3.4 - Innstilling

POA

Omfang: Fra søkerliste er utarbeidet til innstilling foreligger

Kapitlet omhandler:
3.4.1 Innstillingsutvalgene
3.4.2 Sakkyndig uttalelse
3.4.3 Vurdering av søkermassen i forhold til utlysningsteksten
3.4.4 Funksjonshemmede. Overtallige
3.4.5 Mangfoldet i arbeidsstyrken
3.4.6 Intervju
3.4.7 Referanseuttalelser
3.4.8 Prøveforelesning og andre prøver
3.4.9 Kvalifikasjonsvurdering
3.4.10 Sammenlignende vurdering
3.4.11 Innstilling. Rangering av kvalifiserte søkere
3.4.12 Hva skal en korrekt tilsettingssak vise?
3.4.13 Innstillingsskjema



3.4.1 Innstillingsutvalgene
Innstillingsmyndighet for ulike stillingsgrupper er fastsatt slik:

Instituttledere
Innstillingsutvalget består av:
- rektor
- to representanter for de fast tilsatte i undervisnings- og forskerstillinger ved det aktuelle institutt
- en representant for tilsatte i tekniske og administrative stillinger ved det aktuelle institutt
- en studentrepresentant ved det aktuelle institutt
Administrerende direktør er utvalgets sekretær.

Administrerende direktør og professorer i stillingskode 1404
Innstilling foretas av et innstillingsutvalg oppnevnt av universitetsstyret.

Avdelingsdirektører, herunder senterledere
Innstilling foretas av administrerende direktør, som oppnevner en gruppe som skal bistå i innstillingsarbeidet.

Undervisnings- og forskerstillinger ved institutter
Innstilling foretas av et innstillingsutvalg ved instituttet som består av :
- to arbeidsgiverrepresentanter oppnevnt av enhetens styre blant tilsatte
- leder for aktivitetsområdet eller stedfortreder
- en representant oppnevnt av tjenestemannsorganisasjonene
- en studentrepresentant

Tekniske og administrative stillinger ved institutter
Innstilling foretas av et innstillingsutvalg ved instituttet som består av:
- en arbeidsgiverrepresentant oppnevnt av enhetens styre blant tilsatte (leder)
- en arbeidsgiverrepresentant, vanligvis nærmeste overordnede til stillingen det skal
tilsettes i, oppnevnes av innstillingsutvalgets leder
- en representant oppnevnt av tjenestemannsorganisasjonene

Tekniske og administrative stillinger ved SHF, SKP, SEVU og Sentraladministrasjonen
Innstilling foretas av et innstillingsutvalg som består av:
- avdelingsdirektør eller en utpekt av denne (leder)
- en arbeidsgiverrepresentant, vanligvis nærmeste overordnede til stillingen det skal
tilsettes i, oppnevnes av innstillingsutvalgets leder
- en representant oppnevnt av tjenestemannsorganisasjonene


3.4.2 Sakkyndig uttalelse
Enhetens styre oppnevner sakkyndige som skal vurdere faglig kompetanse i vitenskapelige stillinger. Det presiseres at det gjelder også for postdoktorstillinger, jf. kap 2.2.17 og uhl § 30. De sakkyndige oppnevnes på bakgrunn av bestemmelsene i Personalreglementet, § 10. (Se kap.2.2.4).

Begge kjønn skal være representert blant de sakkyndige. Ett medlem fra UMB i den sakkyndige gruppen oppnevnes som administrativ koordinator for gruppen. Vedkommende har ansvaret for framdriften av gruppens arbeid. Arbeidet skal være gjennomført i løpet av tre måneder.

Ved bedømmelse av professorer skal antall sakkyndige være minst tre, hvorav minst to velges utenfor UMB.

For alle andre vitenskapelige stillinger skal antall sakkyndige være tre, hvorav minst en skal velges utenfor UMB. Ved tidsbegrenset tilsetting som forsker/postdoktor kan det benyttes en forenklet prosedyre. Da kan det benyttes kun to sakkyndige, hvorav den ene fortrinnsvis velges utenfor UMB.

