personlige egenskaper, hentet fra ”Skjema - stillingsanalyse”. Beskrivelse av stillingen og det aktuelle arbeidsområdet
• Opplyse om kravet til pedagogisk kompetanse for undervisningsstillinger
• Opplysning om stillingsinnehaveren plikter å gjennomgå opplæring, eller om stillingen medfører plikttjeneste
• Likestillingssituasjonen ved arbeidsstedet analyseres. Hvordan er kjønnsfordelingen i fagområdet/stillingsnivået? Hvilke tiltak er tenkt iverksatt for å endre på en eventuelt skjev kjønnsfordeling? Dersom vedkommende stillingsgruppe har mindre enn 40 % kvinneandel innenfor enheten, skal det framgå av lysingsteksten at kvinner oppfordres til å søke.
• Oppfordre spesielt personer med minoritetsbakgrunn til å søke stillingen
• Opplyse om prøveforelesning skal benyttes forbindelse med utvelgelsen
•
• Ved førsteamanuensisstilling opplyse om muligheten for å søke opprykk til professorstilling
• Opplysninger om lønnsvilkår og eventuelt innskudd i Statens Pensjonskasse
• Prøvetid
• Søknadsfrist. Dersom enheten ikke ønsker en spesiell søknadsfrist settes 2 uker fra innrykk i lysingsbladet, unntatt for professorer hvor vi vanligvis bruker 4 uker og for mellomstillinger 3 uker.
• Angivelse av hvem som kan gi nærmere opplysninger om stillingen, arbeidsmiljøet og lønnsbetingelser. I tillegg til den faglige kontaktpersonen bør også leder/kontorsjef oppgis som kontaktperson.


Enheten skal også utarbeide kortannonsen som skal i avisene. Slike annonser skal av kostnadshensyns være kortest mulig.

- Mal utlysingstekst


3.2.8. Utlysing godkjennes
Den ferdige forslag til utlysingstekst legges frem til endelig godkjenning i tilsettingsutvalget, jf. Personalreglement § 3, 2. ledd, før oversending til POA.


3.2.9. Utlysing oversendes Personal- og organisasjonsavdelingen
Den ferdig godkjente utlysingsteksten, vedlagt vurderingsskjemaene, sendes POA for fellesannonsering. Det er viktig at enheten ved oversendelsen også opplyser om:

• Angi kunngjøringskanaler, norske og internasjonale som eventuelt ønskes benyttet

• Dersom det ikke er oppgitt hvor lang søknadsfrist som ønskes, brukes en standardfrist på 2 uker. For professorstillinger brukes 4 uker og for mellomstillinger 3 uker

• Utlysingstekst/betenkning sendes POA via Ephorte med vedleggene i wordformater.


3.2.10. Utlysing foretas
Etter at utlysingstekst og eventuell betenkning er mottatt elektronisk i POA, blir den gjennomgått og kvalitetssikret. Det vil si at utlysingsteksten blir vurdert opp mot maler og vedlagte vurderingsskjemaer. POA påser at innholdet i utlysingsteksten er i samsvar med resultatet av behovsanalysen og etterser at andre formelle krav er medtatt, for eksempel midlertidig utlysing. Ved avvik korrigeres teksten, og avvik meldes enheten.

POA sender utlysingsteksten til Norsk lysingsblad. Henvisningsannonse blir tatt inn i Aftenposten og en til to andre Oslo-aviser og/eller Østlandets blad og Akershus Amtstidende. Stillingene legges i fulltekst også elektronisk på NLHs Ledige stillinger og på Aetat sine sider. Dessuten spesielle fagtidsskrifter dersom dette er bedt om i oversendelsen og relevante internasjonale miljøer.

Unntaksvis kan ledige stillinger lyses ut kun internt på UMB. Stillingen lyses da ut på Cirkussida -UMBs intranett eller bekjentgjøres på annen måte til målgruppen.
Interne søkere er ansatte ved UMB og ansatte ved tjenestemannsorganisasjonenes kontorer med arbeidsplass på UMB som er:
- Fast ansatte
- Vikarer/engasjerte som er tilsatt gjennom vanlig tilsettingsprosedyre og som har vært
tilsatt i mer enn 12 måneder.

N.B. De som tilsettes midlertidig uten utlysing, fyller ikke kravet som interne søkere, og kan derfor ikke konkurrere til faste stillinger som blir kunngjort internt.

Annonseringen dekkes av sentralt avsatte midler. Elektronisk annonsering ut over ovennevnte, må dekkes av egen enhet. Erfaringsmessig er det en del meget pågående aktører i markedet som skal selge annonser. Disse ringer gjerne den som står oppført i annonsen, og det er blitt avtalt annonsering som enhetens ledelse ikke har godkjent.. All annonsering utover standardannonsering, skal godkjennes av enhetens leder og betales av enheten.

Intern annonsering
Stillingene lyses ut på UMBs intranett eller bekjentgjøres på annen måte til målgruppen.


3.2.11 Lovlige midlertidige tilsettinger
- Notat om hvilken fleksibilitet instituttene har i tilsetting av arbeidskraft knyttet til forsknings- og undervisningsstillinger. (pdf)






Oppdatert: 17.04.07
Utskriftsvennlig versjon : Arkiv : Tips en venn