1. FORMÅL
Retningslinjene viser saksgang i konfliktsaker ved HBO, samt ansvar, oppgaver og koordinering mellom ulike instanser som kan bli involvert i konflikter.  

2. OMFANG
Retningslinjene gjelder for ulike former for konflikter mellom ansatte ved HBO.

Konflikter med egne spilleregler omfattes ikke av disse retninglinjene  (f.eks. lønnsoppgjør).  

Disse retningslinjene er generelle og erstatter ikke behovet for skjønnsmessige vurderinger av den aktuelle situasjon i konkrete saker.  

3. DEFINISJONER
Konflikt: En situasjon der en eller flere personer føler seg frustrert, blokkert eller irritert av en eller flere andre i forhold til et eller annet mål.  

Mobbing: Når en eller flere personer systematisk over tid føler seg utsatt for negative handlinger fra en eller flere andre personer i en situasjon der den som rammes har problemer med å forsvare seg mot disse handlingene.  

Part: En eller flere personer som er i konflikt med en eller flere andre. Når det er flere personer kan de utgjøre en fast sammensatt gruppe på horisontalt eller vertikalt nivå eller en tilfeldig gruppering i den spesielle situasjonen.  

Leder: En person som er formelt valgt eller tilsatt som leder og som har arbeidsgiveransvar.  

4. PRINSIPPER OG RETNINGSLINJER FOR KONFLIKTHÅNDTERING 

Prinsipper for kommunikasjon
Konflikter bør tas opp på en åpen og ærlig måte med den eller de det gjelder. Man bør si sin mening, forklare hvordan man tenker og oppmuntre den eller de andre til å gjøre det samme. Slik øker sjansen for at noe som man selv og den eller de andre ikke har sett eller misforstått, blir oppdaget. Kunnskap om hverandres synspunkter, resonnementer og observasjoner er viktig for at partene skal kunne forstå og respektere hverandres syn. Slik kunnskap er også viktig som grunnlag for å gjøre valg om man vil endre syn på saken eller holde fast på sitt syn, og som grunnlag for å bestemme hva man vil gjøre videre. 

Ansattes rettigheter og plikter
Ansatte ved HBO har plikt til å bidra aktivt i arbeid med å skape et arbeidsmiljø hvor konflikter håndteres på en åpen, ærlig og konstruktiv måte, og bidra til å forebygge destruktive former for konflikter. Alle ansatte har rett til å bli behandlet med respekt og verdighet, og har rett til et arbeidsmiljø fritt for mobbing. Maktmisbruk skal ikke tolereres.

De ansatte har rett til å  klage på ledere og medarbeidere dersom de føler seg utsatt for mobbing eller andre former for uakseptabel atferd. Alle ansatte har plikt til å behandle andre ut fra de samme normer og verdier.  

Ledernes ansvar
Ledere ved HBO som har arbeidsgiveransvar har et ansvar for å håndtere konflikter på en mest mulig konstruktiv måte og å forebygge destruktive former for konflikter.

Det er også deres ansvar å gjøre noe med konfliktskapende forhold i arbeidsmiljøet. Dette er en del av det systematiske HMS-arbeidet. Som arbeidsgiverrepresentanter står ledere ansvarlig overfor arbeidstakere når det gjelder lover, regler og avtaleverk, og fravær av handling fritar ikke ledere for dette ansvaret. Ledere har styringsrett i  konfliktsaker.  

En leder som får kjennskap til en konflikt innenfor sitt ansvarsområde har rett og plikt til å søke bistand til håndteringen av saken når det vurderes som nødvendig.

Lederen har likevel ansvar i saken og bør være med i det videre arbeid. Effekten av de tiltak som iverksettes i konfliktsaker må vurderes, og tiltak må følges opp.  

Støtte- og stabsfunksjonenes oppgaver
I konflikter bør ledere ikke nøle med å gjøre bruk av de støtte- og stabsfunksjoner som har kompetanse på feltet. Disse vil også tilby tjenester til ansatte. Ved HBO er støttespillerne i konfliktsaker de tillitsvalgte, vernetjenesten, daglig systemansvarlig HMS, personaldirektøren og avdelingenes /enhetenes ledere med personalansvar.  Personaldirektøren og lederne ved avdelingene/enhetene  kan i tillegg ha en arbeidsgiverfunksjon.