Ved tilsetting i vikariater eller engasjementer med inntil ett års varighet, kan sakkyndig bedømmelse utelates. Likeså benyttes ikke sakkyndig bedømmelse ved tilsetting av stipendiater (doktorgradsstipendiater).

Når de sakkyndige er oppnevnt, sender enheten brev til de sakkyndige om dette vedlagt: søknadsdokumentene og rettledning ved tilsetting i professorater og mellomstillinger ved UMB, kap 2.2.8, Retningslinjer for tilsetting i postdoktorstillinger, kap. 2.2, og honorarskjema. Standardbrev-eksempler på brev, klikk her.

Søkerne til stillingen skal informeres om hvem som er oppnevnt som sakkyndige. Eksempel på standardbrev, klikk her.

Når de sakkyndige har avsluttet arbeidet, sender de sin rapport til enheten som er oppdragsgiver. De returnerer også honorarskjemaet i utfylt stand og eventuelle reiseregninger i forbindelse med gruppens møter. Utenlandske sakkyndige må også vedlegge bekreftet kopi av førerkort for motorvogn eller identifikasjonskort. Utfylt honorarskjema med eventuelle vedlegg sendes POA når oppdraget er fullført.

Bare sakkyndige som er ansatt utenfor UMB har krav på honorar.

Enheten sender kopi av bedømmelsen til søkerne og likestillingsutvalget. Søkerne har anledning til å komme med kommentarer som skal følge saken videre. Hvis enheten mener at kommentarene er av en slik karakter at de sakkyndige bør gjøres kjent med disse, sender enheten kommentarene til dem.

Innstilling kan tidligst finne sted 10 dager etter at uttalelsen er sendt søkerne og likestillingsutvalget.


3.4.3 Vurdering av søkermassen i forhold til utlysningsteksten
Når søkerlisten er satt opp gjør innstillingsutvalget/saksbehandler en grovsortering og fremmer forslag på hvilke søkere som bør innkalles til intervju. Dette er søkere som ut fra kvalifikasjonskravene i utlysningsteksten og de foreliggende søknadspapirene vurderes som kvalifiserte. Søkere som ikke dokumenterer at de tilfredsstiller de formelle kravene som stilles, kan en se bort fra. Når det er mange som i utgangspunktet anses som kvalifiserte, må det gjøres et utvalg av de søkerne som anses som mest aktuelle. Det er viktig å gi en begrunnelse for utvalget. Begrunnelsen knyttes til kvalifikasjonskravene som er beskrevet i utlysningsteksten.

Innstillingsutvalget påser at de mest aktuelle kandidatene er valgt ut.


3.4.4 Funksjonshemmede. Overtallige. Innvandrerbakgrunn
Dersom det blant kvalifiserte søkere til en stilling er noen som oppgir å være funksjonshemmet/yrkeshemmet, og enten er eller blir uten arbeid, skal det alltid innkalles minst èn slik søker til intervju før det gis innstilling.

Dersom det blant kvalifiserte søkere til en stilling er noen som oppgir å være funksjonshemmet/yrkeshemmet, og enten er eller blir uten arbeid, kan slik søker tilsettes selv om det finnes bedre kvalifiserte søkere til stillingen.
Forskrift til Tjml § 9.

Det er åpnet adgang for at arbeidsgiver kan tilsette en funksjonshemmet/yrkeshemmes søker selv om vedkommende ikke er best kvalifisert. Bestemmelsen gir imidlertid ikke funksjonshemmede/yrkeshemmede krav på stillingen.

Det kan forekomme tilfeller hvor søkere har fortrinnsrett til stilling fordi de er oppsagt fra annen statsstilling på grunn av overtallighet, jf tjenestemannsloven § 13. Søker må da legge med en bekreftelse på dette fra tidligere arbeidsgiver. Blir en slik søker funnet kvalifisert, skal vedkommende innstilles som nr 1 og tilsettes, selv om andre søkere er bedre kvalifisert. Dersom innstillingsutvalget ikke finner vedkommende kvalifisert, skal innstillingen inneholde en begrunnelse for dette.

