Hjem / For tilsatte / Eget arbeidsforhold / Sykefravær / Hvem gjør hva og når?

Hvem gjør hva og når?

Her følger en beskrivelse av hvordan sykefravær skal følges opp ved Høgskolen i Oslo - både for ledere og tilsatte.

Første dag

  • Den som er syk varsler om sykefraværet og antatt fraværslengde
  • Den som er syk plikter å levere egenmelding /sykmelding

Det skal finnes standardiserte rutiner for hvem som skal få beskjed om den enkeltes sykefravær og hvordan dette skal gjøres. Rutinene må være tilpasset den enkelte enhet og typen stilling vedkommende har og må dekke oppgaver som å gå igjennom vedkommendes post, gi melding til evt. personer den sykmeldte skal ha møter med, sette over hennes eller hans telefon til sentralbordet og lignende.

Høgskolen i Oslo er en inkluderende arbeidslivsbedrift . Dette innebærer blant annet at man kan levere egenmelding for sykefravær av inntil 8 dager av gangen og for inntil 24 dager i året. Den tilsatte plikter i egenmeldingsskjemaet å svare på hvorvidt han eller hun tror sykefraværet er arbeidsrelatert. Unnlater den tilsatte å levere egenmelding eller å svare på spørsmålene, kan i verste fall retten til sykepenger bortfalle.

Straks den som har vært syk er tilbake på jobb skal han eller hun levere skjema for egenmelding . Er fraværet lenger enn 8 dager eller det er andre grunner til at den som har vært syk ikke kan levere egenmelding, skal han eller hun sende sykmelding.

Er det allerede nå klart at det vil bli et lengre sykefravær, bør tiltak som er beskrevet under ”Innen 2 uker” og “Innen 4 uker” , settes i gang. Jo tidligere tilbakeføring av sykmeldt til arbeid starter, jo bedre er sjansene for et vellykket resultat. Motivasjonen for å komme tilbake til arbeid synker når fraværstiden blir lang.

Innen 2 uker

Den sykmeldtes leder skal kontakte den som er sykmeldt. Finn ut:

  • hva som kan gjøres for ham eller henne
  • om hun eller han regner med å være syk lenge
  • om det i stedet for sykelønn kan ytes reisetilskudd
  • om aktiv sykmelding bør benyttes
  • om gradert sykmelding bør benyttes
  • om hun eller han tror at fraværet helt eller delvis skyldes arbeidssituasjonen

Den som er sykmeldt plikter å:

  • sende inn sykmelding til sin leder
  • bidra positivt til dialog med nærmeste leder om egen funksjonsevne og nødvendige tiltak for å være i eller komme tilbake til arbeid

Allerede nå kan samtale som beskrevet under rubrikken “Innen 4 uker” gjennomføres om det er klart at dette vil bli nødvendig. Leder bør likevel passe på at dette ikke oppleves som en unødvendig belastning for den sykmeldte.

Det er viktig at den sykmeldte medarbeideren kommer tilbake i arbeid så snart som mulig. Ledere kan medvirke aktivt til dette ved å vise interesse. Lederen bør invitere den sykmeldte på seksjons- eller avdelingsmøter, og sende ham eller henne informasjon om andre ting som foregår på avdelingen/enheten, f.eks. endringer i rutiner, møtereferater, tilstelninger o.a. Ved å vise den sykmeldte at man bryr seg om vedkommende, kan man forhindre at hun eller han føler seg isolert og lederen fremmer muligheten for at den sykmeldte selv kan være med på fremme løsninger for å komme raskere tilbake i jobb.

Enkelte sykmeldte kan delvis utføre sine vanlige arbeidsoppgaver selv om de er syke. Folketrygdloven § 8-6 annet avsnitt bestemmer at disse skal ha gradert sykmelding . Medisinske grunner kan likevel tilsi at disse sykmeldte ikke skal jobbe. Det er viktig at vedkommende ikke føler seg presset inn i delvis arbeid, når han eller hun burde være helt borte fra jobben. Lederen må derfor vise varsomhet ved evt. forespørsler om dette.

Det kan være hensiktsmessig å prøve aktiv sykmelding , og den sykmeldtes leder bør spørre den sykmeldte om aktiv sykmelding er noe han eller hun kan tenke seg. Folketrygdloven § 8-6 slår fast at den sykmeldte plikter å forsøke dette så tidlig som mulig og innen det er gått åtte uker av sykefraværet, dersom ikke medisinske grunner er til hinder for det. Avtale om aktiv sykmelding inngås for 4, evt. 8 uker av gangen. Som IA-bedrift trenger vi ved Høgskolen i Oslo ikke søke trygdekontoret spesielt om å få inngå avtale om aktiv sykmelding . Ved en evt. inngåelse av slik avtale skal en kopi av avtalen sendes til vedkommendes trygdekontor og en kopi til personalseksjonen.

