Høgskolens system for avviksbehandling er forankret i høgskolens kvalitetspolitikk hvor følgende fremgår:

• "Høgskolen i Nesna sitt system for avviksbehandling skal sikre at avvik som har betydning for studiekvalitet registreres og behandles. Avviksbehandling omfatter både faglige og administrative sider ved studiegjennomføring, arbeidsmiljø for tilsatte og klager fra studenter og samarbeidspartnere."

Læringsmiljøutvalget skal holdes orientert om klager som institusjonen mottar fra studenter vedrørende læringsmiljøet.

Definisjon av avvik
Med avvik mener Høgskolen i Nesna mangel på oppfyllelse av krav.

Mål og hensikt
Formålet med avvikssystemet er å sikre at uønskede hendelser eller forhold blir forsvarlig registrert og behandlet slik at avvik blir avdekket og forebyggende tiltak iverksatt.

Samtidig skal prosedyren sikre:

• at enhver ansatt og student har en likeverdig mulighet til å melde uønskede hendelser eller forhold,
• registrering av disse
• forsvarlig avviksbehandling
  

Arbeidsområde:	2.12 Avvikssystem			Revisjon: 0
				Dato: 4. oktober 2006
				Godkjent: styret
Omfatter:	All behandling av klagesaker/avvik for ansatte og studenter
Relaterte dokumenter:	NOKUTs kriterier for evaluering av universiteter og høgskoler. Forskrift om internkontroll av HMS Kgl. Res av 22 mars 1991 Arbeidsmiljøloven Lov om universiteter og høgskoler Høgskolens HMS-håndbok Personalhåndbok
Aktivitet	Hovedansvar	Aktører	Tidspunkt	Rutiner, prosedyrer
1. Melde avvik	Student Ansatt	Postmottak Saksbehandler	Løpende	Prosedyre for melding av avvik
2. Behandle midlertidige og varige avvik	Saksbehandler	Postmottak Saksbehandler	Innen 3 uker	Rutine for behandling av midlertidig og varig avvik
3. Tilbakemelding til melder	Saksbehandler	Melder	Innen 3 uker	Rutine for midlertidig tiltak og varig tiltak
4. Rapportering av avvik	Postmottak	Læringsmiljøutvalget	Høsten	Prosedyre for rapportering av avvik
5. Vedlikehold og utvikling av    vikssystemet	IT-drift	Kvalitetskoordinator	Løpende	Prosedyre for vedlikehold og utvikling av avvikssystemet

Melde avvik
Studenter og tilsatte ved Høgskolen i Nesna, samt eksterne samarbeidspartnere, skal kunne bruke det elektroniske skjema for å melde avviks- og forbedringsforslag. Det er en del av kvalitetssikringssystemet ved høgskolen.

Avviksmelding skal primært brukes ved feil eller brudd på våre skriftlige rutiner, men man kan også komme med forslag til forbedringer som ikke direkte gjelder avvik fra skriftlige prosedyrer.

Avvik og forbedringsforslag som meldes inn går til saksbehandler og postmottak og behandles av saksbehandler. Hvis avviket/forbedringsforslaget er meldt til feil saksbehandler eller angitte saksbehandler ikke er til stede vil postmottak sørge for at det blir oversendt til rett saksbehandler. Ved tvil eller tvist avgjør direktøren hvem som er rett saksbehandler.

Meldingen av avvik og forbedringsforslag skal ikke erstatte vanlig saksbehandling som søknad om særordninger ved eksamen, klage på karakter, søknad om permisjon osv.

Behandling og oppfølging av avviksmeldinger
Enhver som mottar en avviksmelding plikter å behandle denne i forhold til de rutiner som gjelder ved høgskolen.
Vi skiller mellom midlertidige og varig tiltak i forbindelse med behandling av avvik. Med midlertidig tiltak menes saker hvor det er behov for mer enn tre ukers på å bli løst. Disse skal gjennomgås på mandagsmøtene (møte for ledere og studenter). Slike avvik skal også refereres i påfølgende møter til de er ferdig behandlet.

Avvik blir behandlet som varig tiltak når:

• saken er løst innen tre uker og melder synes tiltaket er tilfredsstillende
• midlertidig tiltak har fått en løsning som er tilfredsstillende for melder
  

Studenter
Hver måned kjøres det ut avviksrapport som legges fram på mandagsmøtene mellom studentene og ledelsen som tar dette til orientering eller til behandling.

Ansatte
Hver måned kjøres det ut en avviksrapport som legges frem på administrativt og faglig ledermøte som tar dette til orientering eller til behandling.

Tilbakemelding
Alle som melder om avvik skal motta bekreftelse på at avviket er mottatt og lest senest tre dager etter at den er meldt. Hvis saksbehandlingen tar mer en tre uker, vil melder få tilbakemelding om midlertidig tiltak. Hvis saken løses innen tre uker vil melder få tilbakemelding om varig tiltak. Anses saken som tilfredsstillende for melder vil saken bli lukket.

Saksgang




Rapportering
I forbindelse med årlig kvalitetsrapport oppsummeres en statistikk over avvik for de ulike enhetene. Denne statistikken drøftes og vurderes og danner grunnlag for handlingsplaner på prioriterte områder.

Vedlikehold og utvikling av avvikssystemet
Studiekvalitetsutvalget skal ut fra erfaring gjøre en årlig vurdering om utvikling og forbedring av avvikssystemet.