I forbindelse med tiltak mot rasisme og diskriminering, er det nå vedtatt at minst én søker med innvandrerbakgrunn skal innkalles til intervju. Dette er opplyst i PersonalMelding nr 12/2004).


3.4.5 Mangfoldet i arbeidsstyrken
Den statlige arbeidsstyrken skal i størst mulig grad gjenspeile mangfoldet i befolkningen. Det er derfor et personalpolitisk mål å oppnå en balansert alders- og kjønnsammensetning, noe som innebærer at statlige arbeidsgivere må bli flinkere til å rekruttere søkere med innvandrerbakgrunn og funksjonshemmede søkere. Det er viktig å ha dette perspektivet også i innstillingsarbeidet.


3.4.6 Intervju
Kort om intervju
Målet med intervjuet er å bli bedre kjent med aktuelle søkere og få et første inntrykk av deres personlige egenskaper. Videre er hensikten med intervjuet å kontrollere opplysninger om søkerne som allerede foreligger, samle nye opplysninger og vurdere søkernes evne til å skape resultater og verdier for UMB.

Forberedelse
Det bør utformes en plan for gjennomføringen av intervjuet for å sikre at intervjuerne får fram den informasjonen som ønskes. Intervjuerne må samtidig kunne frigjøre seg fra planen slik at viktige momenter som framkommer i samtalen blir utdypet.

Som forberedelse til intervjuet bør søkerens papirer leses nøye og aktuelle spørsmål som melder seg noteres. Tidsepoker i kandidatens liv som ikke er dekket med informasjon bør tas opp i intervjuet.

Det er ikke anledning til å spørre om hvordan søkeren stiller seg til politiske, religiøse eller kulturelle spørsmål, eller om de er medlem av en fagforening, jf arbeidsmiljøloven § 55 A.

Spørsmål
Åpne spørsmål som gjerne begynner med hva, hvordan eller beskriv, og som kandidaten ikke bare kan svare ja eller nei på, gir mest informasjon. Det kan være hensiktsmessig å stille samme spørsmål fra flere vinkler. Samtalen bør styres slik at kandidaten må tenke tilbake til konkrete situasjoner og gi eksempler på hva vedkommende har gjennomført og bidratt til.

Det er viktig å få et bilde av hva søker faktisk har gjort i en konkret situasjon. Still spørsmål som får fram et bilde av situasjonen, hva som var kandidatens rolle i situasjonen, hva vedkommende faktisk gjorde og med hvilke resultater. For å få kandidaten til å konkretisere, er det nødvendig å gå videre og stille spørsmål til de svarene søker gir. Det kan være hensiktsmessig å spørre om hvem av referansene som kan bekrefte kandidatens framstilling.

Intervjueren bør ikke hjelpe kandidaten med svarene eller stille ledende spørsmål.

Det er viktig ikke å være redd for stillhet. Tenkepauser kan bidra til at det kommer fram mer informasjon. Vær oppmerksom på søkers aktivitet og passivitet.

Gjennomføring av intervjuet
Hvem deltar i intervjuet?
Det er opp til innstillingsutvalget å bestemme hvem som skal delta i intervjuet. Ofte deltar hele innstillingsutvalget eller en del av det. Deltakelse bør vurderes ut fra hvilken stilling som er utlyst. Ved intervju av en lederkandidat vil det ofte være et større intervjuteam enn ved et intervju av en kandidat til en annen stilling. For å tilføre innstillingsutvalget mer fagkompetanse kan det være aktuelt å invitere en fagperson til å delta.

Skal intervjuet foregå etter en fast plan?
Et intervju er en strukturert og målrettet samtale som samtidig bør være så fleksibelt at det er rom for improvisasjon. Strukturen skal sikre at intervjueren får fram nødvendig informasjon. Fleksibiliteten skal sikre at opplysninger som kommer fram i samtalen utdypes, og at forhold som ikke direkte kommer til uttrykk avdekkes.

Hvem stiller spørsmålene?
Intervjugruppa avtaler på forhånd hvem som stiller spørsmålene. Det kan være fornuftig å fordele oppgavene i intervjuet, hvem skal informere, stille spørsmål mv.

