1.   Formål, omfang og målgruppe
Formålet med denne funksjonen er å sikre at brudd på lover, forskrifter, prosedyrer og instrukser ikke gjentar seg og å rette opp avviket.  

Prosedyren omfatter behandling av avvik fra avvik er registrert, rapportert til dokumentert og vurdert gjennomføring. Brudd på regelverket som kan elimineres umiddelbart og som med sikkerhet ikke medfører ytterligere konsekvenser, skal ikke behandles som avvik. 

Målgruppen for denne funksjonen er alle ansatte.

2.   Ansvar og myndighet
Høgskoledirektøren skal umiddelbart etter at en oppdager avvik iverksette de tiltak som finnes  nødvendig for å begrense skadevirkningen og omfanget av avviket i tråd med gjeldende lover og forskrifter samt de målsettinger og standarder som HBO har fastsatt for sin virksomhet. 

3.   Beskrivelse 

3.1  Definisjoner 

• Avvik
  Mangel på oppfyllelse av spesifiserte krav. I praksis vil dette si brudd på krav fastsatt i eller i medhold av lover, forskrifter, prosedyrer eller instrukser. 
• Avviksbehandling
  Umiddelbart tiltak for å sikre helse, miljø og sikkerhet. 
• Korrigerende tiltak
  Å finne og fjerne årsaken til avviket. 
• Forebyggende tiltak
  Tiltak for å unngå fremtidige avvik. 

3.2 Rutine

3.2.1.
Den som oppdager avviket skal umiddelbart iverksette de tiltak vedkommende finner nødvendig for å begrense skadevirkningen og omfanget av avviket. 

3.2.2.
Umiddelbart etter at punkt 3.2.1 er gjennomført, skal den som har oppdaget avviket fylle ut rute nr. 1 på fastsatt avviksrapport. NB: Kun ett avvik på hvert skjema. Originalen leveres uten ugrunnet opphold til den administrative lederen i verneområdet. Kopi sendes/leveres daglig systemansvarlig. 

3.2.3.
Den administrative lederen i verneområdet skal vedta eventuelle umiddelbare korrigerende og forebyggende tiltak som er i samsvar med foreliggende risiko og fylle ut rute 2 på det ovennevnte avviksrapport-skjemaet. Ved korrigerende tiltak skal årsaken til avviket bringes på det rene og det skal fastsettes tiltak som er nødvendige for å fjerne årsaken til avviket. 

Ved forebyggende tiltak skal en bruke hensiktsmessige informasjonskilder, så som prosesser og arbeidsoperasjoner som innvirker på helse, miljø og sikkerhet, revisjonsresultater og tidligere avviksrapporter for å finne, analysere og fjerne potensielle årsaker til avvik. 

Dersom avviket ligger under bestemmelsene i AML, skal verneområdet tas med på råd. Den administrative lederen i verneområdet må vurdere om avviket er av en slik karakter at høgskoledirektør må vedta eventuelle umiddelbare korrigerende og/eller forebyggende tiltak. 

3.2.4.
Den som har det daglige systemansvaret skal sørge for å kontrollere at korrigerende og forebyggende tiltak blir gjennomført og at de er effektive. Systemansvarlig skal fylle ut rute 3 på avviksrapport-skjema for rapportere tilbake til den administrative lederen i verneområdet/kontaktperson og den som har meldt avviket.

NB. Ved yrkesskade, yrkessykdom eller tilløp til ulykke, skal den daglige systemansvarlige rapportere til AMU og til VO i verneområdet hvor hendelsen fant sted. Slike rapporter skal ikke inneholde medisinske opplysninger av privat karakter.  

Systemansvarlig skal nummerere avvik og registrere dem på eget skjema. 

3.2.5.
Høgskoledirektør skal minst en gang i året, innen 1. september, sammen med daglig systemansvarlig og HVO gjennomgå avviksrapportene for å påse at IK-systemet til enhver tid er hensiktsmessig og effektivt for å tilfredsstille myndighetenes og høgskolens krav og mål. Registreringer fra slike gjennomgåelser skal oppbevares. 

Avviksbehandling, korrigerende og forebyggende tiltak har tatt utgangspunkt i NS-EN ISO 9000-serien.

4. Avviksbehandling m.m.
Jfr. Denne rutine

5. Dokumentreferanser 

6. Vedlegg

• Avviksrapport
• Avviksprotokoll

Avviksrapport

Rapport nr.:	Dato:
Beskrivelse av avviket og årsak (fylles ut av den som oppdager avviket)	Vedtatt umiddelbare tiltak (Fylles ut av administrativ leder i verneområdet)
Eventuelle forslag til korrigerende og forebyggende tiltak	Vedtatt korrigerende tiltak
Vedtatt forebyggende tiltak
Evt. vedlegg	Evt. vedlegg
Dato: Signatur:	Dato: Signatur:
Kontroll og evaluering av gjennomførte tiltak (fylles ut av daglig systemansvarlig)
Evt. vedlegg: Dato: Signatur:

Avviksprotokoll