Ansvaret for at konflikter blir håndtert på en konstruktiv måte ligger i linjen, men de ulike støtte- og stabsfunksjonene kan bistå parter og ledelse med hjelp i denne prosessen. Det som er felles for disse funksjonene er at de kan yte ulike former for bistand i forskjellige saker, og det er derfor viktig at deres rolle i en konkret sak raskt klargjøres for alle involverte.  

Det følger mer inngående beskrivelse av oppgaver for de ansatte, lederne og de ulike støtte- og stabsfunksjonene i konfliktsaker.  

Prinsipper og rutiner for saksgang
Et grunnprinsipp er at konflikter ved  HBO i størst mulig grad bør håndteres i en tidlig fase og på lavest mulig nivå. Ansatte som opplever konflikter, bør tilstrebe å ta problemene opp med den eller de det gjelder og forsøke å finne løsninger som er akseptable for alle parter.  

Når det ikke er mulig å finne løsninger på dette plan og en eller flere av partene mener det er grunn til å forfølge saken videre skal nærmeste overordnede med arbeidsgiveransvar  involveres. Det er også mulig å søke råd og bistand fra HBOs støtteapparat i konfliktsaker.  

Når en leder blir kjent med en konflikt, må vedkommende ta kontakt med de involverte partene for å gjøre seg kjent med sakens innhold. Leder bør ikke nøle med å søke bistand i saken, og bringe den videre til overordnet nivå dersom konflikten fortsetter. Dersom leder selv er part i konflikten bringes saken direkte videre til overordnet nivå. Leder har ansvar for å iverksette og følge opp tiltak.  

Enkelte saker preges av et ulikt styrkeforhold mellom partene. Når en arbeidstaker for eksempel opplever mobbing eller trakassering kan det være vanskelig og noen ganger uheldig å ta opp problemene med den det gjelder alene. Det kan ofte være klokt å diskutere saken med en man stoler på før man avgjør hva man vil gjøre. Det er viktig at ledere vet hva de gjør i slike saker, og raskt søker hjelp når de er i tvil.  

RETNINGSLINJER FOR ANSATTE

1. Når det oppstår konflikter mellom personer som er ansatt ved HBO, bør de som opplever konflikten tilstrebe å ta problemene opp med den eller de det gjelder og forsøke å finne løsninger som er akseptable for alle parter. 
   
   I vanskelige situasjoner kan man rådføre seg med en person i støtteapparatet før man tar saken opp, og eventuelt be en person om å være med i en slik samtale. Man bør imidlertid være oppmerksom på faren for at dette kan bli negativt oppfattet og gjøre saken verre, og bør bare ta med en ekstra person når det er helt nødvendig. 
   
2. Andre personer eller organer skal involveres når det ikke er mulig å finne løsninger på dette plan, og det etter en eller flere av partenes syn er grunn til å forfølge saken. 
   
3. Arbeidstaker tar forholdet opp med sin leder med tanke på å finne en løsning. Man kan søke bistand fra tillitsvalgte eller verneombud som er ansattes representanter, eller fra daglig systemansvarlig HMS eller personaldirektøren. De ulike støttespillernes funksjon er beskrevet under. Dersom nærmeste leder er part i saken eller unnlater å gjøre noe i saken, kan man fremme saken på neste beslutningsnivå etter å ha orientert sin leder om dette.  

RETNINGSLINJER FOR LEDERE 

Administrativ leder og avdelingsledere

1. En leder med arbeidsgiveransvar har plikt til å handle når vedkommende får kjennskap til konflikter som involverer ansatte ved sin enhet.  
   
   I første omgang må lederen gjøre seg kjent med sakens innhold ved å samtale med partene, enten ved individuelle samtaler eller felles møte. Dette bør skje så raskt  som mulig og så uformelt og direkte som situasjonen tillater. Leder kan imidlertid også få kjennskap til en konflikt uten at det er ønske om at lederen aktivt involverer seg i saken. Dette bør respekteres, men lederen bør holde seg orientert om sakens utvikling.
   