Dokumentasjon av intervjuet
Kandidatenes svar skal nedskrives og legges ved som saksdokument. Intervjunedskrivningen må behandles svært restriktivt og kun gjøres tilgjengelig for de personer som er involvert i ansettelsessaken. Søkeren har adgang til faktiske opplysninger som framkommer i referatet fra intervjuet, men har ikke adgang til de vurderinger og konklusjoner som gjøres. Det er derfor praktisk å dele opp referatet slik at vurderinger og konklusjoner skilles fra de faktiske opplysningene.

Kan innstillingsutvalget gjøre om på de sakkyndiges rekkefølge av de kvalifiserte søkerne?
Innstillingsutvalgets totale vurdering trenger ikke å følge de sakkyndiges rekkefølge på de kvalifiserte søkerne. Innstillingsutvalget har imidlertid ikke anledning å innstille kandidater som ikke er funnet kvalifiserte av sakkyndig komité.

Innstillingsutvalgets uttalelse om de innstilte søkernes kvalifikasjoner og egnethet for stillingen bygger på flere elementer:
• opplysningene ut fra søknadspapirene
• orienteringen som er gitt om stillingen
• uttalelsen fra sakkyndig komité
• andre forhold som har betydning(f. eks prøveforelesninger og opplysninger som framkommer i intervju og /eller referanseinnhenting)

Veiledende intervjumal
Det er utarbeidet en veiledende intervjumal med forslag til spørsmålsformuleringer. Malen er ment å gi eksempler på hvordan en kan spørre for å få belyst viktige sider ved kandidaten.

- Veiledende intervjumal.


3.4.7 Referanseuttalelser
Når sjekkes referansene?
Referansesjekk bør normalt foretas etter intervju er gjennomført. Referanser som er oppgitt av søkeren bør sjekkes, og videre kan innstillingsutvalget bestemme at også andre skal kontaktes. Søker bør normalt informeres om hvem man i tillegg ønsker å snakke med.

Med mindre søkeren har bedt om konfidensiell behandling, bør det innhentes ytterligere opplysninger fra blant annen nåværende og tidligere arbeidsgivere. Til en lederstilling kan det være aktuelt å innhente uttalelse fra overordnet, sideordnet, underordnet og tillitsvalgte. Opplysningene skal nedtegnes, jf. referat fra intervju.

Hva er formålet med referanseinnhenting?
Ved referanseinnhenting kan en få avkreftet eller bekreftet de inntrykk/antakelser om søkeren som en har dannet seg ved gjennomgåelsen av søknad og intervjuet.

Hva bør en være oppmerksom på ved referanseinnhenting?
Følgende punkter er viktig ved referanseinnhenting:
• vær godt forberedt
• vær bevisst på hva som ønskes avklart gjennom referanseuttalelsen
• presenter hvilken stilling det gjelder og hvilke krav som er stilt til stillingen
• still spørsmål om forholdet mellom søker og referanseperson: hvilken posisjon hadde de i forhold til hverandre, hvor mye kontakt har de hatt og over hvor lang tid
• unngå floskler og ledende spørsmål
• still spørsmål som bidrar til at referansepersonen gir konkrete og utfyllende svar

Vær oppmerksom på at referanser kan inneholde feilkilder: kanskje referansepersonen ønsker å bli kvitt vedkommende. Forsøk å avklare om det er noen form for bindinger mellom referanseperson og søker mv.

Innholdet i referansesamtalen skal nedtegnes og legges ved saken som saksdokument.


3.4.8 Prøveforelesning og andre prøver
Som ledd i innstillingsarbeidet skal det gjennomføres prøveforelesning for undervisningsstillinger, jf. § 12 i Personalreglementet. Dersom det er særlige grunner for å utelate det, må dette være omtalt i innstillingsskjemaet.


3.4.9 Kvalifikasjonsvurdering: vurdering av hvem som er/ikke er kvalifisert for stillingen
På bakgrunn av informasjon innhentet gjennom søknader, intervju og samtaler med referanser, vurderes den enkelte søker opp mot de kvalifikasjonskravene som er satt til stillingen i kunngjøringsteksten.