Hvis et lengre sykefravær er sannsynlig, bør leder allerede nå forberede hva som kan gjøres for å tilrettelegge en snarest mulig tilbakeføring til arbeid. Arbeidet med individuell oppfølgningsplan kan med hell påbegynnes allerede nå. Det er også viktig å vise omtanke og ha det praktiske i orden første dag den langtidssykmeldte kommer tilbake på jobb.

Det skal finnes rutiner for hvordan arbeidsoppgavene til den sykmeldte skal tas over og fordeles i perioden vedkommende er fraværende fra arbeidsplassen. Frykt for at arbeidsoppgavene har hopet seg opp og ingenting har blitt gjort med dem i fraværsperioden, vil lett kunne forlenge sykmeldingsperioden.

Lederen skal undersøke om det er forhold på arbeidsplassen som helt eller delvis har forårsaket sykdommen. Den sykmeldte kan spørres om hun eller han ønsker en samtale med tillitsvalgt, verneombud eller bedriftshelsetjenesten. De fleste sykmeldte vil oppleve det positivt å bli forespurt. Hvis det føles unaturlig å spørre om dette over telefonen, kan lederen vente til et evt. møte som beskrevet under ”Innen 4 uker”.

Istedenfor sykelønn kan det gis reisetilskudd til dekning av nødvendige og ekstra skyssutgifter til og fra arbeidsstedet.

Innen 4 uker

Leder skal ta kontakt og gjennomføre et møte med den som er sykmeldt. Den sykmeldte kan be om at tillitsvalgt eller verneombud er til stede på dette møtet. På møtet skal man bl.a. diskutere:

Leder skal om ikke allerede er gjort, invitere til samtale . Generelt vil telefonisk kontakt oppleves mer personlig enn et brev.

Innen 4 uker må samtalen mellom den sykmeldte og leder gjennomføres. Det er fint om den kan finne sted på arbeidsplassen. Den sykmeldte kan, om hun eller han ønsker det, ha med seg tillitsvalgt til dette møtet.

I denne samtalen kan det være naturlig å spørre om den sykmeldte i samråd med sin lege har vurdert gradert sykmelding eller aktiv sykmelding .

Det kan i løpet av samtalen bli klart at den sykmeldte har fått en sykdom eller skade som gjør at vedkommende ikke vil komme tilbake til HiO og som ikke kan avhjelpes ved bedriftsinterne tiltak. Leder og den sykmeldte bør da i samarbeid se på mulighetene for yrkesrettet attføring .

Nødvendige tiltak for at de som varig eller midlertidig ikke kan utføre arbeidet sitt skal få eller beholde passende arbeid skal settes i verk, jf. arbeidsmiljøloven § 4-6 . Dette kan være tilpasning av arbeidsplassen , eller annen attføring. Den sykmeldte skal fortrinnsvis kunne fortsette i sitt vanlige arbeid.

Arbeidet med å utarbeide en oppfølgingsplan kan med hell påbegynnes nå hvis det er klart at sykefraværet blir av en slik lengde at det er nødvendig. Jo tidligere samarbeidet om tilbakeføring til arbeid starter, jo bedre vil resultatet som regel bli.

Den evt. tilpasning av arbeidsplassen som kan være nødvendig kan imidlertid være så omfattende eller av en slik art at den går utover det som kan kreves av en arbeidsgiver. Da kan den sykmeldte få støtte til hjelpemidler til bruk på arbeidsplassen eller til tilrettelegging av arbeidsplassens fysiske miljø fra trygdeetaten og hjelpemiddelsentralen og sitt trygdekontor, jf. folketrygdlovens § 10-5 , jf. § 10-7 . Arbeidsgiver kan søke om tilretteleggingstilskudd .

Innen 6 uker

  • Løpende kontakt holdes mellom den sykmeldte og vedkommendes leder
  • Individuell oppfølgingsplan skal utarbeides i samarbeid med den sykmeldte
  • Den som er syk plikter å forsøke aktiv eller gradert sykmelding, unntatt når det er medisinsk begrunnet å ikke gjøre det

Det er viktig å holde løpende kontakt med den sykmeldte for at vedkommende skal opprettholde kontakten med arbeidsplassen. Lederen bør opplyse om evt. endringer i rutiner og om annet som skjer av stort og smått og invitere til seksjons- eller avdelingsmøter. Invitér også vedkommende på julebord og tilsvarende tilstelninger. Overgangen til jobb etter lang tids sykefravær bli da ikke så markert.