2. I mange saker vil man finne tilfredsstillende løsninger allerede i første samtale. I en del saker er det behov for flere samtaler med enkelte av partene og/eller fellesmøter for å drøfte problemene og mulige tiltak. 
   
3. Leder kan be en nøytral tredjepart om å ha samtaler med partene for å fremme dialog og løsninger. Tredjepart må være en person som alle partene aksepterer og oppfatter som nøytral. Tredjepart kan være ansatt ved HBO eller være ekstern konsulent. Leder kan kontakte daglig systemansvarlig HMS eller personaldirektøren ved behov for faglig bistand. 
   
4. Partene har rett til å ta med seg en tillitsvalgt i møter, og skal informeres om det. 
   
5. Verneombudet bør orienteres om saken. 
   
6. Leder følger opp tiltak. Overordnede orienteres dersom konflikten fortsetter. Leder kan be om råd og veiledning eller om at saken behandles på høyere nivå. Dette er aktuelt dersom det vurderes som nødvendig å fatte beslutninger som ligger utenfor lederens myndighetsområde eller håndtering av saken ikke har hatt ønsket effekt. Lederen har likevel ansvar i saken og bør være med i det videre arbeid. 
   
7. Dersom lederen som får kjennskap til en konflikt selv er part i konflikten må overordnede orienteres direkte. 
   
8. Skriftlig dokumentasjon underveis i prosessen kan i en del saker være viktig, men utøv skjønn. For tidlig formalisering kan skade en ellers ledig og god prosess.  

Personaldirektør/ høgskoledirektøren

1. Innhent informasjon om hva saken gjelder og hvordan saken tidligere er blitt håndtert. Hvis en leder i en avdeling/enhet selv er part i saken er det særlig viktig at en også innhenter informasjon fra den/de andre partene. Hvis man får kjennskap til saken fra andre enn instituttstyrer må instituttstyrer kontaktes. 
   
2. Samarbeid med avdelingsledelsen for å unngå å svekke deres autoritet. Råd og veiledning til lokal ledelse bør vurderes som tiltak før ledelsen går mer direkte inn i en sak. 
   
3. Personaldirektør/ høgskoledirektør samarbeider og avklarer oppgave-/rollefordeling seg imellom i den enkelte sak. Partene og andre involverte i saken informeres. 
   
4. Forsøk med samtaler med partene, uavhengig tredjeperson eller andre tiltak hvis mulig. Foreta en konsekvensanalyse før administrative tiltak iverksettes.
   
   Omplassering kan være aktuelt som tiltak i enkelte saker, men andre tiltak bør prøves først. 
   
   Ledelsen kan søke faglig bistand hos daglig systemansvarlig eller bedriftshelsetjenesten.  
   
5. Vurder behov for å opprette kontakt med hovedtillitsvalgte dersom de ikke tidligere er blitt involvert,  og ta initiativ til eventuelle drøftinger. Orienter  HVO dersom vedkommende ikke kjenner til saken. 
   
6. Høgskoledirektøren skal alltid være orientert dersom man selv ikke lykkes i å finne en tilfredsstillende løsning. Orienter høgskoledirektøren direkte dersom man selv er part i saken.

ØVERSTE LEDELSE

1. Dersom konflikten er fastlåst til tross for at  alle underliggende nivå har fulgt retningslinjene, skal personalavdelingen  på vegne av høgskoledirektøren kobles inn som siste instans. 
   
2. Personalavdelingen vil i samarbeid med annet relevant fagpersonell som juridisk rådgiver, daglig systemansvarlig HMS og eksterne konsulenter, vurdere saken og om det er behov for ytterligere “myke”, prosessuelle tiltak (f.eks. megling). 
   
3. Deretter bør administrative tiltak vurderes. 
   
4. Til sist må høgskoledirektøren, i saker hvor det er grunnlag for det, vurdere å iverksette oppsigelse som siste mulige utvei.  