Vurderingene skal resultere i en konklusjon som klargjør hvilke søkere som ut fra en helhetsvurdering av utdanning, arbeidserfaring og personlige egenskaper, anses å være kvalifisert for stillingen. I helhetsvurderingen inngår blant annet elementer som vitenskapelig, pedagogisk og administrativ kompetanse, kandidatens kommunikasjons- og samarbeidsevne og om vedkommende passer inn i arbeidsmiljøet.

Søknadene, intervjuet og referanseuttalelsene holdt opp mot kunngjøringsteksten og stillingens krav, danner grunnlaget for det skjønn som skal ende opp med tilsettingsvedtaket. Vurderingene som gjøres må begrunnes godt i forhold til den dokumentasjon som foreligger i saken. Det kan ikke legges vekt på kvalifikasjoner som ikke er krevd i ulysningsteksten.


3.4.10 Sammenlignende vurdering: vurdering av de kvalifiserte søkerne i forhold til hverandre.

Kvalifikasjonsprinsippet
For å finne fram til den som er best skikket for stillingen, foretas en sammenlignende vurdering av de kandidatene som er funnet kvalifisert for stillingen, jfr. beskrivelsene overfor. Den best kvalifiserte er den som ut fra en helhetsvurdering stiller sterkest sett i forhold til de kvalifikasjonskrav som er satt til stillingen.

I den sammenlignende vurderingen skal kvalifikasjonene til de aktuelle kandidatene avveies i forhold til hverandre. Disse vurderingene skal resultere i en rangering av de aktuelle kandidatene i en innstilling.

Likestillingsperspektivet
Hvis det til en ledig stilling melder seg flere søkere som har tilnærmet like kvalifikasjoner for stillingen, skal søkere fra det kjønn som har mindre enn 40 % av de tilsatte i den aktuelle stillingsgruppen ha fortrinnsrett til stillingen. Det bør normalt ikke avtales kjønnskvoteringsregler til fordel for menn. Det vises til Hovedavtalen i staten § 21.

Regelen skal anvendes dersom en kvinne og en mann anses å ha tilnærmet likeverdige kvalifikasjoner. Et utgangspunkt for å forstå begrepet ”tilnærmet likt kvalifisert” i praksis, er at 40 % regelen kommer til anvendelse dersom det kan reises begrunnet tvil om den mannlige søkeren er best kvalifisert for stillingen. Det er ikke meningen at regelen skal komme til anvendelse der det udiskutabelt er forskjell på kvalifikasjonene.

Kvinneandelen i vitenskapelige stillinger må beregnes som summen av mellomstillinger og toppstillinger innenfor instituttet.


Saklighetskravet
Alle forvaltningsvedtak er underlagt en såkalt saklighetsnorm. I den ligger at vedtaket skal være basert på relevante fakta og ikke inkludere usaklige eller ulovlige hensyn.

Beviset for at saklighetsnormen er oppfylt må finnes i saksdokumentene og den bruk av opplysningene i disse som saken gir uttrykk for. Tilsetting i offentlig stilling bygger på noen generelle forvaltningsrettslige prinsipper:
- samfunnet skal ha innsyn i hvem som står som søker og hvem som blir tilsatt
- samfunnet har krav på at den best kvalifiserte blir tilsatt

Når begrunnelsesplikten overfor parten (søkeren) er sløyfet i tilsettingssaker, skyldes dette at slike saker er underlagt forholdsvis fritt skjønn mht vurderinger av hvilke elementer som skal vektlegges mest.

Bruken av faktiske opplysninger i forhold til kunngjøringstekst og søkere er likevel gjenstand for partsinnsyn, og dermed kontroll mht. blant annet saklighetsnormen. Hvis søkerne bringer saken inn for Sivilombudsmannen eller reiser rettssak, vil de kunne bli gjort kjent med også den mer vurderingsmessige begrunnelsen i saken. Se for øvrig kapittelet om partsoffentlighet.

Så lenge saklighetsnormen kan anses som oppfylt, vil imidlertid verken Sivilombudsmannen eller domstolen kunne overprøve det frie skjønn som er lagt i saken. Det er kravene som er stilt i kunngjøringen som er bestemmende for hvilke hensyn som kan kalles saklige under behandlingen av tilsettingssaken. Det kan ikke legges vekt på kvalifikasjoner som ikke er krevd, eller som saklig sett kan anses fordelaktig i forhold til stillingens krav.