Etter arbeidsmiljølovens § 4-6 plikter arbeidsgiver – i samarbeid med den sykmeldte – å sette opp en individuell oppfølgingsplan . Trygdekontoret har rett til å få kopi av oppfølgningsplanen dersom de ber om det, og de plikter å gjøre dette senest innen 12 uker av sykefraværet, jf. folketrygdloven § 8-7 syvende avsnitt . Der det åpenbart ikke er behov for en individuell oppfølgingsplan, kan det droppes.

Hvis det ikke allerede er gjort, bør den sykmeldte informeres om sine sykelønnsrettigheter: Har den sykmeldte en fast ukentlig arbeidstid, har hun eller han rett til lønn under sykdom i til sammen 52 uker (sykmeldingsperioden behøver ikke være sammenhengende), jf. Hovedtariffavtalens fellesbestemmelser § 18, se Statens personalhåndbok pkt. 9.5.18. Standardbrev er utarbeidet til dette formål.

12 uker

Etter 12 ukers sykmelding skal trygdekontoret fatte et vedtak om medarbeiderens rett til fortsatt sykmelding, jf. folketrygdloven § 8-7 . I den forbindelse plikter arbeidsgiver, etter krav fra trygdekontoret, å fremlegge kopi av den individuelle oppfølgningsplanen , jf. folketrygdloven §§ 8-7 syvende avsnitt og 25-2 annet avsnitt . Slike tiltak kan være aktiv sykmelding eller gradert sykmelding .

Det videre sykefravær

Det er viktig at lederen holder løpende kontakt med den som er sykmeldt under hele sykefraværet. Ved at lederen viser omsorg på denne måten forhindrer man isolering mellom arbeidsplassen og den sykmeldte og fremmer muligheter for at den sykmeldte selv kan være med på å finne løsninger for tilbakeføring til arbeid. Det er ikke for sent å få den hun eller han tilbake til arbeid så lenge vedkommende fremdeles er tilsatt.

Overgang til uførepensjon

I noen tilfeller er dessverre sykdomstilstanden blitt varig og den sykmeldte kommer ikke tilbake i arbeid. Vedkommende vil da som regel måtte gå over på uførepensjon . Det er viktig med en tett oppfølging av den sykmeldte fra leder også gjennom denne prosessen. Selv om det ikke er vanlig hender det at personer som forbereder overgang til uførepensjon eller som allerede har gått over på uførepensjon har blitt tilbakeført til arbeid .

Ved friskmelding

Sykefravær over 16 dager av gangen registreres, med tanke på avbrudd i “karantenetid” på 6 måneder, jf. Hovedtariffavtalens fellesbestemmelser § 18

Den som kommer tilbake til jobb etter lengre sykefravær, trenger oppfølgning i en periode. Man kan ikke vente full effektivitet fra første dag. Hun eller han må gis anledning til å sette seg inn i jobben igjen og til å oppdatere seg. Det er i denne sammenheng viktig å sørge for at den sykmeldte får den nødvendige avlastning. Er den sykmeldte nøye fulgt opp under sykefraværet og leder hele tiden har hatt en løpende kontakt med vedkommende, vil dette trolig lette tilbakeføringen til arbeidet betraktelig.

Ofte vil sykelønnsrettighetene til en langtidssykmeldt være ”oppbrukt”. Dersom arbeidstakeren har vært kontinuerlig arbeidsfør i 6 måneder, gjenoppstår rettighetene til sykefravær med lønn utover arbeidsgiverperioden. Arbeidsgiverperioden som er de første 16 kalenderdagene av et sykefravær regnes ikke med til dette. Permisjoner med og uten lønn, ferieavvikling samt eventuelt sykefravær innenfor friperiodene, skal medregnes i 6-månedersperioden, jf. kommentarene til hovedtariffavtalens fellesbestemmelser § 18 i Statens personalhåndbok, pkt. 9.5.18.

Blir arbeidstakeren syk i over 16 dager, avbrytes 6 månedersperioden og vedkommende må starte opptjeningen på ny. Den som har vært syk (ikke utover en arbeidsgiverperiode) må være frisk i minst 16 kalenderdager før en ny arbeidsgiverperiode starter. Er det altså gått mindre enn 16 kalenderdager siden sist man var syk, medregnes det tidligere sykefravær ved beregningen av arbeidsgiverperioden. På denne måten kan arbeidsgiverperioden bli kortere eller falle helt bort.

Under sykefravær innenfor arbeidsgiverperiodene – også i ”karanteneperioden” – har den sykmeldte rett til sykelønn.

De samme regler gjelder ved delvis sykmelding. Man har rett til samme antall uker sykelønn og det tar samme tid å opptjene nye rettigheter. Selv om man altså kun har vært delvis sykmeldt i 1 år mister man retten til sykelønn helt og holdent.

Innholdsansvarlig for denne siden er Anders Dahle .

Oppdatert: 31. august 2007
Redigert av: Anders Dahle