Formålet med dette kapittelet er å sikre styring, oppdatering og makulering av dokumentene som er knyttet til HMS-håndboka (Bok A) og IK-håndbøkene (Bok B) ved verneområdene.

Rutinene omfatter både utarbeidelse, oppdatering, mottak, videreformidling, arkivering, og makulering av alle dokumentene som er knyttet til HMS-håndboka og IK-håndbøkene.

Hva skal være dokumentert skriftlig?
Selve gjennomføringen av tiltakene er selvfølgelig den viktigste delen av helse-, miljø og sikkerhetsarbeidet, men deler av bedriftens HMS-arbeid skal være dokumentert skriftlig. Her skal det gå klart fram når og hvordan ulike forhold kartlegges og kontrolleres, og hvordan dere skal forebygge, avdekke og rette opp feil. Det skal også være tydelig hvem som har ansvaret for alle ledd i sikringsarbeidet.

Det skal være skriftlige beskrivelser av:

• hvilke mål virksomheten har for helse, miljø og sikkerhet
• hvordan virksomheten er organisert, blant annet fordeling av ansvar og oppgaver innenfor HMS.
• hvordan kartlegging av risiko er gjennomført (brev, rapporter, måleresultater og lignende)
• hva som skal gjøres, når og av hvem, for å fremme helse, miljø og sikkerhet (handlings-plan)
• rutine for å håndtere feil og mangler
• hvordan HMS-rutinene gjennomgås for å sikre at de fungerer etter hensikten

Internkontroll er både et styringssystem og et kontrollsystem

Et IK-system skal beskrive både hva som er virksomhetens mål på HMS-området, og strategien for å komme dit (handlingsplaner, tiltak og rutiner). Systemet skal med andre ord beskrive hva organisasjonen vil og hvordan man skal gå frem, og omtales derfor ofte som et ”styringssystem”.

Men systemet kan også benyttes til å kontrollere hvordan man lykkes i å følge de reglene og rutinene systemet inneholder. Dette gjøres ved at man løpende utarbeider dokumenter som beskriver hva man har gjort (handlingsplaner, rapporter, undersøkelser, gjennomførte tiltak og lignende) og hva som gjenstår. Dessuten bør systemet også inneholde dokumentasjon som viser at man følger andre krav som er beskrevet i systemet (f.eks. kopier av kursbevis, autorisasjoner o.l.). Disse dokumentene er også en del av systemets ”dokumentasjon”.

Det er med andre ord to hovedgrupper av dokumenter som skal inngå i systemet.

Styringssystemet – bok A
Alle dokumenter som skal være en del av det overordnede HMS-systemet ved HBO må følge samme rute før de blir en del av systemet. På denne måten unngår man at det opptrer to eller flere dokumenter som beskriver samme rutine. Hovedpoenget er at det bare skal finnes en versjon av hvert dokument i systemet, nemlig den nyeste godkjente versjonen.

Regelen er at alle nye dokumenter som skal inn i hovedsystemet (Bok A) skal godkjennes av høgskoledirektøren.

Den som har det daglige systemansvaret skal legge det nye dokumentet frem for høgskoledirektøren til godkjenning. Etter godkjenning distribueres det nye dokumentet til alle som har Bok A. Hvis det nye dokumentet erstatter et annet dokument, skal det dokumentet som erstattes tas ut av systemet og makuleres. Det skal utarbeides egne rutiner for når og hvordan dette skal skje. Ved hver endring skal utgave og dato oppdateres. Alle endringer skal medføre ny utgivelse av det aktuelle dokumentet. Den enkelte mottaker må selv fjerne og makulere dokumenter som er foreldet.

Den som har det daglige systemansvaret må dessuten vedlikeholde en dokumentoversikt for å kjenne igjen gyldige utgaver av dokumenter (lover, forskrifter, prosedyrer, instrukser og andre dokumenter). Dette må den systemansvarlige gjøre for at vi best mulig skal utelukke bruk av ugyldige dokumenter. Dokumentoversikten skal også gi en oversikt over hvilke verneområder og funksjoner dokumentet gjelder (kryssreferanse).

Kontrollsystemet – bok A
Den systemansvarlige skal sørge for at alle aktuelle dokumenter som beskriver den delen av HBOs systematiske HMS-arbeid som ivaretas sentralt, arkiveres i Bok A`s dokumentasjons-del. Der hvor det er hensiktsmessig, er det tilstrekkelig at dokumentasjonsdelen inneholder opplysning om hvor dokumentene er arkivert.

Det utarbeides egne regler for hvilke deler av dokumentasjonsdelen som skal distribueres til de som innehar Bok A.

Styringssystemet – bok B
Alle dokumenter som skal være en del av  IK-håndboka for et verneområde må følge samme rute før de blir en del av håndboken. På denne måten unngår man at det opptrer to eller flere dokumenter som beskriver samme rutine. Hovedpoenget er at det bare skal finnes en versjon av hvert dokument i IK-systemet (den nyeste godkjente versjonen).

Regelen er at alle nye dokumenter som skal inn i det enkelte verneområdets IK-håndbok (Bok B) skal godkjennes av områdets HMS-ansvarlige leder (vanligvis kontorsjefen).

Etter godkjenning distribueres det nye dokumentet til alle eksemplarer av Bok B. Hvis det nye dokumentet erstatter et annet dokument, skal det dokumentet som erstattes tas ut av systemet og makuleres. Det skal utarbeides egne rutiner for når og hvordan dette skal skje. Ved hver endring skal utgave og dato oppdateres. Alle endringer skal medføre ny utgivelse av det aktuelle dokumentet.

Den som godkjenner dokumentasjonen i verneområdets IK-system, har ansvaret for å sende melding og det nye dokumentet til den som har det daglige systemansvaret.

Den som godkjenner dokumentasjonen i verneområdets IK-system skal sammen med den systemansvarlige ved HBO sørge for å vedlikeholde en dokumentoversikt for

å kjenne igjen gyldige utgaver av dokumenter (lover, forskrifter, prosedyrer, instrukser og andre dokumenter). Dette skal utelukke bruk av ugyldige dokumenter.

Kontrollsystemet – bok B
Verneområdets HMS-ansvarlige leder skal sørge for at alle aktuelle dokumenter som beskriver verneområdets systematiske HMS-arbeid arkiveres i Bok B`s dokumentasjonsdel. Der hvor det er hensiktsmessig, er det tilstrekkelig at dokumentasjonsdelen inneholder opplysning om hvor dokumentene er arkivert.

Det utarbeides egne regler for hvilke deler av dokumentasjonsdelen av bok B som skal distribueres til den som er systemansvarlig ved HBO.

Videresending
Originaldokumenter av hele IK-systemet skal befinne seg hos den som har det daglige systemansvaret. Denne personen skal sørge for videresending (informasjon) til målgruppene.

Alle funksjonsansvarlige skal ha registrerte kopier av HMS-håndboken og operativ beskrivelse (lover, forskrifter, prosedyrer, instrukser og skjemaer) for sine ansvarsområder.

Alle ansatte skal ha registrerte kopier av prosedyrer og instrukser som angår dem.

Den som har det daglige systemansvaret skal videresende og signere på oversikt over registrerte kopier mht til funksjonsansvarlige og alle ansatte. Mottakerne skal signere på at de har fått dokumentet.