Utenforliggende forhold og usaklige og ulovlige hensyn skal ikke forekomme i behandlingen av søkerne. Usaklige hensyn er hensyn som enten er i strid med kunngjøringens eller stillingens innhold, eller som tar i bruk opplysninger som ikke kan anses som relevante i forhold til de krav som settes for stillingsinnehaveren. Ulovlige hensyn er angitt i arbeidsmiljøloven § 55 A hvor det framgår at arbeidsgiver ved ansettelse ikke må forskjellsbehandle søkere på grunn av rase, hudfarge, nasjonal eller etnisk opprinnelse, homofil legning, homofil samlivsform eller funksjonshemming. Med forskjellebehandling menes enhver handling som uten saklig grunn direkte eller indirekte stiller personer ulikt på bakgrunn av de nevnte forholdene.


3.4.11 Innstilling. Rangering av kvalifiserte søkere
Innstillingen er en rangering av søkerne i den rekkefølge de bør komme i betraktning.
Dersom det er tilstrekkelig antall kvalifiserte søkere, skal minst tre innstilles i prioriterte rekkefølge. Innstilles færre må dette begrunnes, jf tjml § 4. Dersom det innstilles færre innskrenkes tilsettingsmyndighetens fullmakter samtidig som innstillingsmyndighetens betydning for utfallet får en større rolle enn tiltenkt i tjenestemannsloven.

Innstillingen skal være begrunnet. Det vil si at det skal være logikk mellom den rangering en gjør og de premissene en har lagt i vurderinger og argumentasjon i saksframstillingen.

Kun de kandidatene som innstillingsutvalget klart finner kvalifisert, skal innstilles. Det kan bli endring i rekkefølgen blant de rangerte fordi tilsettingsutvalget står fritt til å tilsette hvem de vil av de innstilte. I tillegg kan den som får tilbud om stillingen takke nei. Innstillingsutvalget må derfor ikke innstille søkere som det ikke er ønskelig å tilsette.

Søkerne har kun innsyn i rangeringen av søkere gitt i innstillingen. Søkerne kan kreve partsinnsyn.

- Eksempel på en innstilling.


3.4.12 Hva skal en korrekt tilsettingssak vise?
Alle vurderinger som gjøres i innstillingsprosessen skal nedfelles i et saksvedlegg som vil utgjøre grunnlaget for tilsettingsutvalgets vedtak i saken. Saksvedlegget skal formidle de resonnement og begrunnede valg som er tatt i løpet av behandlingen av saken.

En korrekt tilsettingssak skal vise:
- en logisk sammenheng mellom kunngjøringstekst, opplysningene i saksdokumentene og den argumentasjon som er anvendt
- at argumentasjonsmomenter som brukes overfor en av søkerne også brukes med samme vekt overfor de andre søkerne
- en tydelig sammenlignende vurdering av søkerne, der særlig forholdet mellom de innstilte beskrives slik at konklusjonen framstår som logisk og velfundert
- hvilket dokumentasjonsgrunnlag avgjørende vurderingselementer bygger på
- at nødvendige likestillingshensyn er ivaretatt
- at det er tatt hensyn til reglene for overtallighet og funksjonshemming
- at det er foretatt en korrekt og grundig saksbehandling
- at konklusjonen fremstår som saklig og tilstrekkelig begrunnet


3.4.13 Innstillingsskjema
Innstillingsskjemaet er den første siden av innstillingsdokumentet, og er en oversikt som både fungerer som en sjekkliste for den som skriver innstillingen, og en oversikt for tilsettingsutvalgets medlemmer når de gjør seg kjent med tilsettingssaken.

Det er to ulike skjemaer:
- Innstillingsskjema tekn/adm
- Innstillingsskjema vitenskapelige stillinger

Selve saksvedlegget skal da følge som vedlegg til innstillingsskjemaet.

Oppdatert: 15.11.04
Utskriftsvennlig versjon : Arkiv : Tips en venn