Hensikten med eksternt tilsyn er at tilsynsmyndighetene ønsker å kontrollere om  IK-systemet fungerer slik målsettingen er.

Følgende etater vil være tilsynsmyndigheter:

• Arbeidstilsynet  (arbeidsmiljøloven).
• Direktoratet for brann- og eksplosjonsvern / Kommunale brannvernmyndigheter ( lov om brannfarlige varer, lov om eksplosive varer og  lov om brannvern).
• Produkt- og Elektrisitetstilsynet/ lokalt tilsyn ( lov om tilsyn med elektriske anlegg og elektrisk utstyr samt deler av produktkontrolloven )
• Statens forurensningstilsyn  ( forurensningsloven og produktkontrolloven)
• Fylkesmennene ( forurensningsloven og enkelte forskrifter med hjemmel i produktkontrolloven).

IK-forskriften forutsetter at tilsynsmyndighetene legger vekt på en systemrevisjon.

Systemrevisjon  betyr at tilsynsmyndighetene gjennomgår og nøye gransker den dokumentasjon som HBO har utarbeidet for å  dokumentere oppfølging av HMS-arbeidet.

Viktige dokumenter er:

• HMS-håndboka
• skadestatistikker
• sykefraværsoppfølging/-statistikker og helserapporter
• risikoanalyser
• oversikt over hendelser med mulige miljøkonsekvenser
• erfaringer fra tidligere tilsyn

Tilsynsmyndighetene vil også foreta verifikasjon ved at de besøker HBO for å forsikre seg om at det er samsvar mellom det dokumenterte HMS-arbeidet og virkeligheten sammenholdt med kravene i lover og forskrifter.

Før tilsynsmyndighetene foretar en systemrevisjon, vil de be om å få tilsendt diverse dokumenter. Revisjonen vil ta utgangspunkt i disse dokumenter.

Når revisjonen er bestemt, vil vi få oversendt en revisjonsplan, hvor detaljer i forbindelse med revisjonen framgår.

Eksempel på revisjonsplan kan være:

1. Bakgrunn
2. Formål
3. Revisjonsomfang
4. Dokumentasjonsunderlag
5. Revisjonsmetodikk
6. Deltakere
7. Formøte
8. Intervju / Aktivitetsrevisjon
9. Oppsummeringsmøte
10. Rapport
11. Oppfølging fra HBO
12. Oppfølging fra tilsynsmyndighet

Internt tilsyn

I IK-forskriften er arbeidsgiver pålagt å føre internt tilsyn.

Det interne tilsyn er en viktig del av høgskoledirektørens ansvar i forhold til internkontrollen.

Det interne tilsynet skal både avdekke om lovenes og forskriftenes krav til HMS er oppfylt, og om de interne rutiner og instrukser (prosedyrer) er hensiktsmessige og realistiske, og gjennomføres i praksis som en systemrevisjon.

Hensikten med systemrevisjonen er å avdekke eventuelle svakheter ved det etablerte system. Dersom svakheter avdekkes, må det utarbeides en beskrivelse av tiltak som er nødvendig for å rette opp mangler og uklarheter.

Den prosess som initieres gjennom dette planlagte og målrettede arbeidet vil skape aktivitet blant både vernepersonalet som gjennomfører den, så vel som blant de ansatte for øvrig, og vil dermed heve kvaliteten på HMS-arbeidet i vid forstand.

Rapportene fra den interne systemrevisjonen vil også danne grunnlag for det offentlige tilsyn med vårt HMS-arbeid.

Dersom det offentlige tilsynsorgan er trygg på at det interne tilsyn fungerer tilfredsstillende, vil dette langt på veg kunne erstatte konkrete inspeksjoner.

Det er derfor viktig at det interne tilsyn utføres på en tilfredsstillende og systematisk måte.

Systematikken vil være ett sentralt punkt i de offentlige tilsynsorganers vurdering av i hvilken grad man kan basere det offentlige tilsyn på virksomhetens interne tilsyn.

Daglig systemansvarlig har ansvar for å

• påse at internkontrollsystemet følges, vedlikeholdes og oppdateres.
• veilede annet personell vedrørende IK-forskriften.
• påse at den interne rapporteringen som vedrører IK-systemet følges.

Daglig systemansvarlig rapporterer direkte til personaldirektøren. Denne rapporterer til høgskoledirektøren.

HMS-revisjonene skal utføres i henhold til retningslinjene – beskrevet i kap. A 23.2.1

6.15.1 Retningslinjer – interne revisjoner

FORMÅL:
Interne HMS-revisjoner utføres for å videreutvikle og dokumentere HMS-systemet ved HBO, og  for å kontrollere at systemet er hensiktsmessig og etterleves i praksis.

Hensikten med revisjonene er også å få inntrykk av hvorvidt  HMS-systemet fungerer slik at det sikrer både myndighetenes og våre egne HMS-mål og krav.

Revisjonen tar for seg følgende områder:

• Mål og krav
• Planlegging
• Utførelse
• Avviksbehandling
• Erfaringsoverføring
• Kontroll – Verifikasjon
• Dokumentasjon

REVISJONSGRUPPENS SAMMENSETNING:
Gruppen skal bestå av minst 3 personer. Daglig systemansvarlig HMS er ansvarlig for planlegging og gjennomføring av revisjonen.

I tillegg til daglig systemansvarlig skal HVO være en av de faste personene.

REVISJONSMETODE:
Revisjon skal utføres i samsvar med  godkjent revisjonspraksis og består i hovedsak av:

• Gjennomgang av mål og krav
• Samtaler/intervju med leder og andre ansatte
• Gransking av utvalgte aktiviteter
• Oppsummering av erfaringer og opplysninger framkommet under revisjonen

Hvert verneområde/enhet revideres med 2 års mellomrom. På forhånd sendes melding til det berørte verneområdet.

VURDERINGER:
Revisjonsgruppen bruker i sin vurdering de samme karakterene som benyttes ved HMS-runder.

OPPFØLGING:
Revisjonsrapporten kopieres og fordeles av arbeidsgiveransvarlig til de som ble intervjuet.

Arbeidsgiveransvarlig er ansvarlig for å planlegge og iverksette nødvendige tiltak for å følge opp avvik/observasjoner. VO skal trekkes med i dette arbeidet.

Med avvik menes brudd på eksternt og intern regelverk.
Med  observasjon menes forhold som etter revisjonsgruppens mening bør følges bedre opp.

Tilbakemelding på revisjonsrapporten med tidsplan for når påpekte avvik og observasjoner skal være fulgt opp, sendes daglig systemansvarlig HMS innen 14 dager.

Tilbakemeldingen skal være underskrevet av arbeidsgiveransvarlig.

Kopi av revisjonsrapport sendes høgskoledirektøren, arbeidsgiveransvarlig(e), faglig leder (dersom det er avdeling) og HVO.