Støtte- og stabsfunksjoner.
I konflikter bør den enkelte leder gjøre bruk av de støtte- og stabsfunksjoner som har kompetanse på feltet. Disse vil også tilby tjenester til ansatte. Ved HBO er følgende ressurser tilgjengelige:  

• Tillitsvalgte og verneombud
  Tillitsvalgte skal ivareta medlemmenes interesser og kan ha en aktiv rolle i konfliktsaker. De kan bidra til at konflikter håndteres i en tidlig fase. Tillitsvalgtes oppgave er å assistere parten(e) og sørge for at konflikten håndteres slik at man finner løsninger som best mulig ivaretar både det felles arbeidsmiljøet og de involverte partene.
  
  Tillitsvalgte kan bidra med samtaler og råd til medlemmer som enkeltpersoner og bistå medlemmer i møter med ledelsen eller andre parter i saken. De kan også i noen tilfeller fungere som megler i konfliktsaker, fortrinnsvis når det er konflikt mellom egne medlemmer. Det forutsetter at partene oppfatter tillitsvalgt som nøytral. Det er viktig at tillitsvalgte avklarer sin rolle i den enkelte sak med partene og andre involverte. 
  
  VO skal ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. VO vil først og fremst ha en sentral rolle i konfliktforebyggende arbeid, men bør også være orientert om konfliktsaker. Dersom arbeidstakere henvender seg til VO i konfliktsaker, skal vedkommende sørge for at saken blir håndtert. VO kan ha en aktiv rolle i dette arbeidet, men vil vanligvis først og fremst ha en tilsynsfunksjon.
  
  Det er viktig at VO avklarer sin rolle i den enkelte sak med partene og andre involverte.
  Når en av partene i en konflikt er leder kan tillitsvalgte som er bedt om hjelp ta kontakt med hovedtillitsvalgt for å rådføre seg om hvordan man bør ta saken opp.
  Tilsvarende kan VO rådføre seg med HVO. Daglig systemansvarlig HMS kan også rådspørres.
  
• Personalavdelingen
  Personalavdelingen kan ha en todelt funksjon i konfliktsaker. I saker som bringes helt til høgskolens toppledelse vil personalavdelingens stab vanligvis drive saksbehandling på vegne av høgskoledirektøren, og dermed utøve en arbeidsgiverfunksjon.
  
  Personaldirektøren har imidlertid også en stabsfunksjon, og kan gi ulike former for bistand i konflikter. Personalavdelingen har kompetanse på lov- og avtaleverket. Søk faglige råd om slike spørsmål så tidlig som mulig. Personalavdelingen vil kunne gi råd om den formelle prosess når det er behov for administrative tiltak. Det er likevel lederen som har ansvaret for at saksbehandlingen blir gjennomført. Personalavdelingen har også generell kompetanse på konflikthåndtering, og kan bidra med faglige råd og megling.
  
  Det er viktig at personalavdelingen avklarer sin rolle i den enkelte sak med partene og andre involverte.
   
•  Daglig systemansvarlig HMS
  Daglig systemansvarlig HMS har en fri og uavhengig stilling i miljøsaker, og kan bistå ledelse, VO og ansatte i konfliktsaker og konfliktforebyggende arbeid. Ansatte i avdelingen har taushetsplikt, og man kan ta kontakt for å be om råd, støttesamtaler eller hjelp til å få satt et problem på dagsordenen. Daglig systemansvarlig HMS  kan fungere som nøytral tredjeperson i en konfliktsak dersom partene ønsker det. Ta kontakt med vedkommende så tidlig som mulig. 
  
  Det er viktig at daglig systemansvarlig HMS avklarer sin rolle i den enkelte sak med partene og andre involverte. 
  
• Bedriftshelsetjenesten
  Bedriftshelsetjenesten som HBO til enhver tid er tilsluttet vil kunne yte bistand ved behov. Med bakgrunn i prinsippet om å løse sakene på lavest mulig nivå, og med den lokale kjennskapen som ofte er nødvendig for å kunne løse sakene skal HBO så langt det er mulig håndtere og forsøke å løse konfliktsakene selv, med utgangspunktet i den ovenfornevnte rutinebeskrivelsen.
  
  HMS-ansvarlig er HBO’s kontaktperson overfor bedriftshelsetjenesten som nå er HEMIS